■概要

重要な会議や顧客訪問など、Outlookのカレンダーに登録された予定を関係者に都度連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業での連絡は、伝え忘れや確認漏れといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーに特定のイベントが登録された際に、その内容を自動でLINE公式アカウントに通知できるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookカレンダーでスケジュール管理をしており、LINE公式アカウントで迅速な情報共有をしたい方
• 重要な予定の通知漏れや確認漏れを防ぎ、業務の確実性を高めたいと考えている方
• 手作業による連絡の手間を削減し、チーム全体の業務効率を改善したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookカレンダーへのイベント登録をきっかけに、自動でLINE公式アカウントへ通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を削減できます。
• 自動化によって、重要な予定の伝え忘れや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への確実な情報共有に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとLINE公式アカウントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、イベントの件名などの条件に応じて後続の処理を分岐させます。
4. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、イベントの詳細情報から通知に必要なデータを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでLINE公式アカウントの「マルチキャストメッセージを送る」アクションを設定し、抽出した情報を含んだメッセージを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、通知対象のカレンダーを持つユーザーIDや、タイムゾーンを任意で設定してください。
• 分岐機能では、Outlookから取得したイベント情報（件名や本文など）をもとに、後続のオペレーションを起動させるための条件を任意で設定できます。
• AI機能によるテキスト抽出では、イベントの詳細情報から通知したい項目（会議名、日時、場所など）を任意に指定して抽出することが可能です。
• LINE公式アカウントで送信するメッセージ内容は、固定のテキストだけでなく、前段で取得したイベント情報を組み合わせて自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Outlook、LINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。