Gmailで受信した内容をもとにStreakにタスクを作成する

■概要

Gmailで受信したお問い合わせや依頼メールの内容を、都度手作業でCRMツールのStreakに転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、内容を解析しStreakに自動でタスクを作成するため、迅速かつ正確な顧客対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとStreakを用いて顧客管理をしており、手作業での情報入力に手間を感じている方
• メールからのタスク登録漏れや対応の遅れを防ぎ、業務品質を向上させたいチームリーダーの方
• 日々の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に時間を使いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでメールを受信すると自動でStreakにタスクが作成されるため、手作業での転記や入力にかかる時間を削減できます。
• システムが自動で処理を行うことで、情報の転記ミスやタスク作成の漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとStreakをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOCR機能を設定し、受信したメールの本文からタスク作成に必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでStreakの「Create a Task」アクションを設定し、抽出した情報をもとにタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとしたいメールのラベルや、フローの起動間隔を任意で指定できます。
• OCR機能の設定では、タスク化したい情報が含まれるテキスト（Gmailで受信した本文など）と、その中から抽出したい項目をそれぞれ指定できます。
• Streakでタスクを作成するアクションでは、タスクを追加するBoxのキー、タスクの詳細、期日、担当者のメールアドレスを任意で設定できます。

■注意事項

• Gmail、StreakのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。