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顧客ごとにMicrosoft Excelのテンプレートを開き、見積書を手作業で作成する業務に時間を取られていませんか？
品目や数量、金額などをひとつひとつ転記する作業は時間がかかる上に、入力ミスや計算間違いといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このように、定型的でありながらも正確性が求められる見積書作成業務に、課題を感じている方も多いのではないでしょうか。
そんな課題の解消には、Webフォームなどに入力された情報をもとに、Microsoft Excelのテンプレートを活用して自動で見積書を作成し、PDF化して送付まで完了する仕組みがオススメ！
これらの手作業から解放され、顧客への迅速な対応を実現しながら、より付加価値の高い業務に集中する時間を確保できるようになるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にできるので、ぜひこの機会に、見積書作成業務の効率化を実現しましょう！
YoomにはMicrosoft Excelのテンプレートを活用して見積書を作成する業務フローを自動化するテンプレートがすでに用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、「Webフォームに回答が送信されたら、その情報をもとにMicrosoft Excelのテンプレートを活用して見積書を自動で作成し、メールで送付する」フローの設定手順を解説していきます！
自動化を取り入れることで、これまで手作業で行っていた見積書の作成・送付業務を効率化し、顧客へのスピーディーな対応の実現をサポートします。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
また、「まだYoomを1度も使ったことがない！」という方は、初めてのYoomもチェックしてみてくださいね！
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
《参考》基本的なフローボットの作成方法
ここでは、Yoomとフローで使用するアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下に手順を解説したナビがあるので、こちらをご覧になりながら進めてみてくださいね！
【注意事項】
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
続いて、今回作成するフローボットのテンプレートをコピーします。
Yoomにはさまざまな業務シーンを想定した自動化フローのテンプレートが豊富に用意されており、テンプレートを使用することで簡単に設定が完了するのも魅力！
まずは以下バナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートのコピーからスタートしましょう。
テンプレートのコピー手順
コピーが完了すると、下図のように自動化フローの大枠が構築された状態の設定画面に切り替わります。
さっそく、Yoomフォームのトリガーの設定から始めていきましょう！
コピーしたテンプレートが見つからない場合
テンプレートをコピーし、あとで設定しようと思って一度画面を閉じたら、テンプレートがどこにあるのか分からなくなってしまった！
といった場合もありますよね。
コピーしたテンプレートは、初めは基本的に「マイプロジェクト」に格納されます。
Yoomの画面左側にあるメニュー欄から「マイプロジェクト」にアクセスし、「フローボット」を選択すると、「【コピー】フォーム回答をもとに、Microsoft Excelで見積書を作成してメールで送付する」という名前で格納されているはずです。
もしテンプレートが見当たらない場合は、上記を参考に探してみてくださいね！
最初の設定です！
まずはフローが起動するきっかけとなる、フォームトリガーの設定を行います。
(1/2)設定項目の選択
今回は、Yoomフォームに回答が送信された際に、フローが起動するように設定していきますよ！
「フォーム」をクリックしてください。
(2/2)フォームを作成
テンプレートを使用しているため、既に下図のようなフォームが作成されています。
フォームの各質問項目は自由に変更できるので、フローを活用する業務内容に合わせて、カスタマイズしてご利用ください。
ここで設定した各質問項目の回答データを使って、Microsoft Excelで見積書を発行し、さらにメール送付するように設定していきますよ！
設定が完了したら「次へ」を押し、下図の赤枠をそれぞれクリックしましょう。
先ほど設定したフォームの内容が正しく反映できているか、プレビューで確認してみてくださいね！
※内容に誤りがあれば、フォームの設定画面に戻って修正してください。
▼フォーム画面プレビュー▼
▼送信完了プレビュー▼
プレビューの内容に問題がなければ、作成したフォームの回答サンプルを「取得した値」に入力していきます。
今回はまだ設定段階のため、下図のようにテスト値を入力していますが、実際にフローボットの運用を開始した際には、フォームの回答データが自動的に反映されますよ！
取得した値は後続のオペレーション設定時に引用でき、フローを起動する度に変動する値となります。
ここでテスト値を入力しなかったり、各アクションの設定時にテストを行わなかった場合、後続のオペレーション設定時のエラーの原因となったり、エラーになった箇所や原因の特定が困難になる場合もあるため、可能な限りすべての設定画面でテストを実施するのがオススメです！
設定したら「完了」を押し、次のステップに進みます。
続いて、フォームの回答データを基に、Microsoft Excelで書類（見積書）を発行する設定を行います。
ここで取得した見積書のデータを、メールで自動送付できるようにしていきますよ！
(1/3)設定項目の選択
「書類を発行する」をクリックしてください。
(2/3)連携アカウントとアクションを選択
次に、フローと連携するMicrosoft Excelアカウントと、実行するアクションを選択していきます。
連携するアカウント情報は、基本的にステップ1でYoomと連携したアカウント情報がすでに反映されていますよ！
もし反映されているアカウントとは別のものを使用したい場合は、「＋連携アカウントを追加」をクリックし、フローで使用したいMicrosoft Excelアカウントを連携しましょう。
（連携方法は、ステップ1でご紹介した手順と同様です）
アクションは「書類を発行する」であることを確認してくださいね！
設定内容を確認したら、データベースの連携設定に進みます。
次に、データベースの連携設定を行います。
設定を行う前に、Microsoft Excelで見積書の雛形を作成しておいてくださいね！
今回は下図のように雛形を作成しています。
《参考》「書類を発行する」の設定方法
