「この会議の予定、チームの共有カレンダーにも転記しなきゃ…」
「重要な打ち合わせの前には、準備時間もブロックしておきたいけど忘れがち…」
このように、日々のスケジュール管理において、カレンダーへの予定登録を手作業で行うことに手間を感じたり、関連する予定の登録漏れにヒヤッとしたりした経験はありませんか？
もし、特定の予定がカレンダーに登録されたことをきっかけに、関連する別の予定を自動で作成できる仕組みがあれば、こうした手作業による手間や登録漏れのリスクから解放されるでしょう。
また、スケジュール管理に費やす時間を削減し、より生産的な業務に集中することが可能です。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
Outlookカレンダーの予定を自動で作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Outlookのカレンダーに特定の予定が登録されたら、新規予定を作成する
試してみる
Outlookカレンダーの予定登録を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、「Outlookカレンダーに特定の予定が登録されたら、関連する別の予定を自動で作成する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Outlookのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Outlookのトリガー設定とアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Outlookのカレンダーに特定の予定が登録されたら、新規予定を作成する
試してみる
ステップ1：OutlookとYoomをマイアプリ連携
ここでは、YoomとOutlookを連携して、操作が行えるようにしていきます。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Outlookのカレンダーに特定の予定が登録されたら、新規予定を作成する
試してみる
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：Outlookのトリガー設定を行う
まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「カレンダーにイベントが登録されたら」をクリックしてください。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。
プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「ユーザーID」 は、マイアプリ連携がうまくいっていれば候補に表示されますので、そちらから選択してください。
タイムゾーンはUTCだとずれが生じますので、日本国内からの設定の場合は必ず日本時間に設定してください。
ここまで終わったら、トリガーとして感知させたい予定をOutlookカレンダー上に作成しましょう。
今回は契約締結の一週間後に、フォローアップの予定を入れるという想定で予定を作成しています。
予定の作成が終わったらYoomの設定ページに戻り、テストボタンをクリックします。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ4：分岐設定を行う
今回は取得した値の「説明」に「契約締結」という文言が入っている予定のみフローを先に進めます。
「分岐する」をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
デフォルトで以下のような設定となっています。
分岐させたい条件に合わせて設定をご変更ください。
確認が済んだら「完了」をクリックし、次の手順に進みましょう。
ステップ5：日時の計算処理を行う
今回のフローは契約締結の一週間後にフォローアップの予定を入れる設定です。
このため、予定の一週間後の日時を算出していきます。
「日時・日付の加算減算」をクリックしましょう。
変換対象の日時・日付には、Outlookカレンダーから取得した値より、予定の「開始日時」を選択してください。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
今回は予定の一週間後にフォローアップなので、「加算（+）」、「7日（168時間）」で計算していきます。
「変換対象の日時・日付形式」と、「変換後の形式」はデフォルトで入力されていますが、日時の形式が以下のような形にきちんと指定できているか確認してください。
ここまで設定したらテストボタンをクリックしましょう。
日時が正しく計算され、形式も整形されていればOKです。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ6：指定のユーザーのOutlookカレンダーにイベントを登録する
最後に指定のユーザーのOutlookカレンダーにイベントを登録していきます。
「指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録する」をクリックしてください。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「タイトル」は取得した値から契約締結時の予定のタイトルを選択し、「_フォローアップ」を付けて契約締結に関するフォローアップの予定とわかるように設定しました。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
開始日時・終了日時は「計算後の値」を、計算時に取得した値から入力してください。
わかりやすいように「説明」の欄に、取得した値から契約締結時の予定の説明も入力しておきます。
予定を入れたいユーザーIDは候補から選んでください。
他にも設定できる項目がありますので、必要に応じて設定してください。
ここまで設定したらテストボタンをクリックしてください。テストが成功すると、取得した値が入ります。
Outlookカレンダーも見に行き、以下のように該当の予定が追加されているか確認してください
ステップ7：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
動作確認をしてみましょう。
Outlookを使った自動化例
予定の登録をトリガーにした業務管理ツールへのレコード追加や、チャットツールへの通知をシームレスに完結。
外部ツールからのイベント登録や期限情報の反映もノーコードで自動化し、二重管理の手間をなくします。
タスクの漏れを防ぐスマートな環境を構築します。
Airtableでレコードが登録されたら、Outlookのカレンダーにイベントを登録する
試してみる
■概要
Airtableでタスクや顧客情報を管理し、Outlookでスケジュール調整を行っているものの、手作業での情報転記に手間やミスを感じていませんか。このワークフローは、AirtableとOutlookの連携を自動化し、こうした課題を解決します。Airtableに新しいレコードが登録されるだけで、その情報をもとにOutlookのカレンダーへ自動でイベントが登録されるため、スケジュール管理を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・AirtableとOutlookを併用し、手作業でのスケジュール登録に手間を感じている方
・Airtableのデータを基にした予定管理で、転記ミスや登録漏れを防ぎたい担当者の方
・チームの業務効率を高めるため、AirtableとOutlookの連携自動化を検討中の方
■注意事項
・Airtable、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Airtableのレコード詳細を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
Asanaの特定プロジェクトに新しいタスクが追加されたら、Outlookのカレンダーに期限を登録する
試してみる
■概要
タスク管理ツールのAsanaで新しいタスクが追加された際、その期限を個人のカレンダーに手動で登録する作業は、手間がかかる上に登録漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、AsanaとOutlookのカレンダーを連携させることが可能であり、特定のプロジェクトにタスクが追加されると、自動でOutlookのカレンダーにタスクの期限が登録されるため、こうしたタスク管理に関する課題を解消し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・AsanaとOutlookを併用しており、手作業での情報登録に手間を感じている方
・Asanaのタスクの予定をOutlookのカレンダーに自動で反映し、抜け漏れなく管理したい方
・チーム全体のタスク管理と個人のスケジュール管理をよりスムーズに連携させたい方
■注意事項
・Asana、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Eventbriteで特定のイベントが作成されたら、Outlookのカレンダーにイベントを登録する
試してみる
■概要
Eventbriteで作成したイベント情報を、手作業でOutlookのカレンダーに転記していませんか。
この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Eventbriteで特定のイベントが作成されると、自動でOutlookのカレンダーにイベントが登録されるため、こうした連携作業を効率化し、重要なイベント情報の共有漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Eventbriteでのイベント管理とOutlookでのスケジュール管理を両方行っている方
・イベント情報のカレンダー登録を手作業で行い、効率化したいと考えているイベント担当者の方
・EventbriteとOutlook間の連携を自動化し、チーム内の情報共有を円滑にしたい方
■注意事項
・Eventbrite、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookでカレンダーに特定条件のイベントが登録されたら、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
日々の業務でOutlookとGoogle Chatを併用していると、Outlookのカレンダーに登録された予定をGoogle Chatへ手動で共有する作業に手間を感じることはないでしょうか。また、手作業による共有では、重要な予定の伝達漏れも発生しがちです。このワークフローは、Outlookのカレンダーに特定の条件を満たすイベントが登録されると、その内容を自動でGoogle Chatに通知するため、こうした課題を解消し、チーム内のスムーズな情報連携を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookの予定をGoogle Chatに手作業で共有しており、手間を削減したいと考えている方
・チーム内のスケジュール共有を自動化し、伝達漏れなどのミスを防ぎたいチームリーダーの方
・日々の定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えたいと考えている方
■注意事項
・Outlook、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookでカレンダーに特定条件のイベントが登録されたら、Zoho Mailに通知する
試してみる
■概要
Outlookのカレンダーに登録された特定のイベントを、関係者に共有するために手動でZoho Mailを作成・送信していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、重要な予定の共有漏れといったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、OutlookとZoho Mailを連携させ、カレンダーに特定条件のイベントが登録された際に自動でメール通知が可能です。これにより、情報共有の手間をなくし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookのカレンダーとZoho Mailを併用し、予定の共有を手作業で行っている方
・チームのスケジュールを管理しており、特定の予定をZoho Mailで迅速に通知したい方
・OutlookとZoho Mailの連携を通じて、定型的な通知業務を自動化したいと考えている方
■注意事項
・Outlook、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する
試してみる
Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。
Outlookのカレンダーに予定が追加されたらTrelloにカードを作成する
試してみる
■概要
「Outlookのカレンダーに予定が追加されたらTrelloにカードを作成する」フローは、スケジュール管理とタスク管理をシームレスにつなぐ業務ワークフローです。
Outlookカレンダーで予定を入力すると、自動的にTrelloにカードが生成され、チームのタスク管理が効率化されます。
これにより、手動での入力作業を減らし、情報の一元化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookカレンダーでの予定管理とTrelloでのタスク管理を併用している方
・手動でのタスク登録に時間を取られ、業務効率化を図りたいチームリーダー
・複数のツール間で情報を連携させたいプロジェクトマネージャー
・ミーティングやイベントの予定を自動でタスク化し、漏れを防ぎたいビジネスパーソン
・業務フローの自動化を通じて、チームの生産性を向上させたい経営者
■注意事項
・Outlook、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookのカレンダーに特定のイベントが登録されたらLINEに通知する
試してみる
■概要
重要な会議や顧客訪問など、Outlookのカレンダーに登録された予定を関係者に都度連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
また、手作業での連絡は、伝え忘れや確認漏れといったミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーに特定のイベントが登録された際に、その内容を自動でLINE公式アカウントに通知できるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookカレンダーでスケジュール管理をしており、LINE公式アカウントで迅速な情報共有をしたい方
・重要な予定の通知漏れや確認漏れを防ぎ、業務の確実性を高めたいと考えている方
・手作業による連絡の手間を削減し、チーム全体の業務効率を改善したいマネージャーの方
■注意事項
・Outlook、LINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Notionで特定条件の予定が追加されたら、Outlookでカレンダーにイベントを登録する
試してみる
■概要
Notionでタスクやスケジュールを管理し、それを手作業でOutlookのカレンダーに登録する作業に手間を感じていませんか？こうした二重入力は時間がかかるだけでなく、登録漏れや日時の間違いといったミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、NotionとOutlookを連携させ、特定の予定が追加された際に自動でカレンダーへイベントを登録できるため、スケジュール管理に関する非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで管理しているタスクや予定を、Outlookのカレンダーへ自動で連携させたい方
・NotionとOutlookへの二重入力による手間や、手作業での登録ミスをなくしたい方
・チームや個人のスケジュール管理を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Notion、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
指定日時にGoogleカレンダーの予定を取得して、Outlookのカレンダーにまとめて追加する
試してみる
■概要
このフローでは、GoogleカレンダーとOutlookカレンダーの連携を自動化することが可能です。これにより、両方のカレンダーを手動で更新する手間を省き、スケジュール管理をスムーズに行えます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleカレンダーとOutlookカレンダーを併用しているビジネスパーソン
・スケジュール管理の手間を減らし、効率化を図りたい事務担当者
・異なるカレンダー間での予定調整に時間を費やしているチームリーダー
・定期的なカレンダー同期を自動化したい中小企業の経営者
■注意事項
・GoogleカレンダーとOutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
Microsoft Outlook カレンダーへの予定作成を自動化することで、
これまで手作業で行っていた予定の転記や関連スケジュールの登録といった手間を削減し、ダブルブッキングや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより、スケジュール管理の負担が軽減され、本来集中すべきコア業務により多くの時間を割くことが可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：タイトルなどを条件にできますか？
A：
はい、可能です。
分岐条件の設定の際、「取得した値」の部分を変更することで設定できます。
Q：予定の「後」ではなく「前」にも設定できますか？
A：
はい、可能です。
その場合には「日時・日付の加算減算」の際に「-」で設定を行ってみてください。
Q：「繰り返し予定」をトリガーにした場合の挙動は？
A：
繰り返し予定をトリガーにした場合、最初の登録の分のみ予定が作成されます。
意図せず大量の予定が作成されたりといったことはありません。
