Gmailで受信したファイルをOCRで読み取り、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する

■概要

取引先や新規採用者からメールで送られてくるユーザー登録情報。その都度ファイルを開き、内容を手作業でGoogle Workspaceに入力する作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付ファイルからOCR機能が情報を自動で読み取り、Google Workspaceに新規ユーザーとして追加します。面倒な手作業による転記業務をなくし、迅速で正確なアカウント発行を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取ったファイルをもとに、Google Workspaceへ手作業でユーザー登録を行っている方
• 外部スタッフなどのアカウント発行業務を効率化し、対応の迅速化を図りたいと考えている管理部門の方
• 手入力による情報登録のミスを防止し、より正確なアカウント管理体制を構築したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでファイルを受信後、OCRでの読み取りからGoogle Workspaceへのユーザー追加までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手によるデータ転記作業がなくなるため、氏名やメールアドレスの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで、トリガーで受信したメールの添付ファイルを取得し、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで文字情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報をもとに新規ユーザーを追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、特定のラベルだけでなく、件名や送信元アドレスなど、フローを起動させるメールの条件を任意に設定してください。
• OCR機能では、読み取るファイルの中から、氏名やメールアドレスなど、どの情報を抽出するかを任意で設定できます。
• Google Workspaceにユーザーを追加する際、氏名やメールアドレス、初期パスワードなどの各項目に、どの抽出データを割り当てるかを設定してください。

■注意事項

• GmailとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。