■概要
取引先からGmailで受信した請求書などの添付ファイルを、都度手動でダウンロードし、ファイル名を変更してGoogle Driveに保存する作業は、件数が増えるほど手間がかかりませんか。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIがメール文面から会社名を自動で抽出し、その会社名をファイル名に付けてGoogle Driveへアップロードする一連の流れを自動化し、こうしたファイル管理の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルの管理に手間を感じている経理や営業担当者の方
- ファイル名の命名規則を統一し、手作業による付け忘れや入力ミスを防ぎたい方
- Google Driveを活用したファイル管理業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からファイル名変更、アップロードまでが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の付け間違いや、命名規則の不統一といったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてメールトリガーを設定し、指定したメールアドレスでメールを受信した際にフローが起動するようにします。
- 次に、AIの「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文や件名から会社名などの情報を抽出します。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、抽出した会社名をファイル名に含めて添付ファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIでテキストからデータを抽出する際に、抽出したい情報の種類や条件、文字数などを任意で設定してください。例えば、メール本文の特定箇所から会社名を抽出するよう設定が可能です。
- Gmailで利用している自動転送設定と組み合わせることで、特定の条件に合致したメールのみをYoomのメールトリガーに転送し、フローボットを起動させるといった運用も可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際に、保存先のフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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