「Pipedriveで取引が成約確実になったら、毎回手作業で契約書を作成している…」
「契約書の宛名や金額の入力ミスが起こらないか不安…」
このように、Pipedriveを活用した営業活動の最終段階で発生する契約書作成業務に、手間やプレッシャーを感じていませんか？
もし、Pipedrive上で取引のステータスが更新されたことをきっかけに、取引情報が反映された契約書が自動で作成され、指定の宛先に自動で送信される仕組みがあれば、これらの悩みから解放されることも可能です！
そのうえ、ミスなく迅速にクロージング対応を進め、より重要な営業活動に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化はノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはPipedriveの取引情報をもとに契約書を自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Pipedriveで取引が指定のステータスに更新されたら、契約書を発行しGmailで送信する
試してみる
■概要
Pipedriveで管理している取引が成約に近づくと、契約書の作成や送付といった事務作業が発生し、手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Pipedriveで取引が特定のステータスに更新されるだけで、契約書の作成からGmailでの送付までを自動化できるため、営業担当者の負担を減らし、よりスムーズな契約プロセスを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Pipedriveを活用しており、契約書作成や送付のプロセスを効率化したい営業担当者の方
- 営業活動における定型業務を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
- 手作業による情報入力のミスをなくし、正確な契約書作成フローを構築したい管理部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- Pipedriveのステータス更新を起点に契約書の作成から送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- Pipedrive上の正確な情報をもとに契約書が作成されるので、金額や顧客情報の転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Googleドキュメント、PipedriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでPipedriveを選択し、「取引が更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取引が特定のステータス（例：「won」）に更新された場合のみ、後続のアクションが実行されるようにします。
- 次に、オペレーションでPipedriveの「取引に紐づく製品一覧の取得」アクションを設定し、契約内容の詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した契約書を添付して指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、雛形として使用するドキュメントのファイルID、作成した契約書の格納先となるGoogle DriveのフォルダID、および出力ファイル名をそれぞれ任意の値で設定してください。
- Gmailのオペレーションでは、メールの宛先や件名を任意で設定します。本文には、Pipedriveから取得した顧客名や取引金額などの情報を活用して、パーソナライズされた内容を作成することが可能です。
■注意事項
- Pipedrive、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Pipedriveの取引情報から契約書を自動作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Pipedriveで取引が指定のステータスに更新された際に、契約書を自動で発行しGmailで送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Pipedrive／Gmail／Googleドキュメント
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Pipedrive、Googleドキュメント、Gmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Pipedriveのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Pipedriveで取引が指定のステータスに更新されたら、契約書を発行しGmailで送信する
試してみる
■概要
Pipedriveで管理している取引が成約に近づくと、契約書の作成や送付といった事務作業が発生し、手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Pipedriveで取引が特定のステータスに更新されるだけで、契約書の作成からGmailでの送付までを自動化できるため、営業担当者の負担を減らし、よりスムーズな契約プロセスを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Pipedriveを活用しており、契約書作成や送付のプロセスを効率化したい営業担当者の方
- 営業活動における定型業務を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
- 手作業による情報入力のミスをなくし、正確な契約書作成フローを構築したい管理部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- Pipedriveのステータス更新を起点に契約書の作成から送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- Pipedrive上の正確な情報をもとに契約書が作成されるので、金額や顧客情報の転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Googleドキュメント、PipedriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでPipedriveを選択し、「取引が更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取引が特定のステータス（例：「won」）に更新された場合のみ、後続のアクションが実行されるようにします。
- 次に、オペレーションでPipedriveの「取引に紐づく製品一覧の取得」アクションを設定し、契約内容の詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した契約書を添付して指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、雛形として使用するドキュメントのファイルID、作成した契約書の格納先となるGoogle DriveのフォルダID、および出力ファイル名をそれぞれ任意の値で設定してください。
- Gmailのオペレーションでは、メールの宛先や件名を任意で設定します。本文には、Pipedriveから取得した顧客名や取引金額などの情報を活用して、パーソナライズされた内容を作成することが可能です。
■注意事項
- Pipedrive、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：Pipedrive、Googleドキュメント、Gmailのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
※Googleドキュメントのマイアプリ連携は、ナビ内のGoogle スプレッドシートの連携方法を参考にしてください。
Googleドキュメントと連携するとできるようになることについてご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Pipedriveをマイアプリ連携
マイアプリ画面にある+新規接続ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
Pipedriveと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
表示内容を確認し、問題なければContinue to the Appをクリックします。
Gmailをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Gmailと連携するとできることについて詳しく知りたい方は以下のリンク先をご確認ください。
事前準備
Googleドキュメントを利用して契約書の雛形を作成しておく
今回ご紹介するテンプレートは、Googleドキュメントで作成した契約書の雛形にPipedriveの情報を入力することで、契約書を自動作成します。
そのため、まずはGoogleドキュメントで契約書の雛形を作成しておく必要があります。
雛形の作成方法について詳しく知りたい方は以下のリンク先をご確認ください。
今回は以下の雛形を作成しました。
Google Driveにフォルダを作成する
作成した契約書はGoogle Driveに自動で保存できます。
事前に契約書を保存するためのフォルダを用意しておきましょう。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
Pipedriveで取引が指定のステータスに更新されたら、契約書を発行しGmailで送信する
試してみる
■概要
Pipedriveで管理している取引が成約に近づくと、契約書の作成や送付といった事務作業が発生し、手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Pipedriveで取引が特定のステータスに更新されるだけで、契約書の作成からGmailでの送付までを自動化できるため、営業担当者の負担を減らし、よりスムーズな契約プロセスを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Pipedriveを活用しており、契約書作成や送付のプロセスを効率化したい営業担当者の方
- 営業活動における定型業務を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
- 手作業による情報入力のミスをなくし、正確な契約書作成フローを構築したい管理部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- Pipedriveのステータス更新を起点に契約書の作成から送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- Pipedrive上の正確な情報をもとに契約書が作成されるので、金額や顧客情報の転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Googleドキュメント、PipedriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでPipedriveを選択し、「取引が更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取引が特定のステータス（例：「won」）に更新された場合のみ、後続のアクションが実行されるようにします。
- 次に、オペレーションでPipedriveの「取引に紐づく製品一覧の取得」アクションを設定し、契約内容の詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した契約書を添付して指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、雛形として使用するドキュメントのファイルID、作成した契約書の格納先となるGoogle DriveのフォルダID、および出力ファイル名をそれぞれ任意の値で設定してください。
- Gmailのオペレーションでは、メールの宛先や件名を任意で設定します。本文には、Pipedriveから取得した顧客名や取引金額などの情報を活用して、パーソナライズされた内容を作成することが可能です。
■注意事項
- Pipedrive、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：Pipedriveのトリガー設定
取引が更新されたらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
表示内容を確認し、WebhookURLを登録をクリックします。
以下のようにWebhookURLの登録に成功しましたと表示されたら次へをクリックします。
Pipedriveの画面に移動し、テストに利用したい取引のstatusをwon（成立）に更新しましょう。
今回ご紹介するテンプレートはPipedriveの取引が更新されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うには取引を更新する必要があります。
今回は以下の取引を更新しました。
ここまで設定できたらYoomの画面に戻り、テストをクリックします。
