GoogleフォームでPDFが送信されたら、Wordファイルに変換してBoxに保存する

■概要

Googleフォームで受け取ったPDFファイルの内容を確認し、手動でWordファイルへ変換してからBoxに保存する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Googleフォームへのファイル添付付きの回答をきっかけに、PDFからWordへのファイル変換、そしてBoxへの保存までを完全に自動化します。定型的なファイル変換作業から解放され、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームでPDFファイルを受け取り、手作業での変換と保存に手間を感じている方
• 定型的なファイル変換業務を自動化し、PDFをWordに変換する際の人的ミスをなくしたい方
• Boxをファイルストレージとして活用しており、一連のファイル管理業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答送信をトリガーに、PDFからWordへの変換、Boxへの保存が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの変換忘れや保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることが可能です。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
3. オペレーションで、データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を設定し、ファイル名などを任意の形式に整えます。
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する」アクションを設定します。
5. 続けて、Google Driveの「Googleドキュメントをダウンロード」アクションを設定し、ファイルをWord形式でダウンロードします。
6. 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたWordファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、任意のフォームIDを指定できます。また、送信されたファイルの情報だけでなく、フォームの回答内容を取得し、ファイル名などに活用することも可能です。
• Google DriveでPDFからGoogleドキュメントへ変換する際に、保存先のフォルダやファイル名を任意に設定できます。
• Wordに変換したファイルをBoxへアップロードする際に、保存先のフォルダやファイル名を任意に設定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。