「新入社員の入社手続きで、申請書類からGoogle Workspaceアカウントを手作業で作成するのが大変…」
「紙やPDFで受け取った情報をGoogle Workspaceに転記する際にミスが多くて困る…」
このように、Google Workspaceのユーザー管理や、書類からの情報入力作業に手間や課題を感じていませんか？特に、OCR（光学文字認識）技術を活用したいと考えていても、具体的な連携方法が分からなかったり、設定が複雑そうだと感じたりすることもあるかもしれません。
もし、受け取ったファイル内の文字情報を自動で読み取り、そのデータを使ってGoogle Workspaceのユーザーアカウントを自動的に作成できる仕組み があれば、これらの入力作業の手間やヒューマンエラーから解放され、アカウント管理業務を大幅に効率化し、より重要な管理業務や戦略的なタスクに集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、プログラミングの知識も必要ないので、ぜひ自動化を導入してGoogle Workspaceの運用をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ YoomにはファイルをOCRで読み取る業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google Driveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■概要
新入社員や外部パートナーの情報が記載された書類を受け取るたびに、Google Driveに保存後、手動でGoogle Workspaceにユーザー登録する作業は、件数が増えると入力ミスや対応漏れのリスクが伴います。このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにファイルが格納されると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Google Workspaceへ新規ユーザーとして追加します。定型的なアカウント発行業務を自動化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとGoogle Workspaceでのアカウント発行を手作業で行っている担当者の方 書類からの情報転記に時間がかかり、入力ミスを減らしたいと考えている総務・人事の方 ユーザーアカウントの作成を迅速化し、業務の標準化を進めたいと考えている管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイル格納からユーザー追加までが自動化され、手作業での転記や登録作業にかかる時間を短縮します。 手作業による転記ミスや、アカウント設定の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでファイル内のテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」を設定し、OCRで読み取った情報を基にユーザーを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定で、このワークフローを起動させる対象のフォルダを任意のものに設定できます。 OCR機能で読み取る項目は、書類のフォーマットに合わせて氏名、メールアドレス、所属部署などを自由に設定可能です。 Google Workspaceで新規ユーザーを追加する際、OCRで読み取った氏名やメールアドレスのほか、パスワードなどを任意の値で設定できます。 ■注意事項
Google DriveとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCR機能とGoogle Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Workspaceのユーザー作成をOCRで自動化する方法 普段お使いの様々なツールで受け取ったファイルから、OCR機能を使って情報を読み取り、Google Workspaceのユーザー作成を自動化する方法を紹介します！
ストレージサービス上のファイルをOCR処理してGoogle Workspaceにユーザーを作成する Google DriveやDropboxなどのストレージサービスにアップロードされた申請書や名簿ファイルなどを自動でOCR処理し、抽出した情報をもとにGoogle Workspaceのユーザーアカウントを自動生成する ことができるので、ストレージサービスを起点としたアカウント発行業務を効率化し、担当者の負担を軽減しましょう！
Google Driveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■概要
新入社員や外部パートナーの情報が記載された書類を受け取るたびに、Google Driveに保存後、手動でGoogle Workspaceにユーザー登録する作業は、件数が増えると入力ミスや対応漏れのリスクが伴います。このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにファイルが格納されると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Google Workspaceへ新規ユーザーとして追加します。定型的なアカウント発行業務を自動化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとGoogle Workspaceでのアカウント発行を手作業で行っている担当者の方 書類からの情報転記に時間がかかり、入力ミスを減らしたいと考えている総務・人事の方 ユーザーアカウントの作成を迅速化し、業務の標準化を進めたいと考えている管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイル格納からユーザー追加までが自動化され、手作業での転記や登録作業にかかる時間を短縮します。 手作業による転記ミスや、アカウント設定の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでファイル内のテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」を設定し、OCRで読み取った情報を基にユーザーを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定で、このワークフローを起動させる対象のフォルダを任意のものに設定できます。 OCR機能で読み取る項目は、書類のフォーマットに合わせて氏名、メールアドレス、所属部署などを自由に設定可能です。 Google Workspaceで新規ユーザーを追加する際、OCRで読み取った氏名やメールアドレスのほか、パスワードなどを任意の値で設定できます。 ■注意事項
Google DriveとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCR機能とGoogle Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する
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■概要
従業員の入社手続きなどで、Dropboxに格納された書類情報を元に、手作業でGoogle Workspaceのアカウントを発行していませんか。この作業は、情報の転記ミスが発生しやすく、時間も要する業務です。このワークフローは、Dropboxにファイルが格納されると、OCR機能が書類から文字情報を自動で読み取り、その内容を基にGoogle Workspaceへ新規ユーザーを自動で追加します。手作業によるアカウント発行業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
DropboxとGoogle Workspaceを用いており、手作業でのアカウント発行に手間を感じている方 書類からの情報転記を手作業で行っており、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 従業員のオンボーディングプロセスを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
書類のアップロードからアカウント発行までを自動化できるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てられます。 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを処理できるようにします。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定して、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を元にユーザーを追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能の設定では、読み取り対象の書類から抽出したい「氏名」や「メールアドレス」といった項目を任意で設定できます。 Google Workspaceに新規ユーザーを追加する際、OCR機能で読み取った情報をどの項目に登録するかを自由に設定できます。 ■注意事項
DropboxとGoogle WorkspaceをそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
メールで受信した添付ファイルをOCR処理してGoogle Workspaceにユーザーを作成する GmailやOutlookで受信したメールに添付されているファイルを自動で検知し、OCRでテキスト情報を抽出してGoogle Workspaceのユーザーを作成する ことが可能になるため、メールでの申請受付からアカウント発行までのプロセスをシームレスに自動化し、対応漏れや遅延を防ぎます！
Gmailで受信したファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
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■概要
取引先や新規採用者からメールで送られてくるユーザー登録情報。その都度ファイルを開き、内容を手作業でGoogle Workspaceに入力する作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付ファイルからOCR機能が情報を自動で読み取り、Google Workspaceに新規ユーザーとして追加します。面倒な手作業による転記業務をなくし、迅速で正確なアカウント発行を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取ったファイルをもとに、Google Workspaceへ手作業でユーザー登録を行っている方 外部スタッフなどのアカウント発行業務を効率化し、対応の迅速化を図りたいと考えている管理部門の方 手入力による情報登録のミスを防止し、より正確なアカウント管理体制を構築したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでファイルを受信後、OCRでの読み取りからGoogle Workspaceへのユーザー追加までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 人の手によるデータ転記作業がなくなるため、氏名やメールアドレスの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで、トリガーで受信したメールの添付ファイルを取得し、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで文字情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報をもとに新規ユーザーを追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、特定のラベルだけでなく、件名や送信元アドレスなど、フローを起動させるメールの条件を任意に設定してください。 OCR機能では、読み取るファイルの中から、氏名やメールアドレスなど、どの情報を抽出するかを任意で設定できます。 Google Workspaceにユーザーを追加する際、氏名やメールアドレス、初期パスワードなどの各項目に、どの抽出データを割り当てるかを設定してください。 ■注意事項
GmailとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信したファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
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■概要
従業員の入社や外部パートナーの追加に伴い、Outlookで申請書などを受け取り、手作業でGoogle Workspaceのアカウントを発行していませんか。この一連の作業は、手間がかかる上に、手入力によるミスも発生しやすい業務です。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付されたファイルをOCR機能で自動で読み取り、Google Workspaceへ新規ユーザーを自動で追加することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受け取った情報を基に、Google Workspaceへのユーザー登録を手作業で行っている方 手作業によるアカウント情報の入力ミスや、登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 入社手続きなどの定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したい人事・総務担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信からユーザー登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業での情報転記が不要になるため、氏名やメールアドレスの入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を紐付けます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクションでは、対象となるファイルから読み取りたいテキストの項目を任意で設定してください。 Google Workspaceのアクションでは、氏名やメールアドレスなど、追加したいユーザー情報を任意で設定することが可能です。 ■注意事項
OutlookとGoogle WorkspaceとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで受け付けた添付ファイルをOCR処理してGoogle Workspaceにユーザーを作成する GoogleフォームやYoomの独自フォームなどで受け付けた申請情報に含まれる添付ファイルをOCRで読み取り、そのデータに基づいてGoogle Workspaceのユーザーアカウントを自動で作成できる ため、フォーム申請からアカウント発行までの一連の流れを完全に自動化し、迅速なオンボーディングなどを支援します！
Googleフォームの添付ファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
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■概要
Googleフォームで受け付けた新規ユーザー登録申請の対応に、手間を感じていませんか。特に、添付された身分証明書などのファイルから手作業で情報を転記し、アカウントを作成する作業は時間がかかり、入力ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの申請をきっかけに、添付されたファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceへ新規ユーザーを追加するまでの一連のプロセスを自動化し、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け付けた申請内容をもとに、手作業でユーザー登録を行っている方 添付された身分証明書などから情報を転記する際に、入力ミスなどの課題を感じている方 Google Workspaceへの新規ユーザー追加業務を効率化したいと考えている管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム申請からファイルダウンロード、OCRでの読み取り、ユーザー追加までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 添付ファイルからの情報転記作業がなくなるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google WorkspaceをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、対象のGoogleフォームが送信されたらフローが起動するよう設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を割り当ててユーザーを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクション設定では、読み取り対象のファイルに合わせて、抽出したい項目（氏名、住所、生年月日など）を任意で設定してください。 Google Workspaceで新規ユーザーを追加するアクションでは、氏名やメールアドレスなどの各項目に、OCR機能で抽出したどの情報を割り当てるかを自由にマッピングできます。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、Google WorkspaceそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームの添付ファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
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■概要
社内向けフォームなどで受け付けた情報をもとに、Google Workspaceへ手作業で新規ユーザーを登録していませんか？特に、添付された身分証明書などの書類から情報を転記する作業は、時間がかかるうえに入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、フォームに添付されたファイルをOCR機能で自動的に読み取り、その情報を用いてGoogle Workspaceへ新規ユーザーを自動で追加し、アカウント発行業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受け付けた情報をもとにGoogle Workspaceのアカウント発行を手作業で行っている方 添付された書類からの文字情報の読み取りと転記作業に、手間や時間を要している人事・総務担当の方 アカウント発行業務におけるヒューマンエラーを防止し、業務全体の精度を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームが送信されると、添付ファイルのOCR処理からユーザー登録までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で情報を読み取り連携させるので、手作業によるデータの転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、フォームが送信された際にワークフローが起動するように設定します。 次に、オペレーションで「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを対象とします。 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をマッピングしてユーザーを追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取り対象のファイルから抽出したい項目（氏名や住所など）を任意で設定してください。 Google Workspaceにユーザーを追加するアクションでは、OCR機能で取得したどの値を、ユーザー情報のどの項目（姓、名など）に割り当てるかを自由にマッピング設定できます。 ■注意事項
Google WorkcpaceとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ファイルをOCR処理しGoogle Workspaceユーザーを作成するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Google Driveに特定のファイルがアップロードされた際に、ファイル内の情報をOCRで自動的に読み取り、そのデータを使ってGoogle Workspaceに新規ユーザーアカウントを自動で作成するフローを解説していきます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら
[Yoomとは]
フローの作成方法 大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
Google DriveとGoogle Workspaceをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
Google Driveのトリガー設定とGoogle Workspaceのオペレーション設定
トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする
Google Driveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■概要
新入社員や外部パートナーの情報が記載された書類を受け取るたびに、Google Driveに保存後、手動でGoogle Workspaceにユーザー登録する作業は、件数が増えると入力ミスや対応漏れのリスクが伴います。このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにファイルが格納されると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Google Workspaceへ新規ユーザーとして追加します。定型的なアカウント発行業務を自動化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとGoogle Workspaceでのアカウント発行を手作業で行っている担当者の方 書類からの情報転記に時間がかかり、入力ミスを減らしたいと考えている総務・人事の方 ユーザーアカウントの作成を迅速化し、業務の標準化を進めたいと考えている管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイル格納からユーザー追加までが自動化され、手作業での転記や登録作業にかかる時間を短縮します。 手作業による転記ミスや、アカウント設定の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでファイル内のテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」を設定し、OCRで読み取った情報を基にユーザーを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定で、このワークフローを起動させる対象のフォルダを任意のものに設定できます。 OCR機能で読み取る項目は、書類のフォーマットに合わせて氏名、メールアドレス、所属部署などを自由に設定可能です。 Google Workspaceで新規ユーザーを追加する際、OCRで読み取った氏名やメールアドレスのほか、パスワードなどを任意の値で設定できます。 ■注意事項
Google DriveとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCR機能とGoogle Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：Google DriveとGoogle Workspaceをマイアプリ連携 Google DriveとGoogle WorkspaceをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
連携前に、Google Driveにファイルを追加しておきましょう！
※ファイルの中身は、以下の画像です。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
2.表示された画面で、以下画像の赤枠部分をクリックしましょう。
次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
3.続いてGoogle Workspaceをマイアプリ登録します。
※・Google Workspaceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
マイアプリにGoogle DriveとGoogle Workspaceが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Google Driveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■概要
新入社員や外部パートナーの情報が記載された書類を受け取るたびに、Google Driveに保存後、手動でGoogle Workspaceにユーザー登録する作業は、件数が増えると入力ミスや対応漏れのリスクが伴います。このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにファイルが格納されると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Google Workspaceへ新規ユーザーとして追加します。定型的なアカウント発行業務を自動化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとGoogle Workspaceでのアカウント発行を手作業で行っている担当者の方 書類からの情報転記に時間がかかり、入力ミスを減らしたいと考えている総務・人事の方 ユーザーアカウントの作成を迅速化し、業務の標準化を進めたいと考えている管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイル格納からユーザー追加までが自動化され、手作業での転記や登録作業にかかる時間を短縮します。 手作業による転記ミスや、アカウント設定の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでファイル内のテキスト情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」を設定し、OCRで読み取った情報を基にユーザーを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定で、このワークフローを起動させる対象のフォルダを任意のものに設定できます。 OCR機能で読み取る項目は、書類のフォーマットに合わせて氏名、メールアドレス、所属部署などを自由に設定可能です。 Google Workspaceで新規ユーザーを追加する際、OCRで読み取った氏名やメールアドレスのほか、パスワードなどを任意の値で設定できます。 ■注意事項
Google DriveとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCR機能とGoogle Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Google Driveのトリガー設定 ※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Google Driveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する」をクリックすると表示されます。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら 」をクリックしましょう。
2.表示された画面で各項目を確認します。
3.表示された画面で、詳細を設定します。こちら
4.「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
5.入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。アウトプット
ステップ4：Google Driveのファイルダウンロード設定 1.アプリと連携する「ファイルをダウンロードする 」をクリックしましょう。
2.API接続設定を行います。
ステップ5：画像・PDFから文字を読み取るの設定 1.「画像・PDFから文字を読み取る 」をクリックしましょう。
※・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
2.各項目を確認し、「次へ」をクリックしてください。
「ファイルの添付方法」はデフォルトで、先ほど添付したファイルが対象になっています。特にこだわりがなければこのままで大丈夫です！
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ6：Google Workspaceの設定 1.アプリと連携する「新規ユーザーを追加 」をクリックしましょう。
2.API接続設定を行います。
「ログイン時にパスワードを変更してもらう」は、プルダウンから選択してください。
ステップ7：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする 以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが待機状態（トリガーが発動次第フローが起動する状態）になります！
設定は以上となります。お疲れ様でした！
Google WorkspaceやOCRのを使ったその他の自動化例
Google WorkspaceやOCRのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
Google Workspaceを使った便利な自動化例
Google Workspaceでユーザーが登録されたらGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
新しいメンバーが加わる際、Google Workspaceへのユーザー登録後に、関係者へ手動で通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この作業は単純でありながらも、対応漏れや遅延が発生すると、その後のオンボーディングに影響を及ぼす可能性があります。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーが登録されたことを検知し、自動でGoogle Chatに通知を送信できるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceでのユーザー管理と情報共有を担当している情報システム部門の方 新メンバーのオンボーディングに関わり、迅速な情報連携を求めている人事や総務担当者の方 部署内のメンバー追加をGoogle Chatで速やかに把握したいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに自動で通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮することができます。 手作業による通知の漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への確実な情報伝達を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとGoogle ChatをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得したユーザー情報を本文に含めて指定のスペースに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Chatのメッセージ送信アクションでは、通知を送信したい任意のスペースを設定することが可能です。 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、前段階のアクションで取得したユーザー名やメールアドレスといった情報を変数として埋め込むことができます。 ■注意事項
Google Workspace、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。 フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加する
試してみる
■概要
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceを使って業務を進めている方
・Googleのツールを活用し、業務を進めているチームメンバー
・進捗管理やタスク管理でGoogleのツールを活用しているプロジェクトマネージャー
2.Notionデータベースを業務で扱う方
・Notionデータベースで従業員情報を管理しているデータ管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
従業員情報を管理する上で、Google WorkspaceとNotionを活用している場合、従業員の追加漏れで同期が取れないケースがあります。
このテンプレートは、Google Workspaceで従業員が追加されたら、自動的にNotionにも追加することができるため、手動による追加作業が不要となり、効率的に管理業務を進めることができます。
■注意事項
・Google Workspace、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらMicrosoft Teamsに通知する
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■概要
新しいメンバーが入社するたびに、利用している各ツールへの情報共有を手作業で行っていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Google WorkspaceとMicrosoft Teamsを使い、新メンバーの受け入れ対応を行っている方 メンバー追加のたびに発生する手作業での通知業務をなくし、効率化したいと考えている方 情報共有の漏れや遅延を防ぎ、スムーズなオンボーディングを実現したいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへのユーザー登録を起点に自動で通知が実行されるため、これまで手動通知にかけていた作業時間を他の業務に充てることができます。 手作業による通知漏れや連絡先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者へ確実な情報共有を行うことで業務の標準化に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知したい内容を登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Workspaceのトリガーは、「ユーザー情報が更新されたら」というアクションにも変更可能です。 Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先となるチームIDとチャネルIDを候補の中から任意で選択します。 ■注意事項
Google Workspace、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらSlackに通知する
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■概要
Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceを業務に活用している方
・従業員ごとにアカウントを作成し、管理している方
・クラウド上にデータを保管し、情報へのアクセス性を高めたい方
2.Slackを主なコミュニケーションツールとして活用している方
・チーム内の連絡手段に使用している方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceはクラウドで情報へアクセスできるため、業務効率化に活用できるツールです。
このフローを活用すると、Google Workspaceで新規ユーザーが登録されたら、自動でSlackに詳細を通知することができます。
■注意事項
・Google Workspace、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加する
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■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらGoogle Workspaceでユーザーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを用いて業務を行う方
・Google スプレッドシートでメンバー情報を一元管理しているバックオフィス担当者
・Google スプレッドシートに入力された内容を使って、自動的に複数の処理を実行したいチーム管理者
2.Google Workspaceを日常的に活用している方
・Google Workspaceへのユーザー登録に手間を感じている人事担当者
・新しいチームメンバーをGoogle Workspaceに招待し忘れてしまったことがある方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceは、複数のメンバーで共同作業をする上で効果的なツールです。
このテンプレートは、Google スプレッドシートにユーザー情報が追加されたら自動でGoogle Workspaceにユーザーを追加することができます。
また、コミュニケーションツールと連携することで、追加したユーザー情報の共有も自動化することが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
OCRを使った便利な自動化例
Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Airtableに自動追加する
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■概要
Dropboxに保存した請求書や申込書の内容を、Airtableへ手作業で転記していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
DropboxとAirtable間で、請求書などのデータ転記を手作業で行っている方 紙媒体やPDFの書類をOCRでデータ化し、業務を効率化したいと考えている方 定型的なデータ入力作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Dropboxへのファイル追加からAirtableへの転記までが自動化され、手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮します。 手作業による転記ミスや項目確認の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることができます。 ■フローボットの流れ
DropboxとAirtableをYoomと連携します。 トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。 オペレーションでAirtableの「レコードを作成する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を各項目にマッピングします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定では、ファイル追加時にワークフローを起動させるフォルダを指定してください。 OCR機能では、ファイルから抽出したい項目（会社名、金額など）を設定できます。 Airtableのレコード作成では、どのテーブルにレコードを追加するかを指定し、各項目にOCR機能で取得した情報を紐付けてください。 ■注意事項
Dropbox、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
名刺データをOCRで読み取りSalesforceに格納
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■概要
名刺画像を入力フォームにアップロードすると、OCRで自動的に名刺から必要な情報を抽出し、Salesforceのリードオブジェクトに情報を格納します。
展示会やイベントで獲得した名刺データで集めた名刺情報をSalesforceに登録する際などにご活用いただけます。
名刺画像はスマホなどで撮影した画像でも問題なくご利用いただけます。
■設定方法
1.名刺データを収集するためのフォームを設定します。「名刺データから文字を読み取る」アクションで抽出したい項目を設定してください。
2.「リード情報を追加する」アクションで読み取ったデータをSalesforceのリードオブジェクトに自動的に格納します。
■注意事項
・ 名刺データをご用意ください。
・SalesforceとYoomの連携設定が必要です。
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
名刺情報をOCRで読み取り、JUST.DBに登録する
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■概要
名刺情報をOCRで読み取り、JUST.DBに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.名刺情報をデジタル化し、顧客管理や営業活動を効率化したいビジネスパーソン
・営業担当者
・人事担当者
・マーケティング担当者
2.業務効率化やデータ活用を推進するIT担当者
・名刺情報の入力作業を自動化し、人的リソースを削減したい方
・名刺情報をデータベース化し、社内で共有・活用できる環境を構築したい方
・OCR技術を活用して、名刺情報の読み取り精度を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
・OCR技術による高精度な文字認識で、手入力によるミスを防止し、データの信頼性を向上させます。
・名刺管理システムの導入コストや運用コストを削減できます。
■注意事項
・JUST.DBとYoomを連携させてください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
履歴書をOCRで読み取りfreee人事労務に従業員を登録する
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■概要
履歴書をOCRで読み取りfreee人事労務に従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事業務を担当している方
・freee人事労務を活用して業務を進めている方
・従業員情報の登録を手動で行う方
2.企業の採用担当者
・新入社員の入社手続きを担当している方
・入社手続きにおける従業員登録を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
採用活動における履歴書のデータは従業員情報の登録で活用できますが、手動による入力作業は時間がかかり非効率的です。
履歴書のデータを正確にfreee人事労務に反映させたいという方に、このフローは適しています。
履歴書のデータをそのまま流用できるため、入力誤りの心配もなくなり、従業員情報の登録をスピーディーにすることが可能です。
■注意事項
・freee人事労務とYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle ドキュメントに追加する
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■概要
OneDriveにアップロードした請求書や議事録などのファイル内容を、都度開いて確認し手作業でGoogle ドキュメントに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをトリガーにOCRが自動で内容を読み取りGoogleドキュメントに追記するため、こうした定型業務を効率化して入力ミスを防ぐことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
OneDriveに保存したPDFや画像の内容を手作業で転記している方 書類からのデータ入力における、入力ミスや確認漏れなどの課題を解消したい方 紙やPDFで受領した書類の情報をデータとして一元管理したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイルアップロードから文字の読み取り、転記までを自動化し、手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
OneDriveとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。 トリガーでOneDriveを選択し「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。 オペレーションの分岐機能で、特定のファイル形式のみを処理対象とするなど実行条件を設定します。 オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 OCR機能で「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。 Google ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキストを任意のドキュメントに追記します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OneDriveのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で指定してください。 分岐機能では、ファイル形式がPDFである場合のみ後続の処理に進むなど実行条件をカスタムすることができます。 OCR機能では、読み取るファイルの中から抽出したいテキストの項目を自由に設定可能です。 Googleドキュメントへの追加アクションでは、テキストを追記するファイルを任意で指定してください。 ■注意事項
OneDrive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ Google Workspaceへのユーザー登録業務においてOCR連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた申請書類からの情報転記やアカウント作成の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎやすくなるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もしGoogle Workspaceの運用効率化やOCRを活用した自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら
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