Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信してMicrosoft Excelに追加後、メールを送信する

■概要

Microsoft SharePointに新しいファイルが格納されるたびにMicrosoft Excelに情報を記録して、その後関係者に共有するのは手間がかかります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーとして、承認依頼を自動送信します。
さらに、Microsoft Excelへの自動記録、そして関係者へのメール通知までの一連の流れを自動化できるので、作業の停滞や遅延を抑制できそうです。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとMicrosoft Excelでファイル管理や情報共有を行っている方
• 手作業での承認依頼やデータ入力、通知作業に多くの時間を費やしている方
• ファイル共有後のフォローアップ業務におけるヒューマンエラーを削減したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル格納から承認依頼、Microsoft Excelへの記録、メール通知までが自動化され、手作業にかかる時間を削減できます。
• 手作業による承認依頼の漏れやMicrosoft Excelへの転記ミス、メール送信の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高められます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointおよびMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. トリガーでMicrosoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、「承認を依頼する」アクションを設定し、担当者に承認依頼を送信します。
4. 続いて、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、承認結果やファイル情報をMicrosoft Excelに記録します。
5. 最後に、Yoomのメール機能「メールを送る」アクションを設定し、関係者に処理完了のメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「レコードを追加する」アクションでは、Microsoft SharePointから取得した情報や承認依頼の結果といった前段の情報を、変数としてMicrosoft Excelの各セルに自動で埋め込むことが可能です。
• メール通知では、通知先のメールアドレスを任意で設定できるだけでなく、ファイル名や承認ステータスといった前段で取得した値を変数として活用し、状況に応じた内容にカスタムすることが可能です。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。