■概要
GMOサインで契約書への署名が完了した後、その内容に応じてクラウドサインで別の書類を作成・送付する作業は、手作業では確認漏れや対応遅延のリスクが伴うことがあります。このワークフローを活用すれば、GMOサインでの署名完了を起点とし、設定した条件に基づいてクラウドサインへの書類作成から送信までを自動で実行でき、これらの課題をスムーズに解消して契約関連業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインとクラウドサインを併用し、書類連携に手間を感じている担当者の方
- 契約関連業務の自動化により、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
- 定型的な書類作成・送付作業から解放され、コア業務に注力したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの署名完了からクラウドサインでの書類作成・送信までの一連の流れが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減することができます。
- システムが条件分岐を含めて処理を行うため、手作業による書類の作成ミスや送信漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとクラウドサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成する」アクションと「署名済文書を取得する」アクションを設定し、必要な情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件に基づいて処理を分岐させます。
- 分岐後の一方の流れで、オペレーションでクラウドサインを選択し、「書類を作成する」アクションを設定します。
- さらに、クラウドサインの「書類にファイルを添付する」、「宛先を追加する」、「書類を送信・リマインドする」アクションを順に設定し、書類の準備と送信を自動化します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フローボット内の「分岐機能」において、どのような条件でクラウドサインへの書類作成処理を行うか、ユーザーの運用に合わせて任意で設定してください。例えば、GMOサインで取得した署名済文書内の特定の値（契約金額、部署名など）を条件にできます。
- クラウドサインで書類を作成する際、書類名、メッセージ、宛先情報などに、トリガーであるGMOサインから取得した情報をどのようにマッピングするかを任意で設定できます。これにより、GMOサインの情報を活用した書類作成が可能です。
■注意事項
- GMOサイン、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- クラウドサインの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否などの制限に違いがありますのでご注意ください。詳しくはこちらをご参照ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
