■概要
OneDriveに保存するPDFファイルの容量が大きく、共有や管理に手間を感じていませんか？都度手作業でファイルを圧縮するのは時間がかかり、本来の業務を圧迫してしまうこともあります。 このワークフローを活用すれば、OneDriveにファイルがアップロードされるだけでPDF.coによるPDF圧縮が自動で実行されるため、ファイル管理に関する定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveで大量のPDFファイルを管理しており、容量の最適化に課題を感じている方
- PDF.coを活用し、手作業で行っているPDFの圧縮プロセスを自動化したいと考えている方
- ファイルストレージの利用効率を高め、管理コストを改善したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードを起点にPDF圧縮が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 圧縮忘れや設定の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、常に最適化されたファイルサイズでデータを一元管理することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとPDF.coをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「分岐」を設定し、ファイルが作成された時のみ進行するように分岐させます。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーをきっかけに検知したファイルを取得します。
- 続いて、PDF.coの「ファイルをアップロードする」アクションで、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
- さらに、PDF.coの「PDF圧縮」、 「ファイルをダウンロードする」 アクションを設定し、ファイルを圧縮してダウンロードします。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮が完了したファイルを保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定である「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」では、自動化の対象としたいファイルの保存場所に合わせて、任意のドライブIDおよびフォルダIDを設定してください。
- PDF.coでは、圧縮の条件や出力ファイル名などを自由にカスタマイズできます。
- OneDriveのアップロードでは、保存先のフォルダや保存ファイル名などを任意で設定できます。
■注意事項
- OneDrive、PDF.coのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
