Googleフォームで受け取った画像をRPAでPDFに変換して、Google Driveに格納する

■概要

Googleフォームで受け取った本人確認書類などの画像を、一件ずつ手作業でPDFに変換してフォルダに保存していませんか？この定型業務は時間がかかる上に、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーも起こりがちな作業です。このワークフローを活用すれば、フォームに画像が添付されるとRPAが自動でPDFに変換し、Google Driveの指定フォルダへ格納までを完結できるため、手作業による手間とミスを解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで画像を受け取り、PDF化してGoogle Driveで管理している方
• 証明写真や本人確認書類などの画像ファイルを扱う人事・総務部門のご担当者の方
• RPAを活用して、Web上でのファイル変換やアップロード作業を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答後の画像ダウンロード、PDF変換、アップロードといった一連の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるファイルの変換ミスや、指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションで、画像ファイルの情報を含む回答を取得するように設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームで回答された画像ファイルをダウンロードします。
4. 続いて、オペレーションで「ブラウザを操作する」を設定し、ダウンロードした画像をPDFファイルに変換する操作を記録します。
5. 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

■このワークフローのカスタムポイント

• 「ブラウザを操作する」オペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合、該当のオペレーションはエラーとなりますのでご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中には「ブラウザを操作する」オペレーションなどの機能をお試しいただけます。
• Googleフォームのトリガーで回答項目の値を取得する際、JSONPathを用いてファイルIDなどの情報をアウトプットに格納する必要があります。