BoxにJPEGファイルが格納されたら、OCRでテキストを抽出しGoogle スプレッドシートに追加する

‍■概要

請求書や領収書など、JPEG形式の画像ファイルからテキスト情報を手作業で転記する業務に、手間や時間を取られていないでしょうか。この作業は単純でありながら、コピー＆ペーストのミスや入力漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、BoxにJPEGファイルが格納されると自動でOCRが内容を読み取り、テキスト化した上でGoogle スプレッドシートへ追加できます。JPEGファイルからテキストを抽出する一連の作業を自動化し、業務効率を改善します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに保存したJPEG画像から、手作業でテキスト情報を転記している経理や営業事務担当者の方
• アンケートや名刺といったJPEG画像データをテキスト化し、Google スプレッドシートで管理したいと考えている方
• プロセスを自動化することで、手作業による入力ミスをなくし業務品質を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルを格納するだけで、OCRによるテキスト抽出からGoogle スプレッドシートへの転記までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがJPEGの場合のみ後続の処理に進むよう設定します
4. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します
5. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイル名やファイル形式といった前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を動かす条件を任意で設定してください。
• OCR機能では、画像内のどの範囲のテキストを読み取るか、抽出したい項目を任意でカスタマイズしてください。
• Google スプレッドシートのアクションでは、書き込み対象のスプレッドシート、シート名、および書き込みを開始するセルなどを任意で設定してください。

■注意事項

• Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。