・
■概要
プロジェクトに新しいメンバーが加わるたびに、Asanaで一人ずつ招待する作業は手間がかかるものです。特に複数のメンバーを一度に追加する場合、作業が煩雑になり、担当者の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめたメンバーリストをもとに、指定したAsanaのプロジェクトへメンバーを自動で一括追加できます。定型的なAsanaへのメンバー追加作業を効率化し、プロジェクト管理をより円滑に進めましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「新しいプロジェクトが始まるたびに、Asanaにメンバーを手動で追加するのが面倒…」
「メンバーの追加漏れがあって、情報共有が遅れてしまった…」
このように、プロジェクト管理ツールへのメンバー招待という定型的ながらも重要な作業に、手間や課題を感じていませんか？
もし、特定のリストやデータベースに基づいて、Asanaのプロジェクトにメンバーを自動で一括追加できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、プロジェクトの立ち上げをスムーズにし、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはAsanaのプロジェクトにメンバーを追加する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
プロジェクトに新しいメンバーが加わるたびに、Asanaで一人ずつ招待する作業は手間がかかるものです。特に複数のメンバーを一度に追加する場合、作業が煩雑になり、担当者の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめたメンバーリストをもとに、指定したAsanaのプロジェクトへメンバーを自動で一括追加できます。定型的なAsanaへのメンバー追加作業を効率化し、プロジェクト管理をより円滑に進めましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、Googleスプレッドシートにメンバー情報を追加した際に、Asanaのプロジェクトにメンバーとして自動で一括追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
プロジェクトに新しいメンバーが加わるたびに、Asanaで一人ずつ招待する作業は手間がかかるものです。特に複数のメンバーを一度に追加する場合、作業が煩雑になり、担当者の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめたメンバーリストをもとに、指定したAsanaのプロジェクトへメンバーを自動で一括追加できます。定型的なAsanaへのメンバー追加作業を効率化し、プロジェクト管理をより円滑に進めましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下よりご確認ください。
以下よりご確認ください。
上記全て終わりましたら今回使うアプリのマイアプリ登録は完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
プロジェクトに新しいメンバーが加わるたびに、Asanaで一人ずつ招待する作業は手間がかかるものです。特に複数のメンバーを一度に追加する場合、作業が煩雑になり、担当者の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめたメンバーリストをもとに、指定したAsanaのプロジェクトへメンバーを自動で一括追加できます。定型的なAsanaへのメンバー追加作業を効率化し、プロジェクト管理をより円滑に進めましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「スケジュールトリガー」というアクションを設定していきましょう。
実行時間を指定していきます。今回は毎日9時に実行されるように設定しました。
設定が完了したら「保存する」ボタンを押してください。
次に更新したいレコードを、今回はGoogleスプレッドシートから取得していきます。
「レコードを取得する」をクリックしてください。
連携アカウントとデータベース、実行アクションを確認していきます。タイトルはわかりやすいものに変更してもOKです。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
データベース、実行アクションはデフォルトで設定でOKです。
今回はGoogleスプレッドシートでデータベースを作成しました。プロジェクトIDはAsanaの「プロジェクトID」です。
複数アドレス招待したい場合は、メールアドレスは「,（カンマ）」区切りで入力するようにしてください。
データベースの連携のスプレッドシートID、タブ名部分の入力は、候補から入力できます。
以下のようにテーブル範囲（シートの文字列が入っている範囲）の設定まで終わったら、「次へ」を押します。
取得したいレコードの条件を入力していきます。ここではシートに記載のプロジェクトIDを入力しました。
入力し終わったらテストボタンを押します。
テストが成功し、取得した値が入れば成功です。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
ここまで終わったら、「保存する」ボタンを押してください。
ここではAsanaのプロジェクトにメンバーを追加していきます。「プロジェクトにメンバーを追加」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。タイトルはわかりやすいものに変更してもOKです。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルトで設定するままにして、「次へ」を押して進みましょう。
メンバーを追加したいプロジェクトIDを、候補より入力していきます。
追加するメンバーのアドレスは取得した値から入力してください。
ここまで終わったら、テストボタンを押します。テストが成功すればOKです。
Asana側も見に行きましょう。該当のプロジェクトにメンバーが追加されていればOKです。
Yoom設定画面一番下の「保存する」ボタンを押してください。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
今回はスケジュールトリガーを使ったので、トリガーがONになっていれば該当の日時になると自動的に処理が走ります。
今回ご紹介した連携以外でも、AsanaのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
さまざまな業務ツール間でデータを自動連携し、タスクの作成・更新・通知・記録を人手を介さず行うことができます。フォーム入力やスケジュール、ファイル追加などのイベントを契機に、関連するタスクや記録を自動生成・共有できるため、進行管理や情報伝達が効率化するでしょう。
■概要
Asanaで期日切れのタスクをSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaを利用してプロジェクト管理やタスク管理を行っている方
・チームでAsanaを使ってタスク管理をしているが、期日を見逃してしまうことが多い方
・タスクの締め切りを逃さず、効率的にプロジェクトを進められるようにしたいと考える方
2.コミュニケーションツールとしてSlackを利用している方
・Slackを日常的に使っていて、タスクの進捗や期限を毎日把握したい方
・プロジェクトマネージャーとしてチームメンバーの期限切れタスクを一目で把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaで期日切れのタスクをSlackに通知する自動化フローを活用することで、いくつかのメリットが得られます。
まず第一に、タスク管理がより効率的になります。
Asanaで作成した期日切れタスクをSlackに自動通知できるため、タスクの進捗状況を確認しやすくなります。
さらに、Slackを通じてチームメンバー全員に催促やリマインダーを自動で通知することで、責任の明確化とタスクの共有もスムーズに行えます。
これにより、タスクの漏れや重複を防ぎ、プロジェクト全体の効率が向上します。
結果として、チーム全体の生産性が向上し、プロジェクトの成功率も高まるでしょう。
■注意事項
・AsanaとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Asanaでタスクが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asana利用チームのメンバー
・Asanaで管理しているタスクや情報をMicrosoft Excelでも一覧化・分析したい方
・Asanaの追加情報をMicrosoft Excelに手動で転記する手間を削減したい方
・常に最新のAsanaの情報をMicrosoft Excelで確認したい方
2.部署リーダー・マネージャー
・タスク情報をMicrosoft Excelで可視化して進捗管理やチームの状況把握に役立てたい方
・AsanaのデータをMicrosoft Excelで加工・分析して業務改善や意思決定に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaはプロジェクト管理やタスク管理に便利なツールですが、情報を他のシステムで活用したいケースも少なくありません。しかし、AsanaとMicrosoft Excelを別々に運用している場合などにAsanaで登録されたタスク情報を手動でExcelに転記する必要があり、手作業となり転記ミスや情報漏れの可能性も否定できません。
このフローを活用すれば、AsanaとMicrosoft Excelの情報連携が自動化されることにより手作業による転記が不要になり、業務効率が大幅に向上しヒューマンエラーのリスクも軽減されます。
■注意事項
・Asana、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、HubSpotに取引を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.AsanaとHubSpotを併用している営業・マーケティングチーム
・Asanaで管理しているプロジェクトやタスクを、HubSpotの取引として自動的に登録し、一元管理したい方
・Asanaのタスク情報を活用して、HubSpotで効率的なリードナーチャリングや顧客管理を行いたい方
・手作業での情報転記の手間を省き、業務効率を向上させたい方
2.Asanaでプロジェクト管理を行い、HubSpotでCRMを行っている企業
・プロジェクトの進捗状況と顧客情報を連携させ、より効果的な営業戦略を立案したい方
・Asanaのタスク完了をトリガーに、HubSpotで取引を自動的に作成し、営業プロセスを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Asanaでタスクが追加されたら、自動でHubSpotに取引が作成されるため、手作業でのデータ入力の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
・Asanaのタスク完了をトリガーにHubSpotで取引を作成することで、営業プロセスを自動化し、効率化を図ることができます。
■注意事項
・HubSpot、AsanaのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクト管理チーム
・Asanaでのタスク管理とTodoistでのタスク管理をシームレスに連携させたいチーム
・タスク追加に伴うTodoistでのフォローアップを自動化したいチーム
2.営業部門
・Asanaで発生するタスクに対して迅速にTodoistで対応を管理したいチーム
・タスクの進捗をTodoistでトラッキングし、顧客対応を強化したいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・AsanaでのサポートタスクをTodoistのタスクとして自動的に管理し、迅速な対応を行いたいチーム
・顧客からの問い合わせや問題をAsanaのタスクとして管理し、そのままTodoistでタスク化したいチーム
4.マーケティング部門
・AsanaのプロジェクトタスクをTodoistのタスクとして連携させ、マーケティングキャンペーンのフォローアップを強化したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・タスクの自動同期により、手動でのタスク登録の手間を省くことができ、業務効率の改善に繋がります。
・Asanaで作成されたタスクをTodoistで共有することで、チームメンバー全員がタスクの進捗状況を把握しやすくなります。
・チームでのタスク管理だけでなく、個人でのタスク管理にも活用することもできます。
■注意事項
・Asana、TodoistのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたら、Asanaに対して新しいタスクを追加するフローです。
このとき直接ファイル添付ではなく、Google Drive上で取得したファイルのURLをタスクに追加します。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveでファイル管理を行っている方
・営業等でGoogle Driveに顧客から取得したファイル情報を格納する方
・総務などのバックオフィスで、社内業務用のファイルをGoogle Driveで管理している方
2.Asanaを利用してタスク管理されている方
・営業担当者でAsanaで進捗管理などを行っている方
・バックオフィスでAsanaを使って、社内業務の管理を行っている方
3.Google Drive、Asanaをそれぞれ使いファイル管理トタスク管理を効率化したい方
・Google Driveのファイル格納と合わせてAsanaでタスク生成を行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
・Google Driveにファイルが格納されると自動でAsanaにタスク追加されるため、アプリごとにアクセスする手間がなくなります。
・誤ったファイル情報をAsanaのタスクに追加することがなく、ヒューマンエラーを削減できます。
・タスクを追加したあとにチャットへ通知すると言った追加のフローも設定できるので社内共有などもスムーズに行えます。
■注意事項
・Google Drive、AsanaそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Googleカレンダーで新しい予定を作成するたびに、Asanaに関連タスクを手動で作成していませんか？
この繰り返し作業は手間がかかるだけでなく、入力漏れや二度手間が発生する原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が作成されると同時に、Asanaに自動でタスクを追加できるようになります。
タスク管理の抜け漏れを防ぎ、スケジュール調整にかかる手間を削減しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zendeskで受け付けた問い合わせを、手作業でAsanaのタスクに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Zendeskで新しいチケットが作成された際に、自動でAsanaにタスクを追加できるため、こうした課題を解消し、スムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
◼️概要
特定のスケジュールになったら Asanaからタスク情報を取得し Outlookで送信するフローです。
タスクを自動的にメールで送信してくれるので、漏れを防ぐことができ業務を効率よく回すことができます。
◼️注意事項
・ Asana、 OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
定期的なプロジェクトの進捗確認のために、Asanaのタスク情報をGoogle スプレッドシートに手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでAsanaのタスク情報を自動で取得し、Google スプレッドシートに記録できるため、こうした定型業務を効率化し、より正確なタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Asanaへのメンバー追加を自動化することで、プロジェクト開始時のメンバー招待の手間を削減し、招待漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、プロジェクトマネージャーは本来注力すべきタスクの割り振りや進捗管理といったコア業務に集中でき、プロジェクトを円滑にスタートさせることができます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：リアルタイムでメンバーを追加することは可能ですか？
A：今回はスケジュールトリガーを使った設定なので、分単位の指定はできません。ですが日時指定で時刻を細かく設定すれば一時間おきの設定は可能です。
Q：リストに既存メンバーが含まれていた場合、どうなりますか？
A：既存メンバーの分は上書きされ、エラーなく処理されます。
Q：存在しないメールアドレスを指定した場合、どうなりますか？
A：存在しないメールアドレスを指定した場合、エラーになります。連携が一時的に失敗（エラー）した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
Yoomお問い合わせ窓口
