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「Microsoft Teamsで受けた依頼をClockifyにタスク登録するのが大変…」
「チャットのやり取りからClockifyに時間を記録する際に、手入力で転記ミスをしてしまう…」
日々の業務でMicrosoft TeamsとClockifyを併用する中で、二つのツール間の情報連携に手間や課題を感じていませんか？
そんな課題の解消にオススメなのが、<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsのチャネルに投稿されたメッセージをトリガーに、Clockifyへ自動でタスクを作成する仕組み</span>の活用！
これを活用すれば、タスクの登録漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、より正確な時間管理を実現しながら本来集中すべき業務に時間を使えるようになるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単にできます。
ぜひこの機会に自動化を導入し、日々の業務を効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft TeamsとClockifyを連携し、さまざまな業務フローを自動化できる</span>テンプレートが豊富に用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！
Microsoft TeamsとClockifyのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたチャット内容の確認からタスク登録までの一連の作業が自動化可能に！
この自動化により、タスクの登録漏れや入力ミスを防ぎ、チーム全体の生産性につながります。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！
Microsoft Teamsの特定のチャネルにメッセージが投稿されるたびに、その内容を基にClockifyに新しいタスクを自動で作成するフローです。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">チャットで発生したタスク依頼を手動でClockifyに登録する手間が省け、タスクの登録漏れを効果的に防止できるでしょう。</span>
また、この連携はメッセージから必要な情報だけを抽出して連携する処理を含んでいるため、手作業による転記ミスの削減も目指せます。
Microsoft Teamsのチャネルに投稿されたメッセージの中から、「至急」「依頼」といった特定のキーワードを含むものだけを抽出し、Clockifyに新しいタスクとして自動で登録するフローです。
この連携を活用することで、<span class="mark-yellow">雑談や情報共有などのメッセージとタスク依頼を自動で振り分け、重要な依頼のみを効率的にタスク化することが可能</span>になり、対応漏れを防ぎながら業務に集中できる環境を構築できるでしょう。
それでは、さっそく実際にMicrosoft TeamsとClockifyを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft TeamsとClockifyの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Teams／Clockify
[Yoomとは]
今回は「Microsoft Teamsでチャネルにメッセージが送信されたら、Clockifyに新規Taskを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。
それではさっそく、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法について解説していきます。
【Microsoft Teamsのマイアプリ登録】
以下に手順を解説した動画があるので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。詳しくはこちらをご確認ください。
※マイアプリの登録時に「管理者の承認が必要です」と表示されることがあります。
その場合は、ヘルプページの管理者承認が求められたときの対処方法を確認して、案内に沿って進めてみてくださいね。
【Clockifyのマイアプリ登録】
検索窓にClockifyと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
下図の画面が表示されるので、それぞれ下記のように設定しましょう。
▼参考：API Key取得方法▼
こちらのページからYoomと連携するClockifyアカウントにログインし、画面右上にあるアイコンをクリックして表示される下図の画面で、「Preferences」を選択してください。
次に「ADVANCED」を選択し、「Manage API keys」を押します。
「GENERATE NEW」をクリックするとAPI Keyを作成できるので、ここで取得した値をコピーしておき、Yoomの画面に戻って「API Key」に貼り付けてくださいね！
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを使用しています。
以下のバナーをクリックして、テンプレートをコピーしてご利用ください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、特定のMicrosoft Teamsのチャネルにメッセージが投稿された際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリックしてください。
タイトルは自由に編集できるので、必要に応じて変更しましょう。
連携するアカウント情報はステップ1で連携した情報が反映されていますが、フローで使用するものであることを確認しておいてくださいね！
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択します。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、速やかなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがオススメです。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「チームID」は、入力欄をクリックして表示される候補の中から選択します。
候補はYoomと連携しているアカウントに紐づいて表示されるので、フローで使用するものを選択してくださいね！
同様に、「チャネルID」も候補から選択します。
ここで設定したチャネルにメッセージが投稿されると、フローが起動するようになりますよ！
設定完了後は動作確認のためにテストを行います。
先ほど「チャネルID」に設定したチャネルに、テスト用のメッセージを投稿してください。
テストなので、「Demo案件」や「連携テスト」などの架空の情報でOKです！
投稿したらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど投稿したメッセージの情報がアウトプットとして「取得した値」に抽出されるので、内容を確認しましょう。
※「テスト」の重要性について
各オペレーションの設定画面では、それぞれ「テスト」を実施し、テストを成功させることが重要です。
テストを成功させることで「取得した値」が取得でき、前述したように後続のオペレーション設定時に活用できます。
以下のリンク先を参考にしてみてくださいね。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、ステップ3で取得した「メッセージの内容」から、AI機能を使ってデータを抽出する設定を行います。
ここで抽出したテキストデータを使って、Clockifyにタスクを作成していきますよ！
「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
※設定の詳しい手順は、Yoomヘルプページの「テキストからデータを抽出する」で解説しています。
タイトルは任意で変更し、「変換タイプ」はフローを活用する業務の内容に合わせて選択しましょう。
デフォルトでは「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」が設定されていますが、下図の中から選択できるので、活用シーンに合わせて自由に選んでくださいね！
※ここで設定した字数制限を超えたテキストが連携された場合、エラーとなりフローボットが停止しますのでご注意ください。
次に、詳細設定を下記のようにしていきます。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、「抽出したい項目」に設定した各項目のテキストデータが、正しく抽出されることを確認しましょう。
※テキスト抽出がうまくいかない場合
抽出されたデータが望んでいた内容ではない場合、「指示内容」という設定欄をご活用ください。
抽出の方法や指示を具体的に記載することで、より意図に近い結果が得られるでしょう。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、ステップ4で抽出したテキストデータを使って、Clockifyにタスクを自動作成する設定を行います。
「Create Task」をクリックしてください。
これまでのステップ同様にタイトルは任意で変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであることを確認します。
アクションは変更せず、「次へ」を押してください。
最後に、API接続設定を下記のようにしていきましょう！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、正常にClockifyにデータを連携できるかを確認します。
「テスト成功」と表示されたら、実際にClockifyにタスクが作成されているかを確認しましょう。
確認後はYoomの画面に戻り、「保存する」を押して設定完了です！
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！
以上が「Microsoft Teamsでチャネルにメッセージが送信されたら、Clockifyに新規Taskを作成する」フローの作成手順でした！
今回はMicrosoft TeamsからClockifyへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にClockifyからMicrosoft Teamsへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Clockifyで新しいタスクが作成されたタイミングで、そのタスク情報をMicrosoft Teamsの指定したチャネルに自動で通知する連携です。
これにより、<span class="mark-yellow">チームメンバーが作成したタスクを迅速に把握できる</span>ようになり、進行状況の共有がしやすくなります。
Clockifyで作成されたタスクの中から、特定のプロジェクトやクライアントに関係するものだけを条件分岐で絞り込み、該当する情報だけをMicrosoft Teamsのチャネルへ自動通知できます。
この仕組みを使えば、<span class="mark-yellow">大量のタスク通知の中から自分に関係のある重要な情報だけを受け取れる</span>ようになり、必要な内容だけをチェックできるようになるでしょう。。
Yoomでは、Microsoft TeamsとClockifyに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてくださいね！
他にも、毎日の定期連絡や承認通知を自動で投稿したり、Microsoft Teamsでの投稿内容をAIで解析して回答を返すといった活用も可能です。
他ツールとの連携をすることで、社内のコミュニケーションを一段とスムーズに進められます。
作業が完了したら自動で記録を残したり、タスクの作成と同時に他の管理ツールへ反映させたりといった運用も可能です。
工数や進捗が自動で整理されるようになることで、プロジェクトの状況を把握しやすくなり、業務全体の見通しも立てやすくなるでしょう。
いかがでしたか？
Microsoft TeamsとClockifyの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたMicrosoft Teamsのメッセージ内容をClockifyへ転記・登録する作業をなくし、ヒューマンエラーを効果的に防ぐことが期待できます。</span>
これにより、タスクの登録漏れを低減でき、より正確な工数管理を実現できることで、担当者は本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的にフローを構築できるのも魅力ですよね！
「本当に誰でも設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
フローは自由にカスタマイズできるので、あなたのアイディア次第で活用方法は無限大！
ぜひ、自社の業務に合う最適なフローを構築し、日々の業務がどれだけ効率化されるのかを体験してみてくださいね。
Q：意図しないタスクが大量に作られるのを防ぐための方法はありますか？
A：たとえば、「＃タスク作成」や「＃新規案件」といったキーワードを含むメッセージが投稿された場合にのみ、Clockifyにタスクを自動作成する、といったような条件を予め指定しておくことで、意図しないタスクが大量に作られるのを防止できるでしょう。
その場合は、トリガー直下の「＋」ボタンを押して「分岐する」オペレーションを追加し、連携するデータの条件を設定してください。
また、分岐条件の設定時に「分岐条件を追加」すると、複数の条件を最大5個まで指定できます。
複数の条件を指定することで、より細かに条件を絞って連携できますよ！
※「分岐する」オペレーションの詳しい設定方法は、以下のリンク先をご覧ください。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっています。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にぜひお試しください！
Q：AIのテキスト抽出精度を上げるコツはありますか？
A：抽出条件の設定を工夫することで、精度が向上する場合があります。
例えば、指示内容を入力する部分に「メッセージ内容の冒頭にあるタスク名を抽出してください。」など情報の位置を指定したり、「HTMLタグは除外してください」のような不要な情報を除外する条件を入れることも可能です。
条件を明確にすることで、AIが誤った情報を拾う可能性を減らすことができるので、ぜひ試してみてくださいね！
Q：連携がエラーになった際の対処法は？
A：Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に、連携がエラーになっていることを知らせるメールが届きます。
メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは内容を確認しましょう。
再実行するには手動での対応が必要となりますが、連携がエラーになる原因は様々なため、こちらのヘルプページを参考に対応しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。
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