Gmailで特定メールから添付ファイルを受信したら、クラウドサインの書類に添付する

■概要

契約関連の書類をメールで受け取り、その都度クラウドサインにファイルを添付する作業に手間を感じていませんか？手作業ではダウンロードやアップロードに時間がかかるだけでなく、添付漏れなどのミスが発生することもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動で抽出し、クラウドサインの書類へファイルを添付する一連の流れを自動化し、これらの課題をスムーズに解消することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• クラウドサインでの契約締結業務で、ファイル添付の作業を効率化したい方
• Gmailで受け取ったファイルを、クラウドサインへ手作業で添付している方
• 契約書のやり取りにおける手作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信をトリガーに、クラウドサインへのファイル添付が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業によるファイルの添付漏れや、誤った書類への添付といったヒューマンエラーの防止に繋がり、業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとクラウドサインをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、メール本文などから書類作成に必要な情報を抽出します。
4. 続いて、オペレーションでクラウドサインを選択し、「書類の作成」アクションを設定します。
5. 最後に、同じくクラウドサインの「書類にファイルを添付」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを添付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• クラウドサインの「書類の作成」アクションでは、書類名やメッセージなどの設定項目に、任意の固定テキストを入力することが可能です。
• また、トリガーで取得したメール情報やAI機能で抽出したテキストなど、前段のステップで取得した値を書類の作成項目に埋め込むこともできます。

■注意事項

• Gmail、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924