■概要
受け取ったPDFファイルの内容を編集するために、毎回手作業でWordに変換していると、手間がかかる上にコピー＆ペーストのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されています。Google Driveの特定フォルダにPDFをアップロードするだけで、自動でWordファイルへの変換処理が実行され、指定の別フォルダに保存されます。手作業によるPDFからWordへの変換作業を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定型的に発生するPDFをWordに変換する作業に、多くの時間を費やしている方
- 手作業でのファイル変換による、コピー＆ペーストのミスや抜け漏れをなくしたい方
- Google Drive上でファイルの管理を一元化し、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルを置くだけでPDFをWordに変換する処理が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストやファイル形式の変換ミスがなくなるため、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、マイアプリ連携画面からGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を活用し、保存するWordファイルのファイル名をあらかじめ整形します。
- 次に、Google Driveの「PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する」と「Googleドキュメントをダウンロード」アクションを順に設定し、Wordファイル形式で変換します。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、変換したファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、PDFファイルのアップロードを検知する対象のフォルダを、任意のフォルダIDで指定することが可能です。
- PDFからGoogleドキュメントへ変換するオペレーションでは、変換後の一時的なファイル名や保存先フォルダを任意のものに変更できます。
- 最終的にWord形式のファイルをGoogle Driveへアップロードする際にも、保存先のフォルダやファイル名を自由に設定することができます。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
