特定のスケジュールになったらAsanaからタスク情報を取得しOutlookで送信する
特定のスケジュールになったらAsanaからタスク情報を取得しOutlookで送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Asana
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Asanaで管理しているタスクの進捗状況を、定期的にOutlookでチームに共有する作業に手間を感じていませんか？毎回タスクを手動で確認し、メールを作成して送信するのは時間がかかるだけでなく、報告漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに合わせてAsanaからタスク情報が自動で取得され、Outlookでメールが送信されるため、こうした定型的な報告業務を効率化し、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaのタスク状況をOutlookで定期的に報告しているプロジェクトマネージャーの方
- チームメンバーへのタスクリマインドや進捗共有を効率化したいチームリーダーの方
- 定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務への集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した時間にAsanaのタスク情報がOutlookで自動送信されるため、定期報告にかかる作業時間を短縮できます。
- 手作業によるタスク情報の確認漏れやメールの送信忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、スムーズな情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでAsanaの「タスクの詳細を取得」アクションを設定し、情報を取得したいタスクを指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Asanaから取得した情報を連携してメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、日次や週次など、メールを送信したい任意の時間帯を設定してください。
- Asanaから情報を取得する際に、対象となるタスクのIDを任意で設定することが可能です。
- Outlookで送信するメールの件名や本文、宛先には、Asanaから取得した情報を含め、任意の内容を設定できます。
■注意事項
- Asana、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
類似したテンプレートをご紹介！
すべてのテンプレートを見る
使用しているアプリについて
Asana
を使ったテンプレート
Asanaのゴール一覧をスケジュールに合わせて取得し、詳細をkintoneへ自動で追加するフローです。報告作業の時間削減と入力ミス防止により、組織やチームの目標を正確かつスムーズに把握できます。
Asanaの未完了タスクを毎朝9時など指定時刻に取得し、Gmailで関係者へリマインドを送るフローです。確認や連絡の手作業を減らし、タスク対応漏れや送り忘れを防ぎ、プロジェクト進行を安定させます。
Asanaの新規タスクをSalesforceのToDoへ自動登録するフローです。手動転記の手間と入力漏れを防ぎ、遅延を減らし、営業タスクの共有と進捗管理をスムーズにし、情報の正確性も保たれます。
Outlook
Outlook
を使ったテンプレート
Outlookで受信したメールをAIで要約しNotionに自動追加するフローです。転記作業や要約の手間、入力ミスを抑え情報共有を円滑にします。複数のラベルやデータベースにも柔軟に対応できます。
Outlookの受信メールをAIで重要度判定し、緊急度が高い場合のみSlackへ自動通知するフローです。煩雑な確認作業を減らし、対応漏れや優先順位の判断ミスを防ぎ、チーム全体の対応速度向上にもつながります。
Outlookで受信したメールをAIが重要度ごとに判定しMicrosoft Excelへ自動転記するフローです。仕分けや入力の手間を抑え、対応漏れ防止と情報管理の効率向上につながります。
使用しているアプリについて
Asana
YoomではAsanaのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。Asanaへのタスクの追加を自動化したり、Asanaでタスクが完了したらSlackやChatworkなどに通知を行います。また、YoomのデータベースにAsanaの情報を同期し、様々な用途で活用することが可能です。
詳しくみるテンプレート
Asanaのゴール一覧をスケジュールに合わせて取得し、詳細をkintoneへ自動で追加するフローです。報告作業の時間削減と入力ミス防止により、組織やチームの目標を正確かつスムーズに把握できます。
定期的にAsanaでゴール一覧を取得しkintoneに追加する
Asanaの未完了タスクを毎朝9時など指定時刻に取得し、Gmailで関係者へリマインドを送るフローです。確認や連絡の手作業を減らし、タスク対応漏れや送り忘れを防ぎ、プロジェクト進行を安定させます。
Asanaの期限が近いタスクのリマインドをGmailで送信する
Asanaの新規タスクをSalesforceのToDoへ自動登録するフローです。手動転記の手間と入力漏れを防ぎ、遅延を減らし、営業タスクの共有と進捗管理をスムーズにし、情報の正確性も保たれます。
Asanaでタスクが追加されたらSalesforceにToDoを登録する
Outlook
YoomではOutlookのAPIとノーコードで連携し、Outolookからのメール送信を自動化することが可能です。例えば契約書や請求書を作成しOutolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信を行うことができます。
詳しくみるテンプレート
Outlookで受信したメールをAIで要約しNotionに自動追加するフローです。転記作業や要約の手間、入力ミスを抑え情報共有を円滑にします。複数のラベルやデータベースにも柔軟に対応できます。
Outlookの受信内容を要約してNotionに追加する
Outlookの受信メールをAIで重要度判定し、緊急度が高い場合のみSlackへ自動通知するフローです。煩雑な確認作業を減らし、対応漏れや優先順位の判断ミスを防ぎ、チーム全体の対応速度向上にもつながります。
Outlookでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてSlackに通知する
Outlookで受信したメールをAIが重要度ごとに判定しMicrosoft Excelへ自動転記するフローです。仕分けや入力の手間を抑え、対応漏れ防止と情報管理の効率向上につながります。
Outlookでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてMicrosoft Excelに追加する
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら
特定のセクションに新しいタスクが追加されたら
特定のプロジェクトのタスクが完了したら
特定のセクションのタスクが完了したら
特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら
特定のセクションでタスクが作成・更新されたら
プロジェクトが作成されたら（Webhook）
特定のオブジェクトのステータスが更新されたら
特定のプロジェクトが更新されたら（Webhook）
特定の件名のメールを受信したら
メールを受信したら
カレンダーにイベントが登録されたら
カレンダーのイベントが追加・更新されたら
タスクが作成されたら
本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら
フローボットオペレーション
全てのプロジェクトの一覧を取得
特定のチームのプロジェクトの一覧を取得
プロジェクトを作成
プロジェクトのタスク数を取得
プロジェクトにメンバーを追加
特定のプロジェクトのセクションを一覧で取得
セクション情報を取得
セクションを作成
特定のプロジェクトのタスクの一覧を取得
特定のセクションのタスクの一覧を取得
タスクを追加
タスクの詳細を取得
特定のユーザーのタスクリストを取得
ワークスペースの一覧を取得
ワークスペースにユーザーを追加
チームにユーザーを追加
タスクを完了にする
タスクを更新
フローボットトリガー
特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら特定のセクションに新しいタスクが追加されたら特定のプロジェクトのタスクが完了したら特定のセクションのタスクが完了したら特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら特定のセクションでタスクが作成・更新されたらプロジェクトが作成されたら（Webhook）特定のオブジェクトのステータスが更新されたら特定のプロジェクトが更新されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
全てのプロジェクトの一覧を取得特定のチームのプロジェクトの一覧を取得プロジェクトを作成プロジェクトのタスク数を取得プロジェクトにメンバーを追加特定のプロジェクトのセクションを一覧で取得セクション情報を取得セクションを作成特定のプロジェクトのタスクの一覧を取得特定のセクションのタスクの一覧を取得タスクを追加タスクの詳細を取得特定のユーザーのタスクリストを取得ワークスペースの一覧を取得ワークスペースにユーザーを追加チームにユーザーを追加タスクを完了にするタスクを更新タスクのセクションを移動サブタスクを追加タスクを複製タスクにコラボレーターを追加タスクのコラボレーターを削除タスクのカスタムフィールドを更新プロジェクトテンプレートからプロジェクトを作成タスクを削除ユーザー情報を取得特定のセクションで期日を過ぎたタスクの一覧を取得特定のプロジェクトで期日を過ぎたタスクの一覧を取得タスクにコメントを追加サブタスクの一覧を取得ファイルを添付ユーザーの一覧を取得タスクを検索添付されたファイル情報を取得ファイルのダウンロードURLを取得ファイルをダウンロードプロジェクトを更新プロジェクトのテンプレート一覧を取得ワークスペース内のチーム一覧を取得セクションにタスクを追加選択型カスタムフィールドの選択肢を更新カスタムフィールドの設定一覧を取得セクションを一覧取得タスクの日付型カスタムフィールドを更新（日付のみ）タスクの日付型カスタムフィールドを更新（日時含む）プロジェクトをアーカイブステータス更新を作成ポートフォリオ一覧を取得ゴール一覧を取得ステータス更新を取得ゴール詳細を取得特定のオブジェクトのステータス更新履歴を取得
フローボットトリガー
特定の件名のメールを受信したらメールを受信したらカレンダーにイベントが登録されたらカレンダーのイベントが追加・更新されたらタスクが作成されたら本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら
フローボットオペレーション
自分のカレンダーにイベントを登録する予定表を作成する指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録するメールの添付ファイルの情報を取得するメールの添付ファイルをダウンロード指定のユーザーのカレンダーのイベントを削除する指定のユーザーのカレンダーのイベントを更新する自分のカレンダーのイベントを削除する自分のカレンダーのイベントを更新するタスクを作成する（リマインド設定対応）タスクを作成する（リマインド設定非対応）自分のカレンダーのイベントを検索する指定のユーザーのカレンダーのイベントを検索する会議の日時を検索する予定表一覧を取得メールのメッセージを取得メッセージを移動特定のメッセージを取得特定のフォルダーのメッセージを検索関連するブログ記事一覧
今回使用したアプリを使って業務を自動化する方法を詳しく解説しています！
