フローボット活用術

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2026-04-14

【ノーコードで実現】Gmailの返信用下書きをAIで自動作成する方法

Q: 下書きが作成されたことをSlackなどで通知できますか？

可能です。フローの一番下に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」などのアクションを追加しましょう。 詳細は 基本的なフローボットの作成方法 をご参照ください。

Hinata Fukasawa

とにかく早く試したい方へ
受信メールからAIで返信案を生成し、Gmailの下書きを作成するフローを作ってみよう
GmailのAPIを使ったその他の自動化例
まとめ
よくあるご質問

「問い合わせメールへの一次返信に追われて、本来の業務に集中できない…」
「定型的なメールの返信だけど、毎回同じ内容を入力するのが地味に大変…」

このように日々のメール対応に多くの時間を費やし、非効率的だと感じていませんか？

もし受信したメールの内容をAIが解析し、文脈に沿った適切な返信案をGmailの下書きとして自動作成してくれる仕組みがあればこれらの悩みから解放されますね。
これにより、顧客対応などの重要なコア業務に集中する時間を確保できるでしょう。

今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
面倒な手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に導入して日々のメール業務をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGmailの下書きを作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！

Gmailを受信したらChatGPTで返信内容を作成し、メールの下書きを作成する

試してみる

■概要
日々のメール対応、特に返信内容を考えて下書きを作成する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせや報告メールであっても、一件一件対応するのは手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、ChatGPTが自動で返信内容を生成し、Googleメールの返信として下書きを作成する一連の流れを自動化できます。これにより、メール対応の初動を効率化し、本来の業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方
Gmailでの問い合わせ対応が多く、返信作成の工数を削減したいと考えている方
Googleメールで効率的に下書き作成を行い、メール業務を効率化したい営業担当者の方
ChatGPTを活用して、定型的なメール返信の品質を標準化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット
特定のメール受信をきっかけに返信案の下書きが自動で作成されるため、メール対応にかかる時間を短縮できます。
ChatGPTが生成した内容を元に下書きが作成されるため、返信内容の品質を一定に保ちやすく、属人化の解消に繋がります。

■フローボットの流れ
はじめに、GmailとChatGPTをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、受信したメール内容を元に返信テキストを生成するように設定します。
最後に、オペレーションでGmailの「メールの下書きを作成する」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に挿入して下書きを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。例えば「要返信」や「問い合わせ」といったラベルを設定することで、特定のメールのみを対象とすることが可能です。
ChatGPTでテキストを生成するオペレーションでは、メッセージ内容（プロンプト）を任意に設定できます。自社のトーン＆マナーや特定のフォーマットに沿った返信文を生成するよう、指示を細かく調整してください。

■注意事項
Gmail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

詳細を見る  試してみる

受信メールからAIで返信案を生成し、Gmailの下書きを作成するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Gmailを受信したらChatGPTで返信内容を作成し、メールの下書きを作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／ChatGPT

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

GmailとChatGPTのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定、ChatGPTとGmailのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Gmailを受信したらChatGPTで返信内容を作成し、メールの下書きを作成する

試してみる

■概要
日々のメール対応、特に返信内容を考えて下書きを作成する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせや報告メールであっても、一件一件対応するのは手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、ChatGPTが自動で返信内容を生成し、Googleメールの返信として下書きを作成する一連の流れを自動化できます。これにより、メール対応の初動を効率化し、本来の業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方
Gmailでの問い合わせ対応が多く、返信作成の工数を削減したいと考えている方
Googleメールで効率的に下書き作成を行い、メール業務を効率化したい営業担当者の方
ChatGPTを活用して、定型的なメール返信の品質を標準化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット
特定のメール受信をきっかけに返信案の下書きが自動で作成されるため、メール対応にかかる時間を短縮できます。
ChatGPTが生成した内容を元に下書きが作成されるため、返信内容の品質を一定に保ちやすく、属人化の解消に繋がります。

■フローボットの流れ
はじめに、GmailとChatGPTをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、受信したメール内容を元に返信テキストを生成するように設定します。
最後に、オペレーションでGmailの「メールの下書きを作成する」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に挿入して下書きを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。例えば「要返信」や「問い合わせ」といったラベルを設定することで、特定のメールのみを対象とすることが可能です。
ChatGPTでテキストを生成するオペレーションでは、メッセージ内容（プロンプト）を任意に設定できます。自社のトーン＆マナーや特定のフォーマットに沿った返信文を生成するよう、指示を細かく調整してください。

■注意事項
Gmail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

詳細を見る  試してみる

ステップ1：GmailとChatGPTのマイアプリ連携

ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作できるようにしていきます。
GmailとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。Gmailと連携すると出来ることも併せて確認しておきましょう。

ChatGPTとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。ChatGPTのマイアプリ登録方法・ChatGPT/OpenAIと連携して出来ることも併せて確認しておきましょう。

※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておいてください。

ステップ2：テンプレートをコピー

Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

Gmailを受信したらChatGPTで返信内容を作成し、メールの下書きを作成する

試してみる

■概要
日々のメール対応、特に返信内容を考えて下書きを作成する作業に時間を取られていませんか？定型的な問い合わせや報告メールであっても、一件一件対応するのは手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、ChatGPTが自動で返信内容を生成し、Googleメールの返信として下書きを作成する一連の流れを自動化できます。これにより、メール対応の初動を効率化し、本来の業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方
Gmailでの問い合わせ対応が多く、返信作成の工数を削減したいと考えている方
Googleメールで効率的に下書き作成を行い、メール業務を効率化したい営業担当者の方
ChatGPTを活用して、定型的なメール返信の品質を標準化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット
特定のメール受信をきっかけに返信案の下書きが自動で作成されるため、メール対応にかかる時間を短縮できます。
ChatGPTが生成した内容を元に下書きが作成されるため、返信内容の品質を一定に保ちやすく、属人化の解消に繋がります。

■フローボットの流れ
はじめに、GmailとChatGPTをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、受信したメール内容を元に返信テキストを生成するように設定します。
最後に、オペレーションでGmailの「メールの下書きを作成する」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に挿入して下書きを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。例えば「要返信」や「問い合わせ」といったラベルを設定することで、特定のメールのみを対象とすることが可能です。
ChatGPTでテキストを生成するオペレーションでは、メッセージ内容（プロンプト）を任意に設定できます。自社のトーン＆マナーや特定のフォーマットに沿った返信文を生成するよう、指示を細かく調整してください。

■注意事項
Gmail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

詳細を見る  試してみる

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

‍‍ステップ3：Gmailのトリガー設定

受信メールの内容を取得します。「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「特定のラベルのメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。

まず、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。

※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

次に、フローボットを起動したいラベルを候補から選択してください。
今回は例として「INBOX(受信トレイ)」というラベルを設定したので、受信メール全てがフローの対象となります。ただし以下のようにフィルタールールを作成して、特定のラベルに振り分けられるよう設定することも可能です。

ラベルを作成して Gmail を整理する

Gmailでフィルタ条件を設定し、「フィルタを作成」をクリック
「ラベルを付ける」をクリック
既存ラベルを選択するか、新規ラベルを作成する

メールのフィルタルールの作成

続けて、連携したGmailアドレスにテスト用メールを送信しましょう。
この時、先ほど指定したラベルで届くようにしてください。

ここまで完了したらYoomの設定画面に戻ってテストしましょう。

成功したら保存してください。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。

※取得した値とは？

トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
テストの重要性：「取得した値」のテスト値について

ステップ4：ChatGPTのアクション設定

先ほど取得したメールをChatGPTで分析し、返信案を生成します。
「テキストを生成」をクリックしましょう。

ステップ3と同様、アクションは「テキストを生成」のまま「次へ」をクリックします。

メッセージ内容を入力してください。Gmailから取得した「本文」の値や固定の文章を組み合わせて、自社の方針に沿ったプロンプトを作成可能です。
今回は例として以下のようなプロンプトを使用しました。

※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新のメール本文を反映できます。

あとは任意で以下の項目を設定していきましょう。

ロールは「ユーザーと対話する際にChatGPTがどのような立場から回答を出力するか」という役割を指します。temperatureと最大トークンはテキストボックス下部の説明通りです。

最後にモデルを候補から選択しテストしてください。

成功したら保存しましょう。ChatGPTが受信メールを分析し、返信案を生成してくれました！

ステップ5：Gmailのアクション設定

先ほど生成した返信案をもとに、下書きを作成します。
「メールの下書きを作成する」をクリックしてください。

メールの設定に入ります。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。

ステップ4と同様、Toの欄にはトリガーで取得した「FROM(受信メールの差出人)」の値が予め設定されているのでそのままで大丈夫です。また、CC・BCCの設定もできます。

続けて件名と本文を入力してください。
Gmail・ChatGPTから取得した値や、固定の文章を組み合わせてカスタマイズできます。

「次へ」をクリックすると下書きのテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストしましょう。

※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。@などが大文字になっていないかご確認ください。それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。

成功したら保存しましょう。

連携したGmailアドレスの下書きラベルの中に、AIによる返信案が作成されました！

ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかご確認ください。

以上が、Gmailを受信したらChatGPTで返信内容を作成し、メールの下書きを作成する方法でした！

GmailのAPIを使ったその他の自動化例

GmailのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

Gmailを使った自動化例

Gmailで受信したメールをAIで要約してSlackに通知したり、添付ファイルをGoogle Driveへ自動保存して整理したりできます。また、SalesforceやGoogle フォームと連携し、状況に応じたメール送信や書類作成を自動化することが可能です。

Salesforceで取引先責任者が登録されたら、Gmailでウェルカムメールを配信する

試してみる

■概要
Salesforceに新しい取引先責任者を登録するたびに、手作業でGmailからウェルカムメールを配信していませんか？この作業は定型的でありながら、顧客との最初の接点として重要ですが、手間がかかりヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Salesforceへの登録だけでGmailからのメール配信が自動化され、APIを利用した連携によってスムーズな顧客対応を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Salesforceを活用し、手作業でのメール配信に手間を感じている営業担当者の方
取引先へのフォローメールの送信漏れなどを防ぎ、対応を標準化したいチームリーダーの方
APIなどを活用して、SalesforceとGmail間のメール配信業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceに取引先責任者を登録するだけで自動でメールが配信されるため、これまで手作業で行っていたメール作成・送信の時間を短縮できます
手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質を安定させることができます
■フローボットの流れ
はじめに、SalesforceとGmailをYoomと連携します
次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先責任者に新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーをきっかけに登録された取引先責任者の会社情報などを取得します
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報をもとに任意の宛先へメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Salesforceとの連携設定の際に、ご利用の環境に応じたマイドメインURLを設定してください
Salesforceのオペレーションでは、取得するレコードの条件を任意でカスタマイズすることが可能です
Gmailのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、Salesforceから取得した取引先責任者の名前などの情報を本文に埋め込むことも可能です
■注意事項
Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください
Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください

詳細を見る  試してみる

GMOサインで契約書の署名が完了したら、Gmailで通知する

試してみる

■概要
GMOサインで契約書の署名が完了した際、関係者への通知を手作業で行っていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、重要な通知の漏れといったリスクも伴います。このワークフローは、GMOサインのAPIなどを活用することで、署名完了と同時に指定した宛先へGmailで自動通知し、手作業による連絡業務をなくして契約関連業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
GMOサインでの契約締結後、手作業での通知業務に手間を感じている法務・営業担当者の方
契約の進捗状況を迅速に関係者へ共有し、業務全体のスピードを上げたいと考えている方
GMOサインのAPIを活用した業務の自動化に関心があるシステム担当者やDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインで署名が完了すると自動でGmail通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
担当者への通知がシステムによって自動化されることで、連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
はじめに、GMOサインとGmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します。
続いて、オペレーションでGMOサインのアクションを複数設定し、署名が完了した契約書の封筒状態や文書データを取得します。
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を含んだ通知メールを指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
GMOサインとの連携設定では、ご利用の環境に応じたシークレットキーや顧客IDを設定してください。
GMOサインの各アクションでは、固定値だけでなく、前段のトリガーやオペレーションで取得した情報を変数として任意の項目に設定できます。
Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知したい宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由に設定でき、前段で取得した契約情報などを変数として本文に埋め込むことも可能です。
■注意事項
GMOサイン、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。

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Zoho CRMに取引先が登録されたら、承認を受けた後Gmailでメールを送付する

試してみる

■概要
Zoho CRMに取引先が登録されたら、承認を受けた後Gmailに連携して登録した企業宛にメールを送付するフローです。
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■このテンプレートをおすすめする方‍
1.名刺や企業担当者データをZoho CRM管理しているの方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・マーケティング業務の担当者3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
‍
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している企業の担当者
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
‍
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
‍
■このテンプレートを使うメリット‍
・一連の流れを自動で完了してくれるため、手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。
・登録内容をもとに自動でフローボットが起動し、承認のアクションを入れることで確認もできるため確実な情報管理に繋がります。‍
‍
■注意事項‍
・Zoho CRM、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
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Googleフォームの内容から見積書を作成してGmailで送付する

試してみる

■概要
Googleフォームで受け付けた見積依頼に対し、手作業で見積書を作成してGmailで送付する業務は、件数が増えるほど手間がかかり、入力ミスなども発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答を起点として、見積書の作成からGmailでの送付までを自動で完結させることが可能です。定型的な事務作業から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleフォームとGmailを使い、手作業で見積書を作成・送付している営業担当者や事務担当者の方
見積書作成業務における入力ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
繰り返し発生する見積業務を自動化し、顧客対応などのコア業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへの回答を起点に見積書作成からメール送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
手作業によるデータの転記が不要になるため、金額や宛先の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映した見積書を自動で作成します。
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した見積書ファイルを添付して指定の宛先にメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定で、フォームの各回答内容を後続のオペレーションで利用するために、アウトプット設定（JSONPath）で値を取得してください。
オペレーションでGoogle スプレッドシートを利用する際は、あらかじめYoomが参照する見積書の雛形となるファイルをご準備ください。

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HubSpotの商談ステージが変更したら、顧客へステータス更新メールをGmailで送る

試してみる

■概要
「HubSpotの商談ステージが変更したら、顧客へステータス更新メールをGmailで送る」フローは、商談の進捗管理を効率化する業務ワークフローです。
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■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotを活用して商談管理を行っている営業担当者の方
Gmailを通じて顧客とのコミュニケーションを効率化したいビジネスユーザーの方
商談ステージの変更時に自動的に通知を行い、業務プロセスをスムーズにしたいチームリーダーの方
HubSpotとGmailの連携を強化し、業務の自動化を図りたいIT担当者の方
‍
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotの商談ステージが更新されたことを手作業で通知するのは、連絡漏れの可能性があります。
このフローでは、HubSpotで商談ステージが変わると、自動的にGmailを通じて顧客に最新のステータスを通知します。
これにより、手動でのメール送信が不要になり、業務の自動化による時間節約ができます。
また、一貫したフォーマットでステータス更新メールを送信することで、顧客への情報伝達が統一されます。

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Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Perplexityで翻訳してMicrosoft Excelに追加する

試してみる

■概要
海外からのメールを受信するたびに、内容を翻訳して手作業でMicrosoft Excelに転記する業務に手間を感じていませんか？特に、問い合わせ内容の記録や情報共有のために手作業で対応していると、時間もかかり転記ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、Perplexityが自動で内容を翻訳し、その結果をMicrosoft Excelに自動で追加するため、一連の作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信した海外からのメールの翻訳や管理に時間を要している方
PerplexityなどのAIを活用して、翻訳業務を自動化したいと考えている方
Microsoft Excelへの手入力による転記作業の手間やミスを削減したい方

■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール受信を起点に、Perplexityでの翻訳からMicrosoft Excelへの記録までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手作業による翻訳漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理に繋がります。

■フローボットの流れ
はじめに、Gmail、Perplexity、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでPerplexityの「テキストを生成」アクションを設定し、受信したメールの本文などを翻訳するように指定します。
最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、翻訳結果などの情報を指定のファイルに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、翻訳の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
Perplexityのテキスト生成オペレーションでは、どのような翻訳を行うかなどのプロンプトを自由にカスタマイズでき、トリガーで取得したメールの件名や本文を変数として利用可能です。
Microsoft Excelにレコードを追加するオペレーションでは、どの列にどの情報を追加するかを任意で設定できます。例えば、メールの送信者、件名、翻訳結果などをそれぞれの列に割り当てられます。

■注意事項
Gmail、Perplexity、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。

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Gmailの添付ファイルのファイル名に会社名を付けて、Google Driveで自動整理する

試してみる

■概要
Gmailに届く請求書や見積書といった添付ファイルを、都度手作業でGoogle Driveに保存していませんか？この一連の作業は手間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いやフォルダへの格納ミスといった課題にも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信した際に添付ファイルを自動でGoogle Driveへ保存し、ファイル名を変更して整理することが可能です。手作業による整理の手間をなくし、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する添付ファイルを、手作業でGoogle Driveに移動し整理している方
添付ファイルの保存やリネーム作業に時間を取られ、本来のコア業務に集中できていない方
手作業でのファイル整理による保存ミスや、命名規則の不統一を減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailの添付ファイルダウンロードからGoogle Driveへのアップロード、リネームまでが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
人の手によるファイルの保存し忘れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを減らし、ファイル管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでAI機能を選択し、受信したメール本文などから会社名といったデータを抽出するアクションを設定します。
最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、添付ファイルを指定のフォルダへアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するための「キーワード」（件名や差出人など）を任意で設定してください。
Google Driveにファイルをアップロードする設定では、ファイルの保存先となるフォルダを任意で指定することが可能です。
アップロードする際のファイル名は、抽出した会社名や受信日などを組み合わせて、任意の形式で設定することができます。
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る  試してみる

Gmailでメールを受信したら、Geminiで内容を要約してSlackに通知する

試してみる

■概要
日々大量に届くメールの中から重要な情報を探し出し、内容を把握する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Gmailで受信した特定のメールをAIが自動で読み取り、Geminiがその内容を要約する仕組みを構築します。gmailとgeminiを連携させることで、メールチェックの時間を短縮し、重要な情報の見落としを防ぎながら、迅速な情報共有を実現します。
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■このテンプレートをおすすめする方
Gmailに届く大量のメールから、効率的に情報収集を行いたいと考えている方
Geminiの機能を活用して、日々の情報要約や内容把握を自動化したい方
メールで受け取った重要な情報を、Slackなどを通じてチームへ迅速に共有したい方
‍
■このテンプレートを使うメリット
Gmailに届いたメールをGeminiが自動で要約するため、内容把握にかかる時間を短縮し、本来の業務に集中できます。
手動での確認や転記作業が不要になるため、重要なメールの見落としや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
‍
■フローボットの流れ
はじめに、Gmail、Gemini、SlackをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
オペレーションでは、Geminiの「コンテンツを生成」アクションを設定し、受信したメール本文を要約するように指示します。
最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Geminiが生成した要約を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
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■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのキーワード（特定の差出人や件名など）を任意で指定してください。
Geminiのオペレーションでは、どのような内容を要約させたいか、プロンプト（指示文）を任意で設定することが可能です。
Slackのオペレーションでは、要約内容を通知したいチャンネルのIDを任意で設定してください。
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■注意事項
Gmail、Gemini、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Gmailで受信したメールをもとに、Googleドキュメントでマニュアルを作成する

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■概要
Gmailで受信したメールを手作業でGoogleドキュメントに転記してマニュアルを作成する作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。
この繰り返し作業は、重要な情報を扱う一方で入力ミスや更新漏れのリスクも伴います。
このワークフローは、特定のGmailのメール受信をトリガーとして、AIが内容を整形しGoogleドキュメントへ自動で出力するため、マニュアル作成業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
GmailとGoogleドキュメントを使い、手作業でマニュアルを作成している方
チーム内のナレッジ共有や引き継ぎ資料の作成を効率化したいと考えている方
手作業での情報転記による、作成漏れや内容の不備をなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailの受信をきっかけに、マニュアルの草案が自動で作成されるため、これまで手作業での転記や整形に費やしていた時間を短縮することに繋がります。
システムが自動で処理を行うことで、コピー＆ペーストの際の転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、マニュアルの品質を保ちます。
■フローボットの流れ
はじめに、Gmail、Gemini、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
トリガーでGmailの「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定して、マニュアル化したいメールを特定します。
次に、AI機能「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文からマニュアル作成に必要な情報を抽出します。
続いて、Geminiの「コンテンツを生成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにマニュアル形式の文章を生成させます。
さらに、Googleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定し、マニュアルの元となるファイルを作成します。
最後に、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、Geminiが生成した文章をドキュメントに書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「テキストを抽出する」では、トリガーで取得したGmailの本文などを変数として設定し、マニュアル化したい箇所を柔軟に指定することが可能です。
トリガー以降のオペレーションでは、前のステップで取得した情報を変数として埋め込むことで、より実用的な内容にカスタムできます。
■注意事項
Gmail、Gemini、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Gmailで受信したメールをもとに、SmartHRで従業員情報を登録する

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■概要
従業員の入社手続きに伴い、Gmailで受信した採用通知や連絡事項を都度SmartHRへ手入力する作業は、手間がかかる上にミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでの特定のメール受信をトリガーにAIがメール本文から氏名や入社日などの情報を自動で抽出し、SmartHRに従業員情報として登録できます。手作業による転記の手間とミスを解消し、入社手続きを円滑に進めるのに役立つでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取った入社情報をSmartHRへ手入力している人事労務担当の方
従業員情報の転記作業における入力ミスや確認の手間をなくしたいと考えている方
入社手続きに関する定型業務を自動化し、本来のコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信したメールの内容が自動でSmartHRに登録されるため、情報の手入力にかかる時間を短縮できます。
手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
はじめに、GmailとSmartHRをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し「特定のラベルのメールを受信したら」というトリガーアクションを設定します。
続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から従業員情報を抽出します。
最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」を設定し、AIが抽出したデータを基に従業員情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動する条件となるラベルを任意で設定してください。
AI機能のオペレーションでは、メール本文からどのような情報を抽出するか指示するプロンプトを自由に編集できます。
SmartHRに従業員情報を登録する際、抽出したどの情報をどの項目に登録するか任意にマッピング可能です。
■注意事項
Gmail、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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まとめ

Gmailの下書き作成を自動化することで、これまで手作業で行っていたメールの返信文作成を効率化し、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより担当者は、より丁寧な対応が求められる顧客とのコミュニケーションや本来注力すべきコア業務に時間を使えるようになりますね！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ登録フォームから無料登録してYoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！