■概要
請求書や報告書など、Google Driveに保存されたPDFファイルの内容をMicrosoft Excelに転記する作業に手間を感じていませんか。手作業でのデータ入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Google Driveに特定のPDFファイルがアップロードされると、PDF.coが自動で内容を読み取りExcelファイルに変換するため、これまで手作業で行っていたデータ変換業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに保存したPDFの情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- PDF.coとGoogle Driveを連携させて、ファイル変換作業を自動化したい方
- 定期的に発生するPDFからMicrosoft Excelへのデータ抽出や変換業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードを起点に、PDFからExcelへの変換、保存までが自動で実行されるため、データ転記作業の時間を削減できます
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータの転記ミスや変換漏れを防ぎ、データ管理の正確性向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとPDF.coをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したPDFファイルをダウンロードします
- 次に、PDF.coの「ファイルをアップロード」アクションで、ダウンロードしたPDFファイルをアップロードします
- 続いて、PDF.coの「PDFをExcelに変換」アクションを設定し、アップロードしたファイルをExcel形式に変換します
- 次に、PDF.coの「ファイルをダウンロード」アクションで、変換されたExcelファイルをダウンロードします
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、ダウンロードしたExcelファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象にするか、フォルダIDを任意で設定してください。また、ファイルをアップロードするオペレーションでも、保存先のフォルダIDを任意で指定することが可能です
■注意事項
- Google Drive、PDF.coのそれぞれとYoomを連携してください
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
