Microsoft Excel上の顧客情報を取得して、マネーフォワード クラウド請求書で発注書を送付する

■概要

Microsoft Excelで管理している顧客情報をもとに、都度マネーフォワード クラウド請求書で発注書を作成・送付する作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに情報を入力するだけでExcelからのデータ取得、発注書の作成、メール送付までの一連の流れが自動化され、こうした課題を解消し、業務の正確性と効率を高めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Excelとマネーフォワード クラウド請求書で発注業務を行っている営業や経理担当の方
• 手作業による発注書作成・送付に時間がかかり、コア業務の時間を確保したい方
• 発注業務におけるヒューマンエラーをなくし、業務プロセスを標準化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム入力だけでExcelからの情報取得、発注書作成、送付までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• システムが正確にデータを処理するため、手作業による金額の誤りや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. Microsoft Excelとマネーフォワード クラウド請求書をYoomと連携します。
2. トリガーでフォームトリガーを選択し、発注に必要な情報を入力するためのフォームを作成します。
3. オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを取得する」アクションを設定し、フォーム内容をもとに顧客情報を取得します。
4. マネーフォワード クラウド請求書の「見積書PDFのダウンロードURLを取得」アクションで、該当の発注書PDFのURLを取得します。
5. 同じくマネーフォワード クラウド請求書の「見積書PDFをダウンロード」アクションで、PDFファイルをダウンロードします。
6. オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードした発注書PDFを添付して取引先に送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Excelで顧客情報を取得する際に、対象となるファイルやシート、データの取得範囲などを任意で設定してください。
• 発注書を送付するメールの設定では、送付先のメールアドレス、件名、本文などを自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• Microsoft Excelとマネーフォワード クラウド請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。