■概要
新入社員や外部パートナーの情報が記載された書類を受け取るたびに、Google Driveに保存後、手動でGoogle Workspaceにユーザー登録する作業は、件数が増えると入力ミスや対応漏れのリスクが伴います。このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにファイルが格納されると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Google Workspaceへ新規ユーザーとして追加します。定型的なアカウント発行業務を自動化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとGoogle Workspaceでのアカウント発行を手作業で行っている担当者の方
- 書類からの情報転記に時間がかかり、入力ミスを減らしたいと考えている総務・人事の方
- ユーザーアカウントの作成を迅速化し、業務の標準化を進めたいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル格納からユーザー追加までが自動化され、手作業での転記や登録作業にかかる時間を短縮します。
- 手作業による転記ミスや、アカウント設定の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでファイル内のテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」を設定し、OCRで読み取った情報を基にユーザーを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定で、このワークフローを起動させる対象のフォルダを任意のものに設定できます。
- OCR機能で読み取る項目は、書類のフォーマットに合わせて氏名、メールアドレス、所属部署などを自由に設定可能です。
- Google Workspaceで新規ユーザーを追加する際、OCRで読み取った氏名やメールアドレスのほか、パスワードなどを任意の値で設定できます。
■注意事項
- Google DriveとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCR機能とGoogle Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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