【ラクラク設定】OCRを活用しGoogle Workspaceにユーザーを自動作成する方法

「新入社員の入社手続きで、申請書類からGoogle Workspaceアカウントを手作業で作成するのが大変…」

「紙やPDFで受け取った情報をGoogle Workspaceに転記する際にミスが多くて困る…」

このように、Google Workspaceのユーザー管理や、書類からの情報入力作業に手間や課題を感じていませんか？特に、OCR（光学文字認識）技術を活用したいと考えていても、具体的な連携方法が分からなかったり、設定が複雑そうだと感じたりすることもあるかもしれません。

もし、受け取ったファイル内の文字情報を自動で読み取り、そのデータを使ってGoogle Workspaceのユーザーアカウントを自動的に作成できる仕組みがあれば、これらの入力作業の手間やヒューマンエラーから解放され、アカウント管理業務を大幅に効率化し、より重要な管理業務や戦略的なタスクに集中できる時間を生み出すことができます！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、プログラミングの知識も必要ないので、ぜひ自動化を導入してGoogle Workspaceの運用をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはファイルをOCRで読み取る業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Google Driveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する

試してみる

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■概要
「Google Driveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する」フローを利用すると、Google Driveでファイルがアップロードされたら自動処理が始まります。
OCRで内容を読み取り、Google Workspaceに新規ユーザーを追加するので、手動の手間が省けます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを活用してファイルの管理を行っている方
・Google Driveに保存されたドキュメントを迅速に処理したい方
・OCR技術を活用してテキストデータを抽出したいと考えている方
・Google Workspaceで新規ユーザーの追加を頻繁に行っている企業
・新規従業員の情報をスピーディにシステムに反映させたい方
・手作業の新規ユーザー追加に手間を感じている方

■注意事項
・Google DriveとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCR機能とGoogle Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

Google Workspaceのユーザー作成をOCRで自動化する方法

普段お使いの様々なツールで受け取ったファイルから、OCR機能を使って情報を読み取り、Google Workspaceのユーザー作成を自動化する方法を紹介します！
この自動化により手作業による情報入力の手間やミスを削減し、迅速かつ正確なアカウント発行プロセスを実現できる可能性があるため、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

ストレージサービス上のファイルをOCR処理してGoogle Workspaceにユーザーを作成する

Google DriveやDropboxなどのストレージサービスにアップロードされた申請書や名簿ファイルなどを自動でOCR処理し、抽出した情報をもとにGoogle Workspaceのユーザーアカウントを自動生成することができるので、ストレージサービスを起点としたアカウント発行業務を効率化し、担当者の負担を軽減しましょう！

Google Driveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する

試してみる

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■概要
「Google Driveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する」フローを利用すると、Google Driveでファイルがアップロードされたら自動処理が始まります。
OCRで内容を読み取り、Google Workspaceに新規ユーザーを追加するので、手動の手間が省けます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを活用してファイルの管理を行っている方
・Google Driveに保存されたドキュメントを迅速に処理したい方
・OCR技術を活用してテキストデータを抽出したいと考えている方
・Google Workspaceで新規ユーザーの追加を頻繁に行っている企業
・新規従業員の情報をスピーディにシステムに反映させたい方
・手作業の新規ユーザー追加に手間を感じている方

■注意事項
・Google DriveとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCR機能とGoogle Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する

試してみる

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■概要
「Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する」ワークフローを利用すると、Dropboxへのファイル保存をトリガーに新規ユーザーの追加が可能です。
手動作業の必要がなくなり、業務効率が向上します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを利用してファイルの保管や共有を行っている方
・Dropboxへの履歴書や雇用契約書の格納をトリガーとしてアクションを自動で実行したい方
・OCR技術を活用して迅速に書類の情報をデジタル化したい方
・Google Workspaceを活用している企業
・新規ユーザーの追加を効率的に行いたい方
・定型業務の自動化によって、手間を減らし業務効率を高めたいと考えている方

■注意事項
・DropboxとGoogle WorkspaceをそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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メールで受信した添付ファイルをOCR処理してGoogle Workspaceにユーザーを作成する

GmailやOutlookで受信したメールに添付されているファイルを自動で検知し、OCRでテキスト情報を抽出してGoogle Workspaceのユーザーを作成することが可能になるため、メールでの申請受付からアカウント発行までのプロセスをシームレスに自動化し、対応漏れや遅延を防ぎます！

Gmailで受信したファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する

試してみる

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■概要
「Gmailで受信したファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する」ワークフローを利用すると、受信メールのファイル内容を自動で読み取れます。
ユーザー追加の手間を減らし、作業効率の向上が期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に利用している方
・Gmailで受信したファイルを迅速に処理したいと考えている方
・OCR技術を使って文書の内容をスピーディにデジタル化したい方
・Google Workspaceを活用してチーム運営をしている企業
・新規ユーザーを迅速かつ効率的に追加したい方
・手動での入力ミスを減らしたい方

■注意事項
・GmailとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Outlookで受信したファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する

試してみる

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■概要
「Outlookで受信したファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する」ワークフローを利用すると、受信したファイルの内容をOCRで読み取り、自動でGoogle Workspaceに反映させられます。
手動でのデータ入力が減り、作業効率が向上します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを利用して頻繁にファイルを受信している方
・受信するファイルに含まれる情報を迅速に活用したいと考えている方
・Google Workspaceを利用している企業
・新規ユーザーの登録プロセスをスピーディに行いたい方
・手作業での新規ユーザー追加に手間やミスが生じやすいと感じている方
・業務効率化を図りたいと考えている経営者や管理者の方

■注意事項
・OutlookとGoogle WorkspaceとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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フォームで受け付けた添付ファイルをOCR処理してGoogle Workspaceにユーザーを作成する

GoogleフォームやYoomの独自フォームなどで受け付けた申請情報に含まれる添付ファイルをOCRで読み取り、そのデータに基づいてGoogle Workspaceのユーザーアカウントを自動で作成できるため、フォーム申請からアカウント発行までの一連の流れを完全に自動化し、迅速なオンボーディングなどを支援します！

Googleフォームの添付ファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する

試してみる

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■概要
「Googleフォームの添付ファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する」ワークフローを利用すると、添付ファイルの情報を迅速に読み取れます。
手作業でのユーザー追加が不要になるため、時間を有効に活用できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを導入して、組織のメンバー管理を効率化したいと考えている方
・Googleフォームを使用して各種申請や情報収集を行っているが、データの手動処理に手間を感じている方
・OCR技術を活用して迅速に書類情報をデジタル化し、労力を削減したい方
・新規ユーザーの追加をスピーディに行い、オンボーディングプロセスを円滑に進めたいと思っている方
・定期的に新しいメンバーが加わる組織やプロジェクトで、管理業務を効率化したい方

■注意事項
・GoogleフォームとGoogle WorkspaceそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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フォームの添付ファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する

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■概要
「フォームの添付ファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する」ワークフローは、フォームの添付ファイルをOCRで読み取り、新規ユーザーの追加を自動化します。
これにより、手作業の手間を減らし、業務の効率が向上します。

■このテンプレートをおすすめする方
・業務でフォームの添付ファイルを扱うことが多い方
・添付ファイルの内容を迅速にデジタル化し、処理したい方
・Google Workspaceを活用して社内のユーザー管理を行っている方
・手動でのユーザー登録作業に手間を感じている方
・新規ユーザーをスピーディに追加し、業務効率を向上させたい方

■注意事項
・Google WorkcpaceとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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ファイルをOCR処理しGoogle Workspaceユーザーを作成するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Google Driveに特定のファイルがアップロードされた際に、ファイル内の情報をOCRで自動的に読み取り、そのデータを使ってGoogle Workspaceに新規ユーザーアカウントを自動で作成するフローを解説していきます！

今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

• Google DriveとGoogle Workspaceをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Google Driveのトリガー設定とGoogle Workspaceのオペレーション設定
• トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする

Google Driveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する

試してみる

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■概要
「Google Driveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する」フローを利用すると、Google Driveでファイルがアップロードされたら自動処理が始まります。
OCRで内容を読み取り、Google Workspaceに新規ユーザーを追加するので、手動の手間が省けます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを活用してファイルの管理を行っている方
・Google Driveに保存されたドキュメントを迅速に処理したい方
・OCR技術を活用してテキストデータを抽出したいと考えている方
・Google Workspaceで新規ユーザーの追加を頻繁に行っている企業
・新規従業員の情報をスピーディにシステムに反映させたい方
・手作業の新規ユーザー追加に手間を感じている方

■注意事項
・Google DriveとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCR機能とGoogle Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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ステップ1：Google DriveとGoogle Workspaceをマイアプリ連携

Google DriveとGoogle WorkspaceをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められますよ。

連携前に、Google Driveにファイルを追加しておきましょう！
※今回は、以下画像のようなファイルを追加しました。

※ファイルの中身は、以下の画像です。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Google Drive」と入力し、検索結果からGoogle Driveのアイコンを選択します。

2.表示された画面で、以下画像の赤枠部分をクリックしましょう。

次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。

3.続いてGoogle Workspaceをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、Google Workspaceを検索します。
次の画面で、以下画像の赤枠部分をクリックしましょう。
※クリックした後は、先ほどのGoogle Driveと同じ手順で登録します。

※・Google Workspaceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
・有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているGoogle Workspaceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。

マイアプリにGoogle DriveとGoogle Workspaceが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

Google Driveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する

試してみる

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■概要
「Google Driveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する」フローを利用すると、Google Driveでファイルがアップロードされたら自動処理が始まります。
OCRで内容を読み取り、Google Workspaceに新規ユーザーを追加するので、手動の手間が省けます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを活用してファイルの管理を行っている方
・Google Driveに保存されたドキュメントを迅速に処理したい方
・OCR技術を活用してテキストデータを抽出したいと考えている方
・Google Workspaceで新規ユーザーの追加を頻繁に行っている企業
・新規従業員の情報をスピーディにシステムに反映させたい方
・手作業の新規ユーザー追加に手間を感じている方

■注意事項
・Google DriveとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCR機能とGoogle Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：Google Driveのトリガー設定

※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Google Driveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する」をクリックすると表示されます。

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしましょう。

2.表示された画面で各項目を確認します。
アカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。

3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてくださいね。

4.「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
この時に選択するフォルダは、履歴書など、Google Workspaceに追加したい従業員情報をアップロードしたフォルダとなります。

5.入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットはテスト毎に取得できるものです。なお、後の設定で活用するデータとなります。

ステップ4：Google Driveのファイルダウンロード設定

1.アプリと連携する「ファイルをダウンロードする」をクリックしましょう。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「ファイルID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。

入力を終えたら「テスト」を実行し、ファイルのダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ5：画像・PDFから文字を読み取るの設定

1.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。

※・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

2.各項目を確認し、「次へ」をクリックしてください。

3.詳細設定を行います。
なお、今回はテンプレートを活用しているため、すでに設定が完了しています。

「ファイルの添付方法」はデフォルトで、先ほど添付したファイルが対象になっています。特にこだわりがなければこのままで大丈夫です！
「抽出したい項目」は、抽出したい項目を入力します。今回は以下の画像のように入力しました！

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ6：Google Workspaceの設定

1.アプリと連携する「新規ユーザーを追加」をクリックしましょう。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「姓」「名」「デフォルトのパスワード」「メインのメールアドレス」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
※「デフォルトのパスワード」は、一旦仮のパスワードとして設定します。今回は、アウトプット(取得した値)の電話番号を選択しています。

「ログイン時にパスワードを変更してもらう」は、プルダウンから選択してください。
※パスワードを仮のパスワードから変更したい場合は、変更するを選択しましょう！

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※設定が完了すると、Google Workspaceに新規ユーザーが追加されます。

ステップ7：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが待機状態（トリガーが発動次第フローが起動する状態）になります！

設定は以上となります。お疲れ様でした！

Google WorkspaceやOCRのを使ったその他の自動化例

Google WorkspaceやOCRのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

Google Workspaceを使った便利な自動化例

Google Workspaceでユーザーが登録されたらGoogle Chatに通知する

試してみる

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■概要
「Google Workspaceでユーザーが登録されたらGoogle Chatに通知する」ワークフローは、新しいユーザーの追加時に自動でGoogle Chatへ通知を送る業務ワークフローです。手動での通知作業を省略し、チーム全体に最新のユーザー情報を迅速に共有することができます。これにより、管理業務の効率化と情報共有の円滑化が実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceを活用しており、新規ユーザー登録時にチームへの通知を自動化したい管理者の方
・Google Chatを日常的に利用しており、通知によってチームのコミュニケーションを強化したい方
・手動での通知作業に時間を取られており、業務効率化を図りたい企業のIT担当者の方
・複数のSaaSアプリを連携させて、統一された通知システムを構築したい方

■注意事項
・Google Workspace、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

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Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加する

試してみる

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Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加するフローです。

詳細を見る 試してみる

Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

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■概要
「Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは、ユーザー管理とコミュニケーションの効率化を実現する業務ワークフローです。
新しいメンバーがGoogle Workspaceに追加されると、Microsoft Teamsに通知が送信されます。
また、手動での通知作業を自動化することで、管理者の負担を軽減し、ミスを防止します。
これにより、チーム全体への迅速な情報共有が可能となり、新メンバーの歓迎や必要なサポートをスムーズに提供できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Workspaceでのユーザー管理を効率化したいIT担当者の方
・Microsoft Teamsを活用してチームコミュニケーションを円滑にしたいチームリーダーの方
・新規ユーザー登録時の通知作業を自動化したい運営業務担当者の方
・業務フローを最適化したい企業のITマネージャーの方
・手動での通知によるミスを減らし、正確な情報共有を目指す管理者の方

■注意事項
・Google Workspace、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらSlackに通知する

試してみる

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Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらSlackに通知するフローです。

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Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加する

試してみる

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Googleスプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加するフローです。

詳細を見る 試してみる

OCRを使った便利な自動化例

Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Airtableに自動追加する

試してみる

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■概要
「Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Airtableに自動追加する」ワークフローは、ドキュメント管理をスムーズにする自動化プロセスです。
手動でのデータ入力や情報整理の手間を省き、業務効率を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを日常的に利用している方
　・大量のファイルをDropboxに保存しており、内容の整理や検索に時間がかかっている方
・Airtableでデータ管理を行っている方
　・Airtableを使ってデータベースを構築しているが、手動でのデータ入力に手間を感じている方
・業務効率化を目指しているチームリーダーや経営者
　・ワークフローの自動化を通じて、チーム全体の作業効率をアップさせたいと考えている方
・OCR技術を活用して情報を整理したい方
　・ファイル内のテキスト情報を自動的に抽出し、活用したい方

■注意事項
・Dropbox、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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名刺データをOCRで読み取りSalesforceに格納

試してみる

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名刺データをフォームで送信すると、AIが自動で名刺の情報を読み取りSalesforceに格納します。

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名刺情報をOCRで読み取り、JUST.DBに登録する

試してみる

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名刺情報をOCRで読み取り、JUST.DBに登録するフローです。

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履歴書をOCRで読み取りfreee人事労務に従業員を登録する

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履歴書をOCRで読み取りfreee人事労務に従業員を登録するフローです。

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OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle ドキュメントに追加する

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■概要
「OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle ドキュメントに追加する」フローは、ドキュメント管理を自動化する業務ワークフローです。
OneDriveに保存された画像やPDFなどのファイルをYoomが自動的にOCRでテキスト化し、Google ドキュメントに追加します。
これにより、手間をかけずにデジタルデータを効率的に管理・活用できるようになります。

■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveとGoogle ドキュメントを日常的に利用しているビジネスユーザーの方
・OCRした文書や画像データを効率的にテキスト化したい事務担当者の方
・ドキュメント管理の自動化を図り、業務効率を向上させたいチームリーダーの方
・OCR機能を活用してデータの検索性や編集性を高めたい方
・手作業によるデータ入力の負担を減らしたい経営者の方

■注意事項
・OneDrive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

詳細を見る 試してみる

まとめ

Google Workspaceへのユーザー登録業務においてOCR連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた申請書類からの情報転記やアカウント作成の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎやすくなるでしょう！
これにより、管理部門やIT担当者は煩雑な定型業務から解放され、より迅速かつ正確なアカウント管理を実現できるかもしれません。

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もしGoogle Workspaceの運用効率化やOCRを活用した自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！