Slackに写真が投稿されたら、オンラインツールでPDFに変換してBoxに保存する
試してみる
■概要
Slackに投稿された写真を、手動でPDFに変換して管理する作業に手間がかかっていませんか。写真の枚数が多ければ多いほど、ダウンロードや変換、保存といった一連の作業は負担になりがちです。このワークフローは、Slackに写真が投稿されると、オンラインツールで自動的にPDFへ変換し、指定のBoxフォルダに保存します。写真のPDF変換に関わる定型業務を自動化し、手作業による負担やミスの削減に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SlackとBoxを利用し、写真のPDF変換とファイル管理を自動化したいと考えている方
- 報告書などで利用する大量の写真を、手作業でPDFへ変換・保存している方
- 写真などのファイル管理プロセス全体を効率化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿を起点に写真のPDF変換からBoxへの保存までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換忘れや保存先の指定間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意の写真・PDF変換ツールを操作し、ダウンロードした写真をPDFに変換します
- さらに、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、保存するファイル名に使用する情報を整えます
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、フローボットを起動させたい対象のチャンネルを任意で設定してください
- RPA機能の設定では、写真のPDF変換に使用するオンラインツールのURLや、ファイル選択、変換ボタンのクリックといった一連のブラウザ操作を自由に設定できます
- Boxにファイルをアップロードするアクションで、保存先のフォルダや、保存する際のファイル名を任意で指定することが可能です
■注意事項
- Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「現場で撮影した写真をSlackで共有されたけど、報告書用にPDF化するのが手間…」
「メールやフォームで受け取った画像を一つひとつPDFに変換して、ストレージに保存する作業に時間を取られていないでしょうか？」
このように、写真ファイルの形式変換と整理作業に非効率さを感じていませんか？
もし、「Slackなどのチャットツールに投稿された写真や、メールで受け取った画像ファイルを自動でPDFに変換し、Boxのようなストレージサービスに自動保存できる仕組みがあれば、煩雑な手作業から解放され、本来注力すべき業務に時間を使えます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に導入できます。手間や時間をかけずにすぐ始められるので、ぜひ自動化で作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはさまざまなツールに投稿された写真をPDFに変換できる業務自動化テンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーからすぐに体験してみてください！
Slackに写真が投稿されたら、オンラインツールでPDFに変換してBoxに保存する
試してみる
■概要
Slackに投稿された写真を、手動でPDFに変換して管理する作業に手間がかかっていませんか。写真の枚数が多ければ多いほど、ダウンロードや変換、保存といった一連の作業は負担になりがちです。このワークフローは、Slackに写真が投稿されると、オンラインツールで自動的にPDFへ変換し、指定のBoxフォルダに保存します。写真のPDF変換に関わる定型業務を自動化し、手作業による負担やミスの削減に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SlackとBoxを利用し、写真のPDF変換とファイル管理を自動化したいと考えている方
- 報告書などで利用する大量の写真を、手作業でPDFへ変換・保存している方
- 写真などのファイル管理プロセス全体を効率化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿を起点に写真のPDF変換からBoxへの保存までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換忘れや保存先の指定間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意の写真・PDF変換ツールを操作し、ダウンロードした写真をPDFに変換します
- さらに、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、保存するファイル名に使用する情報を整えます
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、フローボットを起動させたい対象のチャンネルを任意で設定してください
- RPA機能の設定では、写真のPDF変換に使用するオンラインツールのURLや、ファイル選択、変換ボタンのクリックといった一連のブラウザ操作を自由に設定できます
- Boxにファイルをアップロードするアクションで、保存先のフォルダや、保存する際のファイル名を任意で指定することが可能です
■注意事項
- Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
写真のPDF変換を自動化する方法
普段お使いの様々なツールを起点として、写真ファイルを自動でPDFに変換し、指定のストレージサービスに保存する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
写真の収集から整理まで一気通貫で自動化することで、手作業の手間や保存漏れなどのミスを防げます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
チャットツールに投稿された写真をPDFに変換する
Slackなどのチャットツールに写真が投稿されたタイミングをきっかけに、自動でPDFファイルへ変換し、Boxをはじめとするストレージサービスに保存することが可能です。
リアルタイムでの情報共有と整理を両立し、報告書作成などの後続業務をスムーズに進めることができます！
Slackに写真が投稿されたら、オンラインツールでPDFに変換してBoxに保存する
試してみる
■概要
Slackに投稿された写真を、手動でPDFに変換して管理する作業に手間がかかっていませんか。写真の枚数が多ければ多いほど、ダウンロードや変換、保存といった一連の作業は負担になりがちです。このワークフローは、Slackに写真が投稿されると、オンラインツールで自動的にPDFへ変換し、指定のBoxフォルダに保存します。写真のPDF変換に関わる定型業務を自動化し、手作業による負担やミスの削減に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SlackとBoxを利用し、写真のPDF変換とファイル管理を自動化したいと考えている方
- 報告書などで利用する大量の写真を、手作業でPDFへ変換・保存している方
- 写真などのファイル管理プロセス全体を効率化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿を起点に写真のPDF変換からBoxへの保存までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換忘れや保存先の指定間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意の写真・PDF変換ツールを操作し、ダウンロードした写真をPDFに変換します
- さらに、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、保存するファイル名に使用する情報を整えます
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、フローボットを起動させたい対象のチャンネルを任意で設定してください
- RPA機能の設定では、写真のPDF変換に使用するオンラインツールのURLや、ファイル選択、変換ボタンのクリックといった一連のブラウザ操作を自由に設定できます
- Boxにファイルをアップロードするアクションで、保存先のフォルダや、保存する際のファイル名を任意で指定することが可能です
■注意事項
- Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールツールで受信した写真をPDFに変換する
Gmailなどのメールツールで特定の条件に一致するメールを受信した際に、添付された写真ファイルを自動でPDFに変換してストレージサービスに格納できます。
メールの確認漏れやファイルのダウンロード・変換といった一連の手作業をまるごと自動化できます。
Gmailで写真を受け取ったら、オンラインツールでPDFに変換してGoogle Driveに保存する
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■概要
メールで受け取った写真の管理や、手作業でのPDFへの変換に手間を感じていませんか？特に、複数の写真を扱う場合、一つひとつダウンロードして変換し、所定の場所に保存する作業は時間がかかり、ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の写真付きメールを受信するだけで、オンラインツールを使った写真のPDF変換からGoogle Driveへの保存までを自動化し、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受け取る写真の管理が煩雑で、効率的なPDFへの変換方法を探している方
- 手作業による写真のPDF変換と保存作業に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
- RPAなどを活用して、定型的なファイル変換業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの写真受信を起点に、PDFへの変換とGoogle Driveへの保存が自動実行されるため、手作業の時間を削減できます
- 手動でのファイル操作が不要になることで、ダウンロード漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、指定したラベルが付いたメールの受信を起点にフローが起動するようにします
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むようにします
- オペレーションでRPA機能を選択し、写真のPDF変換を行うオンラインツールなどのブラウザ操作を記録・設定します
- オペレーションでデータ変換機能を選択し、正規表現を用いて、保存したいファイル名を生成・整形します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換・生成されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールを識別するためのラベルを任意で設定してください
- RPA機能では、写真のPDF変換に利用するWebサイトのURLや、ファイルのアップロード、変換ボタンのクリックといった一連のブラウザ操作を自由に設定できます
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダやPDFのファイル名を任意で設定することが可能です
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームで送信された写真をPDFに変換する
Yoomのフォーム機能などを用いて写真ファイルが送信されたら、即座にPDFへと変換し指定のストレージサービスに自動で保存することも可能です。
現場報告や申請業務などで発生する写真の収集と管理を効率化します。
フォームから写真が送信されたら、オンラインツールでPDFに変換してOneDriveに保存する
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■概要
業務で受け取った写真をPDFに変換する際、一つずつ手作業で行うのは手間ではありませんか。特に複数の写真を扱う場合、時間もかかりファイル管理も煩雑になりがちです。このワークフローは、フォームに写真が送信されるだけで、オンラインツールが自動でPDFに変換しOneDriveに保存します。日常的な写真のPDFへの変換作業を自動化し、手作業によるミスや時間のロスといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定型的な写真のPDF変換作業に、多くの時間や手間を費やしている方
- 複数のメンバーから写真を受け取り、手動でPDF化して管理している担当者の方
- OneDriveを活用しており、写真やPDFファイルの管理をより効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に、写真のPDF変換から保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による変換漏れや保存先の間違い、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、オンラインの変換ツールで写真をPDFに変換する操作を設定します。
- その次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションを設定し、保存するファイル名の情報を整えます。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」を設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、氏名や日付などの質問項目や、ファイルアップロードといった回答種別を業務内容に合わせて自由に設定してください。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDF変換に利用するWebサイトのURLや、クリック、入力といった操作内容を任意で設定できます。
- OneDriveへのファイルアップロードの際には、管理しやすいように保存先のフォルダやファイル名を自由に指定することが可能です。
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
チャットツールに投稿された写真をPDF変換して保存するフローを作ってみよう
それでは代表的な例として、Slackに写真が投稿されたら、自動でPDFファイルに変換してBoxの指定フォルダに保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- SlackとBoxのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Slackのトリガー設定とBoxのアクション設定
- フローをONにし、動作を確認
Slackに写真が投稿されたら、オンラインツールでPDFに変換してBoxに保存する
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■概要
Slackに投稿された写真を、手動でPDFに変換して管理する作業に手間がかかっていませんか。写真の枚数が多ければ多いほど、ダウンロードや変換、保存といった一連の作業は負担になりがちです。このワークフローは、Slackに写真が投稿されると、オンラインツールで自動的にPDFへ変換し、指定のBoxフォルダに保存します。写真のPDF変換に関わる定型業務を自動化し、手作業による負担やミスの削減に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SlackとBoxを利用し、写真のPDF変換とファイル管理を自動化したいと考えている方
- 報告書などで利用する大量の写真を、手作業でPDFへ変換・保存している方
- 写真などのファイル管理プロセス全体を効率化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿を起点に写真のPDF変換からBoxへの保存までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換忘れや保存先の指定間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意の写真・PDF変換ツールを操作し、ダウンロードした写真をPDFに変換します
- さらに、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、保存するファイル名に使用する情報を整えます
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、フローボットを起動させたい対象のチャンネルを任意で設定してください
- RPA機能の設定では、写真のPDF変換に使用するオンラインツールのURLや、ファイル選択、変換ボタンのクリックといった一連のブラウザ操作を自由に設定できます
- Boxにファイルをアップロードするアクションで、保存先のフォルダや、保存する際のファイル名を任意で指定することが可能です
■注意事項
- Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：SlackとBoxのマイアプリ登録とブラウザ操作用アカウントを登録しよう
下準備としてYoomと各アプリを連携していきます。
まずはYoomにログインし、左上のマイアプリ→新規接続の順でクリックしてください。
その後、アプリを選択する画面に進みますので、新規アプリを登録する際はこの手順で進みましょう。
Slackのマイアプリ登録手順
アプリ一覧でSlackを選択しましょう。
Yoomと連携したい投稿先のチャンネルをプルダウンから選択したら、「許可する」をクリックします。
これでSlackのマイアプリ登録が完了です！
Boxのマイアプリ登録手順
アプリ一覧でBoxを選択してください。
Boxのログイン画面に移行するので、メールアドレスとパスワードを入力し、承認をクリックしましょう。
これで Boxのマイアプリ登録ができました。
ブラウザ操作用アカウントの登録方法
今回ブラウザを操作するというアクションで必要なため登録しましょう。
マイアプリをクリック後、「ブラウザ操作用アカウント」→「新規接続」を選択します。
サービス名サービス名・識別名は任意の値を入力します。
アカウント名はChromeのログインアカウント、パスワードはChromeのパスワードを入力しましょう。
ステップ2：テンプレートをコピーしよう
Yoomが用意しているテンプレートを活用して、フローボットを作成します。
テンプレートを活用すれば、大枠があらかじめ設定されているので、簡単に操作できます。
それでは下のバナーをクリックしてください。
Slackに写真が投稿されたら、オンラインツールでPDFに変換してBoxに保存する
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■概要
Slackに投稿された写真を、手動でPDFに変換して管理する作業に手間がかかっていませんか。写真の枚数が多ければ多いほど、ダウンロードや変換、保存といった一連の作業は負担になりがちです。このワークフローは、Slackに写真が投稿されると、オンラインツールで自動的にPDFへ変換し、指定のBoxフォルダに保存します。写真のPDF変換に関わる定型業務を自動化し、手作業による負担やミスの削減に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SlackとBoxを利用し、写真のPDF変換とファイル管理を自動化したいと考えている方
- 報告書などで利用する大量の写真を、手作業でPDFへ変換・保存している方
- 写真などのファイル管理プロセス全体を効率化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿を起点に写真のPDF変換からBoxへの保存までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換忘れや保存先の指定間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意の写真・PDF変換ツールを操作し、ダウンロードした写真をPDFに変換します
- さらに、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、保存するファイル名に使用する情報を整えます
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、フローボットを起動させたい対象のチャンネルを任意で設定してください
- RPA機能の設定では、写真のPDF変換に使用するオンラインツールのURLや、ファイル選択、変換ボタンのクリックといった一連のブラウザ操作を自由に設定できます
- Boxにファイルをアップロードするアクションで、保存先のフォルダや、保存する際のファイル名を任意で指定することが可能です
■注意事項
- Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「このテンプレートを試す」をクリックします。
「OK」をクリックします。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
ステップ3：Slackのトリガーを設定しよう
次にフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「ファイルがチャンネルに投稿されたら」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択の画面は設定ができているので、以下の3点を確認し、次へをクリックしてください。
- タイトルは変更できます
- Slackと連携するアカウント情報を確認
- トリガーアクションは「ファイルがチャンネルに投稿されたら」が選択されています
アプリトリガーのAPI接続設定に進みます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、プランの最短の起動間隔にしておきましょう。
設定後、Slackに移動して、トリガーアクション（ファイルがチャンネルに投稿されたら）を実行してください。
その後Yoomに戻り、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、取得した値に情報が追加できたら保存してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ステップ4：Slackのアクションを設定しよう
次に「投稿されたファイルをダウンロード」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択の画面は設定ができているので、以下の3点を確認し、次へをクリックしましょう。
- タイトルは変更OKです
- Slackと連携するアカウント情報を確認
- トリガーアクションは「投稿されたファイルをダウンロード」が選択されています
API接続設定に進みましょう！
ファイルのダウンロードリンクは、Slackのトリガーで取得した値から選択しましょう。
取得した値を活用せずに手入力した場合、同じダウンロードリンクの情報を取得し続けることになるので注意してください。
設定後、テストをクリックします。
テストが成功し、取得した値にファイルの情報が取得できたら保存してください。
ステップ5：ブラウザを操作する
次にブラウザを操作するアクションの設定ですが、その前に事前設定を行います。
まずはこちらにアクセスし、chromeに追加をクリックしましょう。
拡張機能を追加を選択してください。
Chromeの拡張機能を追加できたら、Chromeの管理画面に移動して、シークレットモードの実行を許可してください。
▼Chromeの拡張機能の注意事項
※ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみ利用可能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
※サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらを確認してください。
ここまで設定したら、「ブラウザを操作する」をクリックしましょう。
あらかじめブラウザで実行したいアクションの設定ができています。
ご自身の使用したいサイトによって構成が変わりますので、カスタマイズしてください。
1アクション実行につき、1タスク消費しますので詳しくはこちらを確認してください。
では、一番上の項目から設定の中身を確認してみましょう！
1.URLにアクセス
- アクション名は任意の値を入力します
- 対象のURLは任意のURLを設定しましょう。
用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
2.ファイルをアップロード
- アクション名は任意の名前を入力します
- ファイルはSlackのアクションの「取得したファイル」を選択します
- ブラウザでファイルをアップロードしたい場合、ブラウザ操作に戻るをクリックし実際にアップロードします。
詳しくはこちらを確認してください
3.クリック
ブラウザ上でクリックが必要な場面で実行できます。
4.ファイルをダウンロード
- アクション名とファイルの名称に任意の名前を入力します
- 待機して実行は、ダウンロードにかかる時間を待機してエラーを防止するための時間です
設定が完了したら、テストをクリックし、取得した値に情報が追加できたら保存してください。
ステップ6：データ操作・変換をしよう
次に「正規表現によるデータの置換」をクリックしてください。
操作条件の設定を行います。
置換対象の文字列から、正規表現で置換箇所を指定し、指定した置換箇所を特定の文字列に変換するという作業を行います。
正規表現の設定方法についてはこちらを確認してください。
「データを操作・変換する」について詳しくはこちらを参考にしましょう。
置換対象はSlackのトリガーの取得した値から「ファイル名」を選択します。
今回、ファイル名の拡張子を削除（.jpg）したいので、置換箇所を正規表現で指定と置換後の文字列には、添付画像のように設定します。
正規表現に関する詳細はこちらを参考にしてください。
設定後、テストをクリックしましょう。
テストが成功したら、保存します。
ステップ7：Google Driveのアクションを設定しよう
次に「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択は設定ができていますので、以下を確認し、次へをクリックしましょう。
- タイトルは変更できます
- Boxと連携するアカウント情報を確認しておきます
- アクションは「ファイルをアップロード」が選択されています
API接続設定に進みます。
ファイル名は正規表現によるデータ置換の取得した値を選択したり、日付の項目から「今日」を選択しておくとファイルの情報が整理しやすいですね！
ファイル名は任意で設定できますが、最後に「.pdf」など拡張子を含んだファイル名を必ず入力してください。
格納先フォルダのコンテンツIDはBoxのURLを確認し、入力します。
ファイルの添付方法は、「取得した値を使用する」、「ファイル」を選択しましょう。
設定後、テストをクリックします。
テストが成功し、Boxにファイルをアップロードできたら保存してください。
ステップ8：動作を確認しよう
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認してください。
RPA機能とBoxを使ったその他の自動化例
RPA機能を使った自動化例
受信した画像やアップロードされたファイルを、RPAを活用して自動的にPDFへ変換します。
メールソフトやフォーム、クラウドストレージなど様々なトリガーに対応。
手動での形式変換やファイル整理の手間を削減し、業務効率を向上させます。
これにより、ファイル管理の自動化と情報の一元化が実現し、作業ミスを防ぎます。
Gmailで受信した画像をRPAでPDFに変換して、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
取引先からGmailで受信した画像形式の注文書などを、手作業でPDFに変換してGoogle Driveに格納する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、RPAが画像を自動でPDFに変換しGoogle Driveへ格納するため、ファイル管理に関する一連の業務を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する画像ファイルを手動でPDF化し、管理している方
- Google Driveでのファイル形式を統一し、管理を効率化したいチームリーダーの方
- 手作業によるファイルの変換漏れや保存ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信を起点に、画像のPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の指定ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信した画像をPDFに変換するブラウザ操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、画像をPDFに変換するために使用するWebサイトや、そのサイト上での具体的な操作内容を任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロード」アクションでは、ファイルのアップロード先フォルダを指定したり、ファイル名にメールの件名や受信日時といった動的な値を設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Google DriveにPNGファイルが格納されたら、RPAでPDFに変換し格納する
試してみる
■概要
日々の業務で発生するPNGファイルをPDFに変換する作業に、手間を感じていませんか。特にファイル数が多い場合、一つひとつ手作業でファイル変換を行うのは時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用することで、Google Driveの指定フォルダにPNGファイルを格納するだけで、RPAが自動でPDFファイルへ変換し、任意のフォルダに保存する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的に発生するPNGからPDFへの変換作業を自動化したい方
- Google Drive上で画像ファイルを管理しており、ファイル変換業務を効率化したいと考えている方
- 単純なファイル変換作業の手間を削減し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルを格納するだけで自動でPDFに変換されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます
- 手作業によるファイルの選択ミスや変換漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します
- トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定します
- オペレーションで分岐機能を設定し、追加されたファイルがPNGファイルの場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたPNGファイルをPDFに変換するブラウザ上での操作を自動化します
- データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を利用し、保存するPDFのファイル名を適切に設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、PNGファイルを検知するフォルダIDを任意で指定し、最終的なPDFのアップロード先フォルダも自由に設定可能です
- 分岐機能では、ファイル名に「.png」が含まれているかなど、後続のオペレーションを起動させるための条件を柔軟にカスタマイズできます
- RPA機能では、PDF変換で利用したいWebページのURLや、操作する対象などを実際の環境に合わせて自由に設定できます
- 正規表現によるデータの置換では、元のPNGファイル名から拡張子を「.pdf」に変更するといった、保存するファイル名の命名規則を自由に設定可能です
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Googleフォームで受け取った画像をRPAでPDFに変換して、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取った本人確認書類などの画像を、一件ずつ手作業でPDFに変換してフォルダに保存していませんか？この定型業務は時間がかかる上に、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーも起こりがちな作業です。このワークフローを活用すれば、フォームに画像が添付されるとRPAが自動でPDFに変換し、Google Driveの指定フォルダへ格納までを完結できるため、手作業による手間とミスを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで画像を受け取り、PDF化してGoogle Driveで管理している方
- 証明写真や本人確認書類などの画像ファイルを扱う人事・総務部門のご担当者の方
- RPAを活用して、Web上でのファイル変換やアップロード作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答後の画像ダウンロード、PDF変換、アップロードといった一連の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの変換ミスや、指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションで、画像ファイルの情報を含む回答を取得するように設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームで回答された画像ファイルをダウンロードします。
- 続いて、オペレーションで「ブラウザを操作する」を設定し、ダウンロードした画像をPDFファイルに変換する操作を記録します。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「ブラウザを操作する」オペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合、該当のオペレーションはエラーとなりますのでご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中には「ブラウザを操作する」オペレーションなどの機能をお試しいただけます。
- Googleフォームのトリガーで回答項目の値を取得する際、JSONPathを用いてファイルIDなどの情報をアウトプットに格納する必要があります。
Outlookで受信した画像をRPAでPDFに変換して、Microsoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
Outlookで受信した画像ファイルを、都度PDFに変換してMicrosoft SharePointへ手動で格納する作業に手間を感じていませんか。特に、日々多くの画像ファイルを扱う業務では、この繰り返し作業が負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された画像のPDF変換からMicrosoft SharePointへの格納までを自動化でき、こうしたファイル管理に関する課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した画像ファイルの管理に、手作業で時間をかけている方
- RPAを活用して、画像からPDFへの変換といったブラウザ操作を自動化したい方
- Microsoft SharePointへのファイル格納を効率化し、情報共有を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信から格納までが自動化され、手作業でのファイル変換やアップロードに費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの変換ミスや、保存先のフォルダ間違い、格納漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードした画像をPDFに変換するブラウザ上の操作を記録します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定の場所に格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、PDF変換に利用するWebサイトやページ、具体的な操作内容を任意で設定してください。
- Microsoft SharePointへファイルをアップロードする際に、アップロード先のサイトやフォルダを指定できます。また、ファイル名には固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得したデータなどを活用することも可能です。
■注意事項
- Outlook、Microsoft SharepointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Boxを使ったその他の自動化例
Yoomでは、Boxに対応したさまざまな自動化を簡単に実現できます。
たとえば、BoxにPDFファイルがアップロードされたら自動でOCRを実行し、Google スプレッドシートやZoho CRMへデータを追加したり、Slackに通知したりすることが可能です。これにより、日々発生するファイル管理や情報の転記作業を大幅に効率化でき、手作業による入力ミスや作業負担を減らせます。
ここでは、Boxと他ツールを連携した便利な自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
BoxにアップロードされたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書などのPDFファイル。その内容を確認し、手作業でGoogle スプレッドシートに転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなり得ます。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能がPDFの文字情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートへ転記する一連のタスクを自動化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxにアップロードしたPDFの内容を手作業で転記している方
- 請求書や申込書などの書類処理にかかる時間を削減したいと考えている方
- OCRを活用して、紙媒体やPDFのデータ化を効率的に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにPDFファイルが追加されると、自動で内容が転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションで、監視対象のフォルダを設定します。
- オペレーションで、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内にダウンロードします。
- 続いて、オペレーションのOCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルから必要な文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、読み取りたいPDFのフォーマットに合わせて、抽出する項目を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートへレコードを追加するアクションでは、データを記録したいシートや列の範囲を任意で指定することが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
BoxにJPEGファイルが格納されたら、OCRでテキストを抽出しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
請求書や領収書など、JPEG形式の画像ファイルからテキスト情報を手作業で転記する業務に、手間や時間を取られていないでしょうか。この作業は単純でありながら、コピー＆ペーストのミスや入力漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、BoxにJPEGファイルが格納されると自動でOCRが内容を読み取り、テキスト化した上でGoogle スプレッドシートへ追加できます。JPEGファイルからテキストを抽出する一連の作業を自動化し、業務効率を改善します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存したJPEG画像から、手作業でテキスト情報を転記している経理や営業事務担当者の方
- アンケートや名刺といったJPEG画像データをテキスト化し、Google スプレッドシートで管理したいと考えている方
- プロセスを自動化することで、手作業による入力ミスをなくし業務品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルを格納するだけで、OCRによるテキスト抽出からGoogle スプレッドシートへの転記までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがJPEGの場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名やファイル形式といった前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を動かす条件を任意で設定してください。
- OCR機能では、画像内のどの範囲のテキストを読み取るか、抽出したい項目を任意でカスタマイズしてください。
- Google スプレッドシートのアクションでは、書き込み対象のスプレッドシート、シート名、および書き込みを開始するセルなどを任意で設定してください。
■注意事項
- Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する
試してみる
■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する」フローは、BoxとOCRを活用した業務ワークフローです。
Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、OCR機能で内容を自動的に読み取り、必要な情報をSlackに通知します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを日常的に利用しており、ファイル内容の迅速な共有が必要なチームの方
- 手動でファイルの内容確認や情報共有に時間を取られているビジネスパーソン
- Slackを活用してリアルタイムに情報通知を行いたい企業の方
- OCRを用いて紙ベースの情報をデジタル化し、自動で管理したい事務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 情報共有のスピード向上：Boxへのファイル追加と同時ファイルのOCRとOCRで読み取った内容がSlackに通知されるため、チーム全体の情報共有が迅速になります。
- 手作業の削減：OCR機能で内容を自動読み取りし、通知することで、手動でのデータ入力や確認作業が不要になります。
- エラーの防止：自動化されたプロセスにより、ヒューマンエラーのリスクを低減し、正確な情報共有が可能になります。
BoxにファイルがアップロードされたらOCRし、 Zoho CRMに連絡先を作成する
試してみる
■概要
Boxに保存した名刺や顧客情報を、手作業でZoho CRMに転記する業務に手間を感じていませんか。この単純作業は時間を要するだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。このワークフローは、BoxのAPIを活用した連携を通じて、指定したフォルダにファイルがアップロードされると、OCR機能が自動でテキストを抽出し、その情報を基にZoho CRMへ新しい連絡先を作成します。この一連の流れを自動化し、顧客情報の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとZoho CRMを併用し、名刺などの顧客情報を手動で入力している営業担当者の方
- box apiの活用も視野に入れ、書類管理から顧客登録までを自動化したいと考えている方
- 紙媒体で受け取った情報をデータ化し、CRMへの登録を効率化したいと考えているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にZoho CRMへの連絡先作成が自動で完了するため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力情報の誤りや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み込みます。
- 最後に、オペレーションでZoho CRMの「連絡先を作成」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を各項目にマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、読み取るファイルの種類（名刺、請求書など）に応じて、抽出する項目を任意で設定できます。
- Zoho CRMで連絡先を作成する際、OCRで取得した会社名や氏名などを変数として各項目に埋め込むだけでなく、特定のタグなどを固定値として設定することも可能です。
■注意事項
- Box、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
写真のPDF変換と保存作業を自動化することで、これまで日常的に発生していたファイル形式の変換や、各ツールからのダウンロード・アップロードといった一連の手間をまるごと削減できます。
これにより、ヒューマンエラーによる変換ミスや保存漏れを防ぎ、誰でも正確にファイル管理ができる体制を構築できるため、より付加価値の高い業務に集中する時間を確保できそうです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
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