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「現場で撮影した写真をSlackで共有されたけど、報告書用にPDF化するのが手間…」
「メールやフォームで受け取った画像を一つひとつPDFに変換して、ストレージに保存する作業に時間を取られていないでしょうか？」
このように、写真ファイルの形式変換と整理作業に非効率さを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">「Slackなどのチャットツールに投稿された写真や、メールで受け取った画像ファイルを自動でPDFに変換し、Boxのようなストレージサービスに自動保存できる仕組み</span>があれば、煩雑な手作業から解放され、本来注力すべき業務に時間を使えます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に導入できます。手間や時間をかけずにすぐ始められるので、ぜひ自動化で作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">さまざまなツールに投稿された写真をPDFに変換できる業務自動化テンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーからすぐに体験してみてください！
普段お使いの様々なツールを起点として、写真ファイルを自動でPDFに変換し、指定のストレージサービスに保存する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
写真の収集から整理まで一気通貫で自動化することで、手作業の手間や保存漏れなどのミスを防げます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールに写真が投稿されたタイミングをきっかけに、自動でPDFファイルへ変換し、Boxをはじめとするストレージサービスに保存する</span>ことが可能です。
リアルタイムでの情報共有と整理を両立し、報告書作成などの後続業務をスムーズに進めることができます！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで特定の条件に一致するメールを受信した際に、添付された写真ファイルを自動でPDFに変換してストレージサービスに格納できます。</span>
メールの確認漏れやファイルのダウンロード・変換といった一連の手作業をまるごと自動化できます。
<span class="mark-yellow">Yoomのフォーム機能などを用いて写真ファイルが送信されたら、即座にPDFへと変換し指定のストレージサービスに自動で保存する</span>ことも可能です。
現場報告や申請業務などで発生する写真の収集と管理を効率化します。
それでは代表的な例として、Slackに写真が投稿されたら、自動でPDFファイルに変換してBoxの指定フォルダに保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
下準備としてYoomと各アプリを連携していきます。
まずはYoomにログインし、左上のマイアプリ→新規接続の順でクリックしてください。
その後、アプリを選択する画面に進みますので、新規アプリを登録する際はこの手順で進みましょう。
アプリ一覧でSlackを選択しましょう。
Yoomと連携したい投稿先のチャンネルをプルダウンから選択したら、「許可する」をクリックします。
これでSlackのマイアプリ登録が完了です！
アプリ一覧でBoxを選択してください。
Boxのログイン画面に移行するので、メールアドレスとパスワードを入力し、承認をクリックしましょう。
これで Boxのマイアプリ登録ができました。
今回ブラウザを操作するというアクションで必要なため登録しましょう。
マイアプリをクリック後、「ブラウザ操作用アカウント」→「新規接続」を選択します。
サービス名サービス名・識別名は任意の値を入力します。
アカウント名はChromeのログインアカウント、パスワードはChromeのパスワードを入力しましょう。
Yoomが用意しているテンプレートを活用して、フローボットを作成します。
テンプレートを活用すれば、大枠があらかじめ設定されているので、簡単に操作できます。
それでは下のバナーをクリックしてください。
「このテンプレートを試す」をクリックします。
「OK」をクリックします。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「ファイルがチャンネルに投稿されたら」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択の画面は設定ができているので、以下の3点を確認し、次へをクリックしてください。
アプリトリガーのAPI接続設定に進みます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、プランの最短の起動間隔にしておきましょう。
設定後、Slackに移動して、トリガーアクション（ファイルがチャンネルに投稿されたら）を実行してください。
その後Yoomに戻り、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、取得した値に情報が追加できたら、保存してください。
次に「投稿されたファイルをダウンロード」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択の画面は設定ができているので、以下の3点を確認し、次へをクリックしましょう。
API接続設定に進みましょう！
ファイルのダウンロードリンクは、Slackのトリガーで取得した値から選択しましょう。
取得した値を活用せずに手入力した場合、同じダウンロードリンクの情報を取得し続けることになるので注意してください。
詳細はこちらを確認しておきましょう。
設定後、テストをクリックします。
テストが成功し、取得した値にファイルの情報が取得できたら保存してください。
次にブラウザを操作するアクションの設定ですが、その前に事前設定を行います。
まずはこちらにアクセスし、chromeに追加をクリックしましょう。
拡張機能を追加を選択してください。
Chromeの拡張機能を追加できたら、Chromeの管理画面に移動して、シークレットモードの実行を許可してください。
▼Chromeの拡張機能の注意事項
※ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみ利用可能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
※サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらを確認してください。
ここまで設定したら、「ブラウザを操作する」をクリックしましょう。
あらかじめブラウザで実行したいアクションの設定ができています。
ご自身の使用したいサイトによって構成が変わりますので、カスタマイズしてください。
1アクション実行につき、1タスク消費しますので詳しくはこちらを確認してください。
では、一番上の項目から設定の中身を確認してみましょう！
ブラウザ上でクリックが必要な場面で実行できます。
設定が完了したら、テストをクリックし、取得した値に情報が追加できたら保存してください。
次に「正規表現によるデータの置換」をクリックしてください。
操作条件の設定を行います。
置換対象の文字列から、正規表現で置換箇所を指定し、指定した置換箇所を特定の文字列に変換するという作業を行います。
正規表現の設定方法についてはこちらを確認してください。
「データを操作・変換する」について詳しくはこちらを参考にしましょう。
置換対象はSlackのトリガーの取得した値から「ファイル名」を選択します。
今回、ファイル名の拡張子を削除（.jpg）したいので、置換箇所を正規表現で指定と置換後の文字列には、添付画像のように設定します。
正規表現に関する詳細はこちらを参考にしてください。
設定後、テストをクリックしましょう。
テストが成功したら、保存します。
次に「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択は設定ができていますので、以下を確認し、次へをクリックしましょう。
API接続設定に進みます。
ファイル名は正規表現によるデータ置換の取得した値を選択したり、日付の項目から「今日」を選択しておくとファイルの情報が整理しやすいですね！
ファイル名は任意で設定できますが、最後に「.pdf」など拡張子を含んだファイル名を必ず入力してください。
格納先フォルダのコンテンツIDはBoxのURLを確認し、入力します。
ファイルの添付方法は、「取得した値を使用する」、「ファイル」を選択しましょう。
設定後、テストをクリックします。
テストが成功し、Boxにファイルをアップロードできたら保存してください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認してください。
Yoomでは、Boxに対応したさまざまな自動化を簡単に実現できます。
たとえば、BoxにPDFファイルがアップロードされたら自動でOCRを実行し、Google スプレッドシートやZoho CRMへデータを追加したり、Slackに通知したりすることが可能です。これにより、日々発生するファイル管理や情報の転記作業を大幅に効率化でき、手作業による入力ミスや作業負担を減らせます。
ここでは、Boxと他ツールを連携した便利な自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
写真のPDF変換と保存作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで日常的に発生していたファイル形式の変換や、各ツールからのダウンロード・アップロードといった一連の手間をまるごと削減できます。</span>
これにより、ヒューマンエラーによる変換ミスや保存漏れを防ぎ、誰でも正確にファイル管理ができる体制を構築できるため、より付加価値の高い業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし写真管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、まずは無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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