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【簡単設定】Asanaのプロジェクトにメンバーを自動で追加する方法
■概要
プロジェクトに新しいメンバーが加わるたびに、Asanaで一人ずつ招待する作業は手間がかかるものです。特に複数のメンバーを一度に追加する場合、作業が煩雑になり、担当者の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめたメンバーリストをもとに、指定したAsanaのプロジェクトへメンバーを自動で一括追加できます。定型的なAsanaへのメンバー追加作業を効率化し、プロジェクト管理をより円滑に進めましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaを利用しており、メンバーの追加作業を手作業で行っているプロジェクトマネージャーの方
- Google スプレッドシートで管理しているメンバーリストを、Asanaへ効率的に反映させたい方
- Asanaへのメンバー追加といった定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- リストに基づいてAsanaへのメンバー追加が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による招待漏れやメールアドレスの入力間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「定期的（毎日、毎週など）」にフローが起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、メンバーリストが記載されたシートから情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「プロジェクトにメンバーを追加」アクションを設定し、取得したメンバー情報を基に対象プロジェクトへ追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaの「プロジェクトにメンバーを追加」アクションでは、メンバーを追加したい対象のプロジェクトを任意で設定してください。
- また、追加するメンバーのメールアドレスなどの情報は、前のステップであるGoogle スプレッドシートのアクションで取得した値と連携させるように設定します。
■注意事項
- Google スプレッドシート、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
プロジェクトに新しいメンバーが加わるたびに、Asanaで一人ずつ招待する作業は手間がかかるものです。特に複数のメンバーを一度に追加する場合、作業が煩雑になり、担当者の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめたメンバーリストをもとに、指定したAsanaのプロジェクトへメンバーを自動で一括追加できます。定型的なAsanaへのメンバー追加作業を効率化し、プロジェクト管理をより円滑に進めましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaを利用しており、メンバーの追加作業を手作業で行っているプロジェクトマネージャーの方
- Google スプレッドシートで管理しているメンバーリストを、Asanaへ効率的に反映させたい方
- Asanaへのメンバー追加といった定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- リストに基づいてAsanaへのメンバー追加が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による招待漏れやメールアドレスの入力間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「定期的（毎日、毎週など）」にフローが起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、メンバーリストが記載されたシートから情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「プロジェクトにメンバーを追加」アクションを設定し、取得したメンバー情報を基に対象プロジェクトへ追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaの「プロジェクトにメンバーを追加」アクションでは、メンバーを追加したい対象のプロジェクトを任意で設定してください。
- また、追加するメンバーのメールアドレスなどの情報は、前のステップであるGoogle スプレッドシートのアクションで取得した値と連携させるように設定します。
■注意事項
- Google スプレッドシート、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
「新しいプロジェクトが始まるたびに、Asanaにメンバーを手動で追加するのが面倒…」
「メンバーの追加漏れがあって、情報共有が遅れてしまった…」
このように、プロジェクト管理ツールへのメンバー招待という定型的ながらも重要な作業に、手間や課題を感じていませんか？
もし、特定のリストやデータベースに基づいて、Asanaのプロジェクトにメンバーを自動で一括追加できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、プロジェクトの立ち上げをスムーズにし、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAsanaのプロジェクトにメンバーを追加する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
プロジェクトに新しいメンバーが加わるたびに、Asanaで一人ずつ招待する作業は手間がかかるものです。特に複数のメンバーを一度に追加する場合、作業が煩雑になり、担当者の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめたメンバーリストをもとに、指定したAsanaのプロジェクトへメンバーを自動で一括追加できます。定型的なAsanaへのメンバー追加作業を効率化し、プロジェクト管理をより円滑に進めましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaを利用しており、メンバーの追加作業を手作業で行っているプロジェクトマネージャーの方
- Google スプレッドシートで管理しているメンバーリストを、Asanaへ効率的に反映させたい方
- Asanaへのメンバー追加といった定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- リストに基づいてAsanaへのメンバー追加が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による招待漏れやメールアドレスの入力間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「定期的（毎日、毎週など）」にフローが起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、メンバーリストが記載されたシートから情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「プロジェクトにメンバーを追加」アクションを設定し、取得したメンバー情報を基に対象プロジェクトへ追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaの「プロジェクトにメンバーを追加」アクションでは、メンバーを追加したい対象のプロジェクトを任意で設定してください。
- また、追加するメンバーのメールアドレスなどの情報は、前のステップであるGoogle スプレッドシートのアクションで取得した値と連携させるように設定します。
■注意事項
- Google スプレッドシート、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
プロジェクトに新しいメンバーが加わるたびに、Asanaで一人ずつ招待する作業は手間がかかるものです。特に複数のメンバーを一度に追加する場合、作業が煩雑になり、担当者の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめたメンバーリストをもとに、指定したAsanaのプロジェクトへメンバーを自動で一括追加できます。定型的なAsanaへのメンバー追加作業を効率化し、プロジェクト管理をより円滑に進めましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaを利用しており、メンバーの追加作業を手作業で行っているプロジェクトマネージャーの方
- Google スプレッドシートで管理しているメンバーリストを、Asanaへ効率的に反映させたい方
- Asanaへのメンバー追加といった定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- リストに基づいてAsanaへのメンバー追加が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による招待漏れやメールアドレスの入力間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「定期的（毎日、毎週など）」にフローが起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、メンバーリストが記載されたシートから情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「プロジェクトにメンバーを追加」アクションを設定し、取得したメンバー情報を基に対象プロジェクトへ追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaの「プロジェクトにメンバーを追加」アクションでは、メンバーを追加したい対象のプロジェクトを任意で設定してください。
- また、追加するメンバーのメールアドレスなどの情報は、前のステップであるGoogle スプレッドシートのアクションで取得した値と連携させるように設定します。
■注意事項
- Google スプレッドシート、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
Asanaプロジェクトにメンバーを一括追加するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleスプレッドシートにメンバー情報を追加した際に、Asanaのプロジェクトにメンバーとして自動で一括追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleスプレッドシートとAsanaのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガー設定とAsanaのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
プロジェクトに新しいメンバーが加わるたびに、Asanaで一人ずつ招待する作業は手間がかかるものです。特に複数のメンバーを一度に追加する場合、作業が煩雑になり、担当者の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめたメンバーリストをもとに、指定したAsanaのプロジェクトへメンバーを自動で一括追加できます。定型的なAsanaへのメンバー追加作業を効率化し、プロジェクト管理をより円滑に進めましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaを利用しており、メンバーの追加作業を手作業で行っているプロジェクトマネージャーの方
- Google スプレッドシートで管理しているメンバーリストを、Asanaへ効率的に反映させたい方
- Asanaへのメンバー追加といった定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- リストに基づいてAsanaへのメンバー追加が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による招待漏れやメールアドレスの入力間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「定期的（毎日、毎週など）」にフローが起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、メンバーリストが記載されたシートから情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「プロジェクトにメンバーを追加」アクションを設定し、取得したメンバー情報を基に対象プロジェクトへ追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaの「プロジェクトにメンバーを追加」アクションでは、メンバーを追加したい対象のプロジェクトを任意で設定してください。
- また、追加するメンバーのメールアドレスなどの情報は、前のステップであるGoogle スプレッドシートのアクションで取得した値と連携させるように設定します。
■注意事項
- Google スプレッドシート、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
プロジェクトに新しいメンバーが加わるたびに、Asanaで一人ずつ招待する作業は手間がかかるものです。特に複数のメンバーを一度に追加する場合、作業が煩雑になり、担当者の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめたメンバーリストをもとに、指定したAsanaのプロジェクトへメンバーを自動で一括追加できます。定型的なAsanaへのメンバー追加作業を効率化し、プロジェクト管理をより円滑に進めましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaを利用しており、メンバーの追加作業を手作業で行っているプロジェクトマネージャーの方
- Google スプレッドシートで管理しているメンバーリストを、Asanaへ効率的に反映させたい方
- Asanaへのメンバー追加といった定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- リストに基づいてAsanaへのメンバー追加が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による招待漏れやメールアドレスの入力間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「定期的（毎日、毎週など）」にフローが起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、メンバーリストが記載されたシートから情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「プロジェクトにメンバーを追加」アクションを設定し、取得したメンバー情報を基に対象プロジェクトへ追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaの「プロジェクトにメンバーを追加」アクションでは、メンバーを追加したい対象のプロジェクトを任意で設定してください。
- また、追加するメンバーのメールアドレスなどの情報は、前のステップであるGoogle スプレッドシートのアクションで取得した値と連携させるように設定します。
■注意事項
- Google スプレッドシート、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：GoogleスプレッドシートとAsanaをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1．Googleスプレッドシートのマイアプリ連携
以下よりご確認ください。
2．Asanaのマイアプリ連携
以下よりご確認ください。
上記全て終わりましたら今回使うアプリのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
プロジェクトに新しいメンバーが加わるたびに、Asanaで一人ずつ招待する作業は手間がかかるものです。特に複数のメンバーを一度に追加する場合、作業が煩雑になり、担当者の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめたメンバーリストをもとに、指定したAsanaのプロジェクトへメンバーを自動で一括追加できます。定型的なAsanaへのメンバー追加作業を効率化し、プロジェクト管理をより円滑に進めましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaを利用しており、メンバーの追加作業を手作業で行っているプロジェクトマネージャーの方
- Google スプレッドシートで管理しているメンバーリストを、Asanaへ効率的に反映させたい方
- Asanaへのメンバー追加といった定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- リストに基づいてAsanaへのメンバー追加が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による招待漏れやメールアドレスの入力間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「定期的（毎日、毎週など）」にフローが起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、メンバーリストが記載されたシートから情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「プロジェクトにメンバーを追加」アクションを設定し、取得したメンバー情報を基に対象プロジェクトへ追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaの「プロジェクトにメンバーを追加」アクションでは、メンバーを追加したい対象のプロジェクトを任意で設定してください。
- また、追加するメンバーのメールアドレスなどの情報は、前のステップであるGoogle スプレッドシートのアクションで取得した値と連携させるように設定します。
■注意事項
- Google スプレッドシート、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
プロジェクトに新しいメンバーが加わるたびに、Asanaで一人ずつ招待する作業は手間がかかるものです。特に複数のメンバーを一度に追加する場合、作業が煩雑になり、担当者の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめたメンバーリストをもとに、指定したAsanaのプロジェクトへメンバーを自動で一括追加できます。定型的なAsanaへのメンバー追加作業を効率化し、プロジェクト管理をより円滑に進めましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaを利用しており、メンバーの追加作業を手作業で行っているプロジェクトマネージャーの方
- Google スプレッドシートで管理しているメンバーリストを、Asanaへ効率的に反映させたい方
- Asanaへのメンバー追加といった定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- リストに基づいてAsanaへのメンバー追加が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による招待漏れやメールアドレスの入力間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「定期的（毎日、毎週など）」にフローが起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、メンバーリストが記載されたシートから情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「プロジェクトにメンバーを追加」アクションを設定し、取得したメンバー情報を基に対象プロジェクトへ追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaの「プロジェクトにメンバーを追加」アクションでは、メンバーを追加したい対象のプロジェクトを任意で設定してください。
- また、追加するメンバーのメールアドレスなどの情報は、前のステップであるGoogle スプレッドシートのアクションで取得した値と連携させるように設定します。
■注意事項
- Google スプレッドシート、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：アプリトリガーを設定する
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「スケジュールトリガー」というアクションを設定していきましょう。
実行時間を指定していきます。今回は毎日9時に実行されるように設定しました。
設定が完了したら「保存する」ボタンを押してください。
ステップ4：レコードを取得する
次に更新したいレコードを、今回はGoogleスプレッドシートから取得していきます。
「レコードを取得する」をクリックしてください。
連携アカウントとデータベース、実行アクションを確認していきます。タイトルはわかりやすいものに変更してもOKです。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
データベース、実行アクションはデフォルトで設定でOKです。
今回はGoogleスプレッドシートでデータベースを作成しました。プロジェクトIDはAsanaの「プロジェクトID」です。
複数アドレス招待したい場合は、メールアドレスは「,（カンマ）」区切りで入力するようにしてください。
- 例：test@test.com,test2@test.com
データベースの連携のスプレッドシートID、タブ名部分の入力は、候補から入力できます。
以下のようにテーブル範囲（シートの文字列が入っている範囲）の設定まで終わったら、「次へ」を押します。
取得したいレコードの条件を入力していきます。ここではシートに記載のプロジェクトIDを入力しました。
入力し終わったらテストボタンを押します。
テストが成功し、取得した値が入れば成功です。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
ここまで終わったら、「保存する」ボタンを押してください。
ステップ5：Asanaのプロジェクトにメンバーを追加する
ここではAsanaのプロジェクトにメンバーを追加していきます。「プロジェクトにメンバーを追加」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。タイトルはわかりやすいものに変更してもOKです。
アカウント情報は、トリガーと連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
トリガーアクションはデフォルトで設定するままにして、「次へ」を押して進みましょう。
メンバーを追加したいプロジェクトIDを、候補より入力していきます。
追加するメンバーのアドレスは取得した値から入力してください。
ここまで終わったら、テストボタンを押します。テストが成功すればOKです。
Asana側も見に行きましょう。該当のプロジェクトにメンバーが追加されていればOKです。
Yoom設定画面一番下の「保存する」ボタンを押してください。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
今回はスケジュールトリガーを使ったので、トリガーがONになっていれば該当の日時になると自動的に処理が走ります。
Asanaを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、AsanaのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
さまざまな業務ツール間でデータを自動連携し、タスクの作成・更新・通知・記録を人手を介さず行うことができます。フォーム入力やスケジュール、ファイル追加などのイベントを契機に、関連するタスクや記録を自動生成・共有できるため、進行管理や情報伝達が効率化するでしょう。
◼️概要
特定のスケジュールになったら Asanaからタスク情報を取得し Outlookで送信するフローです。
タスクを自動的にメールで送信してくれるので、漏れを防ぐことができ業務を効率よく回すことができます。
◼️注意事項
・ Asana、 OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
定期的なプロジェクトの進捗確認のために、Asanaのタスク情報をGoogle スプレッドシートに手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでAsanaのタスク情報を自動で取得し、Google スプレッドシートに記録できるため、こうした定型業務を効率化し、より正確なタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle スプレッドシートを使い、定期的にタスクの棚卸しを行っている方
- 手作業でのタスク転記に手間を感じており、報告業務を効率化したいと考えている方
- タスクの転記漏れや更新忘れといったヒューマンエラーを未然に防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでタスクの取得から転記までが自動化されるため、これまで報告資料作成などに費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションでフローを実行したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでAsanaの「特定のプロジェクトのタスクの一覧を取得」アクションを設定し、対象のプロジェクトを指定します。
- 取得したタスク一覧を「繰り返し処理する」で一つずつ処理するように設定し、繰り返し処理の中でAsanaの「タスクの詳細を取得」アクションを設定します。
- 次に「分岐機能」を用いて、取得したタスクのステータスなどに応じた条件を設定し、処理を分岐させます。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでタスク情報を追記し、Asanaの「タスクを更新」アクションで処理済みである旨を記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、毎週月曜の朝9時など、実行したい曜日や日付、時間を自由に設定してください。
- Asanaの「特定のプロジェクトのタスクの一覧を取得」では、情報を取得したいプロジェクトのIDを任意で指定します。
- 「繰り返し処理する」では、前段のAsanaで取得したタスク一覧の情報を繰り返し対象として設定してください。
- Asanaの「タスクの詳細を取得」では、繰り返し処理で展開される個別のタスクIDを動的に指定します。
- 「分岐機能」では、タスクの完了ステータスや担当者などの情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」では、出力先のスプレッドシートIDやタブ名、書き込む値を任意に設定してください。
- Asanaの「タスクを更新」では、更新対象のタスクIDや、タスクの説明欄に追記する内容（例：「スプレッドシート転記済み」など）を自由に設定できます。
■注意事項
- Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクト管理チーム
・Asanaでのタスク管理とTodoistでのタスク管理をシームレスに連携させたいチーム
・タスク追加に伴うTodoistでのフォローアップを自動化したいチーム
2.営業部門
・Asanaで発生するタスクに対して迅速にTodoistで対応を管理したいチーム
・タスクの進捗をTodoistでトラッキングし、顧客対応を強化したいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・AsanaでのサポートタスクをTodoistのタスクとして自動的に管理し、迅速な対応を行いたいチーム
・顧客からの問い合わせや問題をAsanaのタスクとして管理し、そのままTodoistでタスク化したいチーム
4.マーケティング部門
・AsanaのプロジェクトタスクをTodoistのタスクとして連携させ、マーケティングキャンペーンのフォローアップを強化したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・タスクの自動同期により、手動でのタスク登録の手間を省くことができ、業務効率の改善に繋がります。
・Asanaで作成されたタスクをTodoistで共有することで、チームメンバー全員がタスクの進捗状況を把握しやすくなります。
・チームでのタスク管理だけでなく、個人でのタスク管理にも活用することもできます。
■注意事項
・Asana、TodoistのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、HubSpotに取引を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.AsanaとHubSpotを併用している営業・マーケティングチーム
・Asanaで管理しているプロジェクトやタスクを、HubSpotの取引として自動的に登録し、一元管理したい方
・Asanaのタスク情報を活用して、HubSpotで効率的なリードナーチャリングや顧客管理を行いたい方
・手作業での情報転記の手間を省き、業務効率を向上させたい方
2.Asanaでプロジェクト管理を行い、HubSpotでCRMを行っている企業
・プロジェクトの進捗状況と顧客情報を連携させ、より効果的な営業戦略を立案したい方
・Asanaのタスク完了をトリガーに、HubSpotで取引を自動的に作成し、営業プロセスを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Asanaでタスクが追加されたら、自動でHubSpotに取引が作成されるため、手作業でのデータ入力の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
・Asanaのタスク完了をトリガーにHubSpotで取引を作成することで、営業プロセスを自動化し、効率化を図ることができます。
■注意事項
・HubSpot、AsanaのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要プロジェクト管理ツールのAsanaで管理しているタスク情報を、分析や共有のためにMicrosoft Excelへ手入力で転記する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Asanaで新しいタスクが追加されると、自動でMicrosoft Excelの指定したシートに行が追加されるため、タスク管理に関する手作業を効率化し、データの正確性を保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方- AsanaとMicrosoft Excelを併用し、タスク情報を手作業で二重管理している方
- タスクの転記作業に時間を取られ、本来の業務に集中できていないプロジェクトマネージャーの方
- 手作業による情報入力のミスや漏れをなくし、タスク管理の精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Asanaにタスクを追加するだけでMicrosoft Excelに自動で記録されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、AsanaとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、Asanaから取得した情報をどの列に追加するかを指定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Asanaのトリガー設定では、連携の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。
- Microsoft Excelのオペレーション設定では、Asanaから取得したタスク情報（タスク名、担当者、期日など）をExcelのどの列に追加するかを柔軟に割り当てることができます。また、固定の値を設定することも可能です。
■注意事項・Asana、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
■概要
Asanaで期日切れのタスクをSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaを利用してプロジェクト管理やタスク管理を行っている方
・チームでAsanaを使ってタスク管理をしているが、期日を見逃してしまうことが多い方
・タスクの締め切りを逃さず、効率的にプロジェクトを進められるようにしたいと考える方
2.コミュニケーションツールとしてSlackを利用している方
・Slackを日常的に使っていて、タスクの進捗や期限を毎日把握したい方
・プロジェクトマネージャーとしてチームメンバーの期限切れタスクを一目で把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaで期日切れのタスクをSlackに通知する自動化フローを活用することで、いくつかのメリットが得られます。
まず第一に、タスク管理がより効率的になります。
Asanaで作成した期日切れタスクをSlackに自動通知できるため、タスクの進捗状況を確認しやすくなります。
さらに、Slackを通じてチームメンバー全員に催促やリマインダーを自動で通知することで、責任の明確化とタスクの共有もスムーズに行えます。
これにより、タスクの漏れや重複を防ぎ、プロジェクト全体の効率が向上します。
結果として、チーム全体の生産性が向上し、プロジェクトの成功率も高まるでしょう。
■注意事項
・AsanaとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Zendeskで受け付けた問い合わせを、手作業でAsanaのタスクに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Zendeskで新しいチケットが作成された際に、自動でAsanaにタスクを追加できるため、こうした課題を解消し、スムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZendeskとAsanaを併用し、問い合わせ対応やタスク管理を行っている方
- 手作業によるチケット情報の転記に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
- 問い合わせの対応漏れを防ぎ、タスク管理の精度を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zendeskでチケットが作成されると自動でAsanaにタスクが追加されるため、手作業での情報入力にかかっていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ZendeskとAsanaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Zendeskで取得したチケット情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zendeskのトリガー設定では、連携したいアカウントのサブドメインを任意で設定してください
- Asanaのタスク追加オペレーションでは、Zendeskから取得したチケットの件名や内容などを、タスク名や説明欄に自由に設定することが可能です
■注意事項
- Zendesk、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- 【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Googleフォームで回答を受け付けた後、Asanaへ同じ内容を手作業で入力していると、転記の負担が積み重なりがちで、情報が散在し管理しづらくなる場面もあるはずです。特に入力業務の自動化を求める環境では、この作業がボトルネックになりやすい状況があります。このワークフローを利用すると、Googleフォームで送信された情報をもとにAsanaへタスク登録が自動で行われ、手作業での転記を省きながら、回答内容をスムーズにタスク管理へ反映できます。 ■このテンプレートをおすすめする方- Googleフォームで受け付けた情報をAsanaへ都度入力しており、処理効率を高めたい担当者の方
- フォーム回答とタスク管理の連動性を高めたいチームの方
- 回答内容をタスク化する運用を定着させたいプロジェクト管理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- Googleフォームからの回答を自動でAsanaへ登録でき、転記作業の時間削減につながり、自動化の取り組みを前進させられます。
- 入力漏れや記入ミスといった人的エラーを抑え、回答内容をそのままAsanaへ反映できるため、情報管理の質を維持しやすくなります。
■フローボットの流れ - はじめに、GoogleフォームとAsanaをYoomと連携する
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選び「フォームに回答が送信されたら」を設定する
- 続いて、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をタスクの各項目に紐付ける
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Googleフォームは、使用したいフォームIDを任意で設定可能です。
- Asanaは、登録先のプロジェクトIDやセクションIDを任意で設定可能です。
■注意事項- Googleフォーム、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■概要
Googleカレンダーで新しい予定を作成するたびに、Asanaに関連タスクを手動で作成していませんか？
この繰り返し作業は手間がかかるだけでなく、入力漏れや二度手間が発生する原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が作成されると同時に、Asanaに自動でタスクを追加できるようになります。
タスク管理の抜け漏れを防ぎ、スケジュール調整にかかる手間を削減しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとAsanaでの二重入力に手間や課題を感じている方
- プロジェクト管理において、タスクの作成漏れや共有の遅れを防ぎたいチームリーダーの方
- 日々の定型業務を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を整えたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーへの予定登録を起点にAsanaのタスクが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を削減できます。
- 手作業によるタスクの作成漏れや、予定内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、トリガーで取得した予定の情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、監視対象としたいカレンダーを指定してください。
これにより、個人のカレンダーやチーム共有のカレンダーなど、特定の予定のみを自動化の対象にできます。 - Asanaでタスクを追加するアクションでは、タスクを作成したいプロジェクトやセクションを指定してください。
タスク名や説明には、Googleカレンダーから取得した予定のタイトルや詳細などを自由に設定できます。
■注意事項
- Googleカレンダー、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたら、Asanaに対して新しいタスクを追加するフローです。
このとき直接ファイル添付ではなく、Google Drive上で取得したファイルのURLをタスクに追加します。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveでファイル管理を行っている方
・営業等でGoogle Driveに顧客から取得したファイル情報を格納する方
・総務などのバックオフィスで、社内業務用のファイルをGoogle Driveで管理している方
2.Asanaを利用してタスク管理されている方
・営業担当者でAsanaで進捗管理などを行っている方
・バックオフィスでAsanaを使って、社内業務の管理を行っている方
3.Google Drive、Asanaをそれぞれ使いファイル管理トタスク管理を効率化したい方
・Google Driveのファイル格納と合わせてAsanaでタスク生成を行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
・Google Driveにファイルが格納されると自動でAsanaにタスク追加されるため、アプリごとにアクセスする手間がなくなります。
・誤ったファイル情報をAsanaのタスクに追加することがなく、ヒューマンエラーを削減できます。
・タスクを追加したあとにチャットへ通知すると言った追加のフローも設定できるので社内共有などもスムーズに行えます。
■注意事項
・Google Drive、AsanaそれぞれとYoomを連携させてください。
◼️概要
特定のスケジュールになったら Asanaからタスク情報を取得し Outlookで送信するフローです。
タスクを自動的にメールで送信してくれるので、漏れを防ぐことができ業務を効率よく回すことができます。
◼️注意事項
・ Asana、 OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
定期的なプロジェクトの進捗確認のために、Asanaのタスク情報をGoogle スプレッドシートに手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでAsanaのタスク情報を自動で取得し、Google スプレッドシートに記録できるため、こうした定型業務を効率化し、より正確なタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle スプレッドシートを使い、定期的にタスクの棚卸しを行っている方
- 手作業でのタスク転記に手間を感じており、報告業務を効率化したいと考えている方
- タスクの転記漏れや更新忘れといったヒューマンエラーを未然に防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでタスクの取得から転記までが自動化されるため、これまで報告資料作成などに費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションでフローを実行したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでAsanaの「特定のプロジェクトのタスクの一覧を取得」アクションを設定し、対象のプロジェクトを指定します。
- 取得したタスク一覧を「繰り返し処理する」で一つずつ処理するように設定し、繰り返し処理の中でAsanaの「タスクの詳細を取得」アクションを設定します。
- 次に「分岐機能」を用いて、取得したタスクのステータスなどに応じた条件を設定し、処理を分岐させます。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでタスク情報を追記し、Asanaの「タスクを更新」アクションで処理済みである旨を記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、毎週月曜の朝9時など、実行したい曜日や日付、時間を自由に設定してください。
- Asanaの「特定のプロジェクトのタスクの一覧を取得」では、情報を取得したいプロジェクトのIDを任意で指定します。
- 「繰り返し処理する」では、前段のAsanaで取得したタスク一覧の情報を繰り返し対象として設定してください。
- Asanaの「タスクの詳細を取得」では、繰り返し処理で展開される個別のタスクIDを動的に指定します。
- 「分岐機能」では、タスクの完了ステータスや担当者などの情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」では、出力先のスプレッドシートIDやタブ名、書き込む値を任意に設定してください。
- Asanaの「タスクを更新」では、更新対象のタスクIDや、タスクの説明欄に追記する内容（例：「スプレッドシート転記済み」など）を自由に設定できます。
■注意事項
- Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクト管理チーム
・Asanaでのタスク管理とTodoistでのタスク管理をシームレスに連携させたいチーム
・タスク追加に伴うTodoistでのフォローアップを自動化したいチーム
2.営業部門
・Asanaで発生するタスクに対して迅速にTodoistで対応を管理したいチーム
・タスクの進捗をTodoistでトラッキングし、顧客対応を強化したいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・AsanaでのサポートタスクをTodoistのタスクとして自動的に管理し、迅速な対応を行いたいチーム
・顧客からの問い合わせや問題をAsanaのタスクとして管理し、そのままTodoistでタスク化したいチーム
4.マーケティング部門
・AsanaのプロジェクトタスクをTodoistのタスクとして連携させ、マーケティングキャンペーンのフォローアップを強化したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・タスクの自動同期により、手動でのタスク登録の手間を省くことができ、業務効率の改善に繋がります。
・Asanaで作成されたタスクをTodoistで共有することで、チームメンバー全員がタスクの進捗状況を把握しやすくなります。
・チームでのタスク管理だけでなく、個人でのタスク管理にも活用することもできます。
■注意事項
・Asana、TodoistのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、HubSpotに取引を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.AsanaとHubSpotを併用している営業・マーケティングチーム
・Asanaで管理しているプロジェクトやタスクを、HubSpotの取引として自動的に登録し、一元管理したい方
・Asanaのタスク情報を活用して、HubSpotで効率的なリードナーチャリングや顧客管理を行いたい方
・手作業での情報転記の手間を省き、業務効率を向上させたい方
2.Asanaでプロジェクト管理を行い、HubSpotでCRMを行っている企業
・プロジェクトの進捗状況と顧客情報を連携させ、より効果的な営業戦略を立案したい方
・Asanaのタスク完了をトリガーに、HubSpotで取引を自動的に作成し、営業プロセスを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Asanaでタスクが追加されたら、自動でHubSpotに取引が作成されるため、手作業でのデータ入力の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
・Asanaのタスク完了をトリガーにHubSpotで取引を作成することで、営業プロセスを自動化し、効率化を図ることができます。
■注意事項
・HubSpot、AsanaのそれぞれとYoomを連携させてください。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとMicrosoft Excelを併用し、タスク情報を手作業で二重管理している方
- タスクの転記作業に時間を取られ、本来の業務に集中できていないプロジェクトマネージャーの方
- 手作業による情報入力のミスや漏れをなくし、タスク管理の精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクを追加するだけでMicrosoft Excelに自動で記録されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、Asanaから取得した情報をどの列に追加するかを指定します
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、連携の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。
- Microsoft Excelのオペレーション設定では、Asanaから取得したタスク情報（タスク名、担当者、期日など）をExcelのどの列に追加するかを柔軟に割り当てることができます。また、固定の値を設定することも可能です。
■注意事項
■概要
Asanaで期日切れのタスクをSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaを利用してプロジェクト管理やタスク管理を行っている方
・チームでAsanaを使ってタスク管理をしているが、期日を見逃してしまうことが多い方
・タスクの締め切りを逃さず、効率的にプロジェクトを進められるようにしたいと考える方
2.コミュニケーションツールとしてSlackを利用している方
・Slackを日常的に使っていて、タスクの進捗や期限を毎日把握したい方
・プロジェクトマネージャーとしてチームメンバーの期限切れタスクを一目で把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaで期日切れのタスクをSlackに通知する自動化フローを活用することで、いくつかのメリットが得られます。
まず第一に、タスク管理がより効率的になります。
Asanaで作成した期日切れタスクをSlackに自動通知できるため、タスクの進捗状況を確認しやすくなります。
さらに、Slackを通じてチームメンバー全員に催促やリマインダーを自動で通知することで、責任の明確化とタスクの共有もスムーズに行えます。
これにより、タスクの漏れや重複を防ぎ、プロジェクト全体の効率が向上します。
結果として、チーム全体の生産性が向上し、プロジェクトの成功率も高まるでしょう。
■注意事項
・AsanaとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Zendeskで受け付けた問い合わせを、手作業でAsanaのタスクに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Zendeskで新しいチケットが作成された際に、自動でAsanaにタスクを追加できるため、こうした課題を解消し、スムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZendeskとAsanaを併用し、問い合わせ対応やタスク管理を行っている方
- 手作業によるチケット情報の転記に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
- 問い合わせの対応漏れを防ぎ、タスク管理の精度を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zendeskでチケットが作成されると自動でAsanaにタスクが追加されるため、手作業での情報入力にかかっていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ZendeskとAsanaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Zendeskで取得したチケット情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zendeskのトリガー設定では、連携したいアカウントのサブドメインを任意で設定してください
- Asanaのタスク追加オペレーションでは、Zendeskから取得したチケットの件名や内容などを、タスク名や説明欄に自由に設定することが可能です
■注意事項
- Zendesk、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- 【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで回答を受け付けた後、Asanaへ同じ内容を手作業で入力していると、転記の負担が積み重なりがちで、情報が散在し管理しづらくなる場面もあるはずです。特に入力業務の自動化を求める環境では、この作業がボトルネックになりやすい状況があります。このワークフローを利用すると、Googleフォームで送信された情報をもとにAsanaへタスク登録が自動で行われ、手作業での転記を省きながら、回答内容をスムーズにタスク管理へ反映できます。
- Googleフォームで受け付けた情報をAsanaへ都度入力しており、処理効率を高めたい担当者の方
- フォーム回答とタスク管理の連動性を高めたいチームの方
- 回答内容をタスク化する運用を定着させたいプロジェクト管理担当者の方
- Googleフォームからの回答を自動でAsanaへ登録でき、転記作業の時間削減につながり、自動化の取り組みを前進させられます。
- 入力漏れや記入ミスといった人的エラーを抑え、回答内容をそのままAsanaへ反映できるため、情報管理の質を維持しやすくなります。
- はじめに、GoogleフォームとAsanaをYoomと連携する
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選び「フォームに回答が送信されたら」を設定する
- 続いて、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をタスクの各項目に紐付ける
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームは、使用したいフォームIDを任意で設定可能です。
- Asanaは、登録先のプロジェクトIDやセクションIDを任意で設定可能です。
- Googleフォーム、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
■概要
Googleカレンダーで新しい予定を作成するたびに、Asanaに関連タスクを手動で作成していませんか？
この繰り返し作業は手間がかかるだけでなく、入力漏れや二度手間が発生する原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が作成されると同時に、Asanaに自動でタスクを追加できるようになります。
タスク管理の抜け漏れを防ぎ、スケジュール調整にかかる手間を削減しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとAsanaでの二重入力に手間や課題を感じている方
- プロジェクト管理において、タスクの作成漏れや共有の遅れを防ぎたいチームリーダーの方
- 日々の定型業務を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を整えたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーへの予定登録を起点にAsanaのタスクが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を削減できます。
- 手作業によるタスクの作成漏れや、予定内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、トリガーで取得した予定の情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、監視対象としたいカレンダーを指定してください。
これにより、個人のカレンダーやチーム共有のカレンダーなど、特定の予定のみを自動化の対象にできます。 - Asanaでタスクを追加するアクションでは、タスクを作成したいプロジェクトやセクションを指定してください。
タスク名や説明には、Googleカレンダーから取得した予定のタイトルや詳細などを自由に設定できます。
■注意事項
- Googleカレンダー、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたら、Asanaに対して新しいタスクを追加するフローです。
このとき直接ファイル添付ではなく、Google Drive上で取得したファイルのURLをタスクに追加します。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Driveでファイル管理を行っている方
・営業等でGoogle Driveに顧客から取得したファイル情報を格納する方
・総務などのバックオフィスで、社内業務用のファイルをGoogle Driveで管理している方
2.Asanaを利用してタスク管理されている方
・営業担当者でAsanaで進捗管理などを行っている方
・バックオフィスでAsanaを使って、社内業務の管理を行っている方
3.Google Drive、Asanaをそれぞれ使いファイル管理トタスク管理を効率化したい方
・Google Driveのファイル格納と合わせてAsanaでタスク生成を行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
・Google Driveにファイルが格納されると自動でAsanaにタスク追加されるため、アプリごとにアクセスする手間がなくなります。
・誤ったファイル情報をAsanaのタスクに追加することがなく、ヒューマンエラーを削減できます。
・タスクを追加したあとにチャットへ通知すると言った追加のフローも設定できるので社内共有などもスムーズに行えます。
■注意事項
・Google Drive、AsanaそれぞれとYoomを連携させてください。
まとめ
Asanaへのメンバー追加を自動化することで、プロジェクト開始時のメンバー招待の手間を削減し、招待漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、プロジェクトマネージャーは本来注力すべきタスクの割り振りや進捗管理といったコア業務に集中でき、プロジェクトを円滑にスタートさせることができます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
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よくある質問
Q：リアルタイムでメンバーを追加することは可能ですか？
A：今回はスケジュールトリガーを使った設定なので、分単位の指定はできません。ですが日時指定で時刻を細かく設定すれば一時間おきの設定は可能です。
Q：リストに既存メンバーが含まれていた場合、どうなりますか？
A：既存メンバーの分は上書きされ、エラーなく処理されます。
Q：存在しないメールアドレスを指定した場合、どうなりますか？
A：存在しないメールアドレスを指定した場合、エラーになります。連携が一時的に失敗（エラー）した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
Yoomお問い合わせ窓口
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
