「クラウドサインで契約書を送る際、毎回同じ関連資料を手動で添付するのが手間…」
「急いでいる時に、うっかりファイルの添付を忘れてしまいそうで不安…」
このように、クラウドサインでのファイル添付作業に、わずらわしさやヒューマンエラーのリスクを感じていませんか？
もし、特定のメールを受信したタイミングで、その添付ファイルを自動的にクラウドサインの書類に添付できる仕組みがあれば、こうした手作業による手間や添付漏れのリスクから解放され、より安心して契約業務を進めることができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはクラウドサインの書類にファイルを自動で添付する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで特定メールから添付ファイルを受信したら、クラウドサインの書類に添付する
試してみる
■概要
契約関連の書類をメールで受け取り、その都度クラウドサインにファイルを添付する作業に手間を感じていませんか？
手作業ではダウンロードやアップロードに時間がかかるだけでなく、添付漏れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動で抽出し、クラウドサインの書類へファイルを添付する一連の流れを自動化し、これらの課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・クラウドサインでの契約締結業務で、ファイル添付の作業を効率化したい方
・Gmailで受け取ったファイルを、クラウドサインへ手作業で添付している方
・契約書のやり取りにおける手作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぎたい方
■注意事項
・Gmail、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
受信したファイルをクラウドサインに自動添付するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定メールから添付ファイルを受信したら、クラウドサインの書類に自動で添付するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、下の無料登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
30秒で簡単登録！無料で始める
※今回連携するアプリの公式サイト：クラウドサイン／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Gmailとクラウドサインをマイアプリに連携する
- テンプレートをコピーする
- Gmailのトリガー設定とクラウドサインの設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Gmailで特定メールから添付ファイルを受信したら、クラウドサインの書類に添付する
試してみる
■概要
契約関連の書類をメールで受け取り、その都度クラウドサインにファイルを添付する作業に手間を感じていませんか？
手作業ではダウンロードやアップロードに時間がかかるだけでなく、添付漏れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動で抽出し、クラウドサインの書類へファイルを添付する一連の流れを自動化し、これらの課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・クラウドサインでの契約締結業務で、ファイル添付の作業を効率化したい方
・Gmailで受け取ったファイルを、クラウドサインへ手作業で添付している方
・契約書のやり取りにおける手作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぎたい方
■注意事項
・Gmail、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1：Gmailとクラウドサインをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは、Gmailの設定方法を解説しているナビを操作しながらマイアプリに登録してみましょう！
続いてクラウドサインは、下の画像を見ながら一緒に登録していきましょう！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、クラウドサインをクリックします。
(2)「クラウドサインの新規登録」画面から、アカウント名、クライアントIDを入力し「追加」をクリックします。
クラウドサインのクライアントIDの取得方法は下のサイトをご参照ください。
クラウドサインのマイアプリ登録方法
連携が完了するとYoomのマイアプリにGmailとクラウドサインが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Gmailで特定メールから添付ファイルを受信したら、クラウドサインの書類に添付する
試してみる
■概要
契約関連の書類をメールで受け取り、その都度クラウドサインにファイルを添付する作業に手間を感じていませんか？
手作業ではダウンロードやアップロードに時間がかかるだけでなく、添付漏れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動で抽出し、クラウドサインの書類へファイルを添付する一連の流れを自動化し、これらの課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・クラウドサインでの契約締結業務で、ファイル添付の作業を効率化したい方
・Gmailで受け取ったファイルを、クラウドサインへ手作業で添付している方
・契約書のやり取りにおける手作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぎたい方
■注意事項
・Gmail、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
ステップ3：アプリトリガーの設定
(1)Yoomで設定をする前に、テスト用のメールと添付データをGmailに送信しましょう！
メール内のキーワードがトリガーとなるためテスト用のメールにキーワードを必ず入れて送信します。
