Pipedriveで取引が指定のステータスに更新されたら、契約書を発行しGmailで送信する
Pipedriveで取引が指定のステータスに更新されたら、契約書を発行しGmailで送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Pipedrive
と
Gmail
と
Googleドキュメント
を自動連携できます。
■概要
Pipedriveで管理している取引が成約に近づくと、契約書の作成や送付といった事務作業が発生し、手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Pipedriveで取引が特定のステータスに更新されるだけで、契約書の作成からGmailでの送付までを自動化できるため、営業担当者の負担を減らし、よりスムーズな契約プロセスを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Pipedriveを活用しており、契約書作成や送付のプロセスを効率化したい営業担当者の方
- 営業活動における定型業務を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
- 手作業による情報入力のミスをなくし、正確な契約書作成フローを構築したい管理部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- Pipedriveのステータス更新を起点に契約書の作成から送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- Pipedrive上の正確な情報をもとに契約書が作成されるので、金額や顧客情報の転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Googleドキュメント、PipedriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでPipedriveを選択し、「取引が更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取引が特定のステータス（例：「won」）に更新された場合のみ、後続のアクションが実行されるようにします。
- 次に、オペレーションでPipedriveの「取引に紐づく製品一覧の取得」アクションを設定し、契約内容の詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した契約書を添付して指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、雛形として使用するドキュメントのファイルID、作成した契約書の格納先となるGoogle DriveのフォルダID、および出力ファイル名をそれぞれ任意の値で設定してください。
- Gmailのオペレーションでは、メールの宛先や件名を任意で設定します。本文には、Pipedriveから取得した顧客名や取引金額などの情報を活用して、パーソナライズされた内容を作成することが可能です。
■注意事項
- Pipedrive、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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Gmail
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使用しているアプリについて
Pipedrive
YoomではPipedriveのAPIとノーコードで連携することが可能です。
API経由でPipedriveにリードや取引情報を登録したり、Pipedriveに情報が登録されたことをトリガーにワークフローを自動化すること可能です。
例えば、Facebook広告で獲得したリード情報をPipedriveに登録したり、Pipedriveに登録されたリード情報をMailchimpに連携するといったことが可能です。
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Googleドキュメント
YoomではGoogleドキュメントのAPIをノーコードで活用することが可能です。YoomとGoogleドキュメントを連携することで、Googleドキュメントで作成した書類の雛形をもとに、自動的に契約書などのPDF書類を作成し、様々なSaaSに作成した書類を連携することが可能です。
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Airtableに追加したレコードを引き金にGeminiが文書を生成しGoogleドキュメントを作成するフローです。マニュアル作成の時間短縮と品質の均一化を後押しし、担当者の手間を軽減します。
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