Slackに写真が投稿されたら、オンラインツールでPDFに変換してBoxに保存する

■概要

Slackに投稿された写真を、手動でPDFに変換して管理する作業に手間がかかっていませんか。写真の枚数が多ければ多いほど、ダウンロードや変換、保存といった一連の作業は負担になりがちです。このワークフローは、Slackに写真が投稿されると、オンラインツールで自動的にPDFへ変換し、指定のBoxフォルダに保存します。写真のPDF変換に関わる定型業務を自動化し、手作業による負担やミスの削減に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SlackとBoxを利用し、写真のPDF変換とファイル管理を自動化したいと考えている方
• 報告書などで利用する大量の写真を、手作業でPDFへ変換・保存している方
• 写真などのファイル管理プロセス全体を効率化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackへの投稿を起点に写真のPDF変換からBoxへの保存までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換忘れや保存先の指定間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとBoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定します
4. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意の写真・PDF変換ツールを操作し、ダウンロードした写真をPDFに変換します
5. さらに、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、保存するファイル名に使用する情報を整えます
6. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackのトリガー設定では、フローボットを起動させたい対象のチャンネルを任意で設定してください
• RPA機能の設定では、写真のPDF変換に使用するオンラインツールのURLや、ファイル選択、変換ボタンのクリックといった一連のブラウザ操作を自由に設定できます
• Boxにファイルをアップロードするアクションで、保存先のフォルダや、保存する際のファイル名を任意で指定することが可能です

■注意事項

• Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。