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「この会議の予定、チームの共有カレンダーにも転記しなきゃ…」
「重要な打ち合わせの前には、準備時間もブロックしておきたいけど忘れがち…」
このように、日々のスケジュール管理において、カレンダーへの予定登録を手作業で行うことに手間を感じたり、関連する予定の登録漏れにヒヤッとしたりした経験はありませんか？
もし、特定の予定がカレンダーに登録されたことをきっかけに、関連する別の予定を自動で作成できる仕組みがあれば、こうした手作業による手間や登録漏れのリスクから解放されるでしょう。
また、スケジュール管理に費やす時間を削減し、より生産的な業務に集中することが可能です。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook
[Yoomとは]
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
フローボットの「カレンダーにイベントが登録されたら」をクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。
プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「ユーザーID」 は、マイアプリ連携がうまくいっていれば候補に表示されますので、そちらから選択してください。
タイムゾーンはUTCだとずれが生じますので、日本国内からの設定の場合は必ず日本時間に設定してください。
ここまで終わったら、トリガーとして感知させたい予定をOutlookカレンダー上に作成しましょう。
今回は契約締結の一週間後に、フォローアップの予定を入れるという想定で予定を作成しています。
予定の作成が終わったらYoomの設定ページに戻り、テストボタンをクリックします。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
「分岐する」をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
デフォルトで以下のような設定となっています。
分岐させたい条件に合わせて設定をご変更ください。
確認が済んだら「完了」をクリックし、次の手順に進みましょう。
このため、予定の一週間後の日時を算出していきます。
「日時・日付の加算減算」をクリックしましょう。
変換対象の日時・日付には、Outlookカレンダーから取得した値より、予定の「開始日時」を選択してください。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
今回は予定の一週間後にフォローアップなので、「加算（+）」、「7日（168時間）」で計算していきます。
「変換対象の日時・日付形式」と、「変換後の形式」はデフォルトで入力されていますが、日時の形式が以下のような形にきちんと指定できているか確認してください。
