Gmailの添付ファイルのファイル名に会社名を付けて、Google Driveで自動整理する
Gmailの添付ファイルのファイル名に会社名を付けて、Google Driveで自動整理する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Gmail
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
Gmailに届く請求書や見積書といった添付ファイルを、都度手作業でGoogle Driveに保存していませんか？この一連の作業は手間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いやフォルダへの格納ミスといった課題にも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信した際に添付ファイルを自動でGoogle Driveへ保存し、ファイル名を変更して整理することが可能です。手作業による整理の手間をなくし、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルを、手作業でGoogle Driveに移動し整理している方
- 添付ファイルの保存やリネーム作業に時間を取られ、本来のコア業務に集中できていない方
- 手作業でのファイル整理による保存ミスや、命名規則の不統一を減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの添付ファイルダウンロードからGoogle Driveへのアップロード、リネームまでが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 人の手によるファイルの保存し忘れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを減らし、ファイル管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、受信したメール本文などから会社名といったデータを抽出するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、添付ファイルを指定のフォルダへアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するための「キーワード」（件名や差出人など）を任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードする設定では、ファイルの保存先となるフォルダを任意で指定することが可能です。
- アップロードする際のファイル名は、抽出した会社名や受信日などを組み合わせて、任意の形式で設定することができます。
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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