.avif)
・
「このPDF資料の一部を編集して使いたいけど、テキストのコピー＆ペーストだとレイアウトが崩れてしまう…」
「毎回手作業でPDFの内容をWordに書き写しているけど、単純作業に時間を取られて他の仕事が進まない…」
このように、PDFファイルをWord文書として再利用する際の非効率な作業に、手間やストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">受け取ったPDFファイルを自動で編集可能なWordファイルに変換し、指定の場所に保存できる仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしさから解放され、資料の修正やコンテンツ作成といった、より創造的な業務に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">PDFファイルをWordファイルに変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールと連携して、PDFからWordへのファイル変換を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
この自動化により、手作業によるコピー＆ペーストやフォーマットの再設定といった手間を削減し、業務効率を向上させることが可能です。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google DriveなどのストレージサービスにPDFファイルがアップロードされたことをトリガーに、自動でWordファイルへ変換し、指定のフォルダに保存する</span>ことができます。
チーム内でのファイル共有や共同編集のプロセスがよりスムーズになります。
<span class="mark-yellow">Gmailなどで特定のPDFファイルが添付されたメールを受信した際に、そのファイルを自動でWord文書に変換し、OneDriveなどのストレージサービスに保存できます</span>。
取引先から送られてきた請求書や報告書などを即座に編集可能な形式で管理することが可能です。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどを通じてPDFファイルが送信された場合に、そのファイルを自動的にWordへ変換してBoxなどのストレージサービスに格納する</span>こともできます。
履歴書や申込書といった提出書類の確認・編集作業を効率化できます。
それではここから代表的な例として、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルがアップロードされた際に、自動でWordファイルに変換し、別の指定フォルダに保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、YoomとGoolge Driveを連携し、操作が行えるようにしていきます。
Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Google Driveをクリックします。
下の画像が出てきたら、「Sign in with Google」をクリックします。
アカウントの選択画面から、お持ちのアカウントでログインを行ってください。
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
「次へ」をクリックします。
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
下記テンプレートページを開き、「このテンプレートを試してみる」をクリックしましょう。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
それでは各フローの設定をしていきます。
下記「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォ・・・」をクリックしてください。
以下の画面で、ご自身のアカウントが連携できているのを確認したら、「次へ」をクリックします。
API接続設定をしていきます。
「トリガーの起動間隔」はプルダウンから任意の間隔を選択します。
起動間隔は、5分・10分・15分・30分・60分から選べます。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。
また、この後のステップで利用するため、Google Driveの任意のフォルダに、テスト用のPDFファイルを用意しておいてください。
今回の例では、以下のようなPDFファイルを作成しました。
Yoomに戻り「フォルダID」に、PDFファイルを格納したフォルダを指定してください。
入力欄をクリックすると、プルダウンから選択できます。
完了したら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功し、下記のように「取得した値」に値が表示されていれば、「保存する」をクリックして先に進みます。
続いてデータの置換設定をしていきます。
下記「正規表現によるデータの置換」をクリックしてください。
操作条件の設定をしていきます。
下記のように設定できましたら、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功し、ファイル名が変換できているのを確認したら「保存する」をクリックしてください。
続いてPDFファイルをGoogle ドキュメントに変換する設定をしていきます。
下記「PDFファイルをGoogleドキュメントに変換・・・」をクリックしてください。
ご自身のアカウントが連携されているか確認し、「次へ」をクリックします。
API接続設定をしていきます。
それぞれの入力欄には、これまでのステップで設定した値が入力されているので、ご確認ください。
テストが成功し、変換したファイルIDの値が取得できているのを確認したら「保存する」をクリックして次に進みます。
続いて変換したファイルをダウンロードする設定をしていきます。
下記「Googleドキュメントをダウンロード」をクリックしてください。
ご自身のアカウントが連携されているのを確認し「次へ」をクリックします。
API接続設定をしていきます。
確認したら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、Wordファイルをダウンロードできるようになっています。
※現時点でファイル名が「Untitled」になっていますが、次のステップで変更できるため問題ありません。
確認したら「保存する」をクリックして次に進みます。
続いて、Google Driveへのファイルアップロード設定をしていきます。
下記「ファイルをアップロードする」をクリックしてください。
ご自身のアカウントが連携されているのを確認し「次へ」をクリックします。
API接続設定をしていきます。
「格納先のフォルダID」には、任意のフォルダIDを入力してください。
入力欄をクリックすると候補が出てきます。
その他の項目は既定値のままで大丈夫です。
下記のように入力が完了したら「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、Wordファイルがアップロードされているため、Google Driveの格納先のフォルダをご確認ください。
確認したら「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
Yoomでは、Google Driveと連携したさまざまな自動化を簡単に実現できます。
たとえば、Google DriveにアップロードされたPDFファイルを自動でWordに変換して保存する自動化は、特にドキュメント管理の効率化に役立ちます。手動で行うファイル変換作業を削減し、迅速に必要な形式でデータを利用できるようにすることが可能です。これにより、ファイルの再利用がスムーズになり、チームの作業も大幅に効率化されます。
ここでは、Google Driveを使った便利な自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
PDFからWordへの変換作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたコピー＆ペーストやフォーマット調整の手間をなくし、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。</span>
これにより、受け取った資料の再利用や編集が格段にスムーズになり、より付加価値の高い業務に集中できる貴重な時間を確保することに繋がるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
.avif){kind=small}
.avif)
.webp)
.webp)
