■概要
海外からのメールを受信するたびに、内容を翻訳して手作業でMicrosoft Excelに転記する業務に手間を感じていませんか？ 特に、問い合わせ内容の記録や情報共有のために手作業で対応していると、時間もかかり転記ミスも起こりがちです。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、Perplexityが自動で内容を翻訳し、その結果をMicrosoft Excelに自動で追加するため、一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した海外からのメールの翻訳や管理に時間を要している方
- PerplexityなどのAIを活用して、翻訳業務を自動化したいと考えている方
- Microsoft Excelへの手入力による転記作業の手間やミスを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点に、Perplexityでの翻訳からMicrosoft Excelへの記録までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による翻訳漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Perplexity、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでPerplexityの「テキストを生成」アクションを設定し、受信したメールの本文などを翻訳するように指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、翻訳結果などの情報を指定のファイルに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、翻訳の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- Perplexityのテキスト生成オペレーションでは、どのような翻訳を行うかなどのプロンプトを自由にカスタマイズでき、トリガーで取得したメールの件名や本文を変数として利用可能です。
- Microsoft Excelにレコードを追加するオペレーションでは、どの列にどの情報を追加するかを任意で設定できます。例えば、メールの送信者、件名、翻訳結果などをそれぞれの列に割り当てられます。
■注意事項
- Gmail、Perplexity、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
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