■概要
クラウドサインで契約が締結された後の、管理シートへの情報転記や関係部署への共有連絡に手間を感じていませんか。
特に契約書の内容を目で確認しながら転記する作業は、ミスが発生しやすく注意が必要な業務です。
このワークフローを活用すれば、クラウドサイン上での契約締結をトリガーとして、AIが契約内容を読み取ってGoogle スプレッドシートの情報を自動で更新できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインでの契約締結後の、管理業務を効率化したい法務・営業担当の方
- 契約管理にGoogle スプレッドシートを用いており、手作業での更新に課題を感じている方
- 締結完了の情報をSlackで迅速に共有し、業務の透明性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインで契約が締結されると、内容の読み取りから情報更新、通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
- 契約情報の転記やステータス更新を自動で処理するため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサイン、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでクラウドサインの「書類の添付ファイルを取得」アクションを設定します
- 次に、OCR機能で「任意の画像やPDFを読み取る」を選択し、取得した契約書ファイルを読み取ります
- その後、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基に管理シートを更新します
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、指定したチャンネルに締結完了の通知を送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- クラウドサインの各アクションでは、固定値を入力したり、前段のトリガーやオペレーションで取得した情報を変数として設定したりすることが可能です
- OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目（例：取引社名、契約金額など）を任意でカスタマイズしてください
- Google スプレッドシートを更新するアクションでは、利用しているスプレッドシートやシート、更新を検知したいセルなどを任意で設定してください
- Slackへの通知は、通知先のチャンネルを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストを入力したり、前段のアクションで取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタマイズが可能です
■注意事項
- クラウドサイン、Google スプレッドシート、SlackとYoomを連携してください。
- クラウドサインの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否などの制限に違いがありますのでご注意ください。詳しくは以下をご参照ください。
https://jobcanwf.zendesk.com/hc/ja/articles/216413057 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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