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退職者が出るたびに、HRMOSの社員情報を手作業で削除する業務に手間を感じていませんか？
「削除対象者が多くて時間がかかる」「削除漏れや間違いが起きないか心配で、何度も確認してしまう」など、単純な作業でありながらも、個人情報を扱うため神経を使う業務の一つです。
もし、管理しているリストを更新するだけで、HRMOSの社員情報が自動で削除される仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、採用戦略の立案や制度設計といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、アカウント管理業務を効率化しましょう。
YoomにはHRMOSの社員情報を削除する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから、Google スプレッドシートで削除フラグが追加された際に、HRMOSの社員情報を自動で削除するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HRMOS／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
今回のフローで使用するGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携方法についてもナビ内で解説しているので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
HRMOSのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からHRMOSを検索し、クリックします。
以下の画面が表示されます。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、最後に追加をクリックしましょう。
詳しい設定方法については、以下ページをご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
テンプレートをコピーすると、Yoom管理画面に追加されます。
OKを押して設定を進めましょう。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「行が更新されたら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するGoogle スプレッドシートのアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
ここで以下の内容を確認し、テストで使用するGoogle スプレッドシートをご用意ください。
実際にHRMOSに登録されている社員情報（※テストデータで問題ありません）で、削除可能なデータを入力しましょう。
項目は任意で作成できますが、処理をスムーズに行うため以下3項目の列を作成してください。
※Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は、「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
▼今回テストで使用する社員データ
作成が完了したらYoomに戻り設定を進めていきます。
「トリガーの起動間隔」：5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。
「スプレッドシートID」「シートID」：入力欄をクリックすると候補が表示されるので、作成したGoogle スプレッドシートを選択しましょう。
「テーブルの範囲(始まり)」「テーブルの範囲(終わり)」：注釈を確認しながら、テーブルの範囲の開始地点と終了地点を入力してください。
「一意の値が入った列」：メールアドレスやIDなど、データの中で同じ値が存在しない列を選びましょう。
今回は【社員ID】を設定しました。
「更新を検知したい列」：更新を検知する列の列名を指定します。
指定した列の値が更新された際にフローボットを起動するので、任意の列を入力しましょう。
今回は【削除】の列が更新された際に起動するよう以下のように設定しました。
全ての設定が完了したら「テスト」を押してください。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を押して次に進みましょう！
取得した社員IDを基に、社員データを削除する設定を行います。
「社員を削除」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するHRMOSのアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
「社員ID」は、取得した値から引用してください。
取得した値を活用することで、トリガーが実行されるたびに最新の値が反映されます。
完了したら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際に社員データが削除されるので、HRMOSを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
最後に、Google スプレッドシートの処理状況を自動変更する設定を行います。
「レコードを更新する」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
再度、Yoomと連携するGoogle スプレッドシートのアカウントに間違いがないか確認しましょう。
データベースの連携を行います。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は、候補からステップ3と同様の設定をしてください。
「テーブル範囲」は、シートを確認し直接入力しましょう。
設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。
「更新したいレコードの条件」は、複数存在するレコードの中から更新対象となるレコードを指定します。
今回は社員IDが等しいレコードを更新するため以下のように設定しました。
「更新後のレコード値」は、どの項目をどの値に変更するか設定しましょう。
今回のテストでは「処理状況」を変更します。
なお、更新する必要がない他の項目は空白にしています。
『フローボットの起動日時』の活用も可能なので、必要に応じて使用してみてください。
完了したら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にレコードが更新されるので、Google スプレッドシートを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、Google スプレッドシートで削除フラグが追加された際に、HRMOSの社員情報を自動で削除するフローの連携手順になります！
採用時の書類回収から入社後の情報更新まで、人事データのライフサイクルを自動化します。
OCRによる履歴書のデータ化や契約締結、勤怠の打刻漏れ検知、さらには複数ツール間での社員情報同期をシームレスに完結。
煩雑な事務工数を削り、組織の成長を支える戦略的な人事業務に注力できる環境を構築します。
退職者情報をリストで更新するだけで、関連するSaaSのアカウント情報も自動で整理されるため、手作業による削除の手間やヒューマンエラーを減らすことができます。
これにより、人事担当者は面倒なアカウント管理業務から解放され、採用活動や組織開発といった、より戦略的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Google スプレッドシート以外の方法で削除を起動できますか？
A：
はい、可能です。
Yoomでは、業務内容に合わせてフローボットを自由に作成・カスタマイズできるので、他のHRツールや申請フォームなどを起点にすることもできます。
詳しくは基本的なフローボットの作成方法をご確認ください。
なお、連携できるアプリの詳細は連携可能なアプリからご確認ください。
Q：削除以外のステータス変更も可能ですか？
A：
変更可能です。
「社員を削除」以外にも「社員を利用停止ステータスに変更」や「社員の雇用条件を更新」など様々なステータス変更ができます。
利用できるAPIアクションの詳細は「HRMOS のAPIと今すぐ連携」をご確認ください。
Q：削除処理に失敗した場合、どうなりますか？
A：
Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
