■概要
日常業務で発生する「PDFをWordに変換する」という作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。特に、受信するPDFの数が多ければ、ファイルを開いて変換し、名前を付けて保存する一連の作業は大きな負担になりがちです。このワークフローは、Gmailで特定のPDFファイルを受信すると、自動でWordファイルへ変換し、指定のOneDriveフォルダに保存します。この定型業務を自動化することで、手作業による負担を軽減し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的にPDFをWordに変換する作業を手作業で行っている方
- Gmailで受信した契約書や請求書などのPDFファイルを効率的に管理したい方
- 手作業によるファイルの変換ミスや保存漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信をトリガーに、PDFをWordに変換する作業から保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの変換ミスや、指定フォルダ以外への保存、保存忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の安定化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定したラベルが付けられたメールを受信した際にフローが起動します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの名称に「契約書」を含むなど、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるようにします。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、メールに添付されたPDFファイルをアップロードします。
- 続けて、Google Driveの「PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する」アクションと「Googleドキュメントをダウンロード」アクションを設定し、Word形式でファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたWordファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- 分岐機能では、メールの件名や添付ファイル名に特定のキーワードが含まれている場合のみ処理を実行するなど、独自の条件を設定することが可能です。
- Google Driveへファイルをアップロードする際や、PDFを変換する際の一時的な保存先フォルダ、ファイル名を任意で指定できます。
- 最終的にWordファイルを保存するOneDriveのフォルダや、保存時のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google Drive、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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