退職者が出た際のGoogle Workspaceアカウントの削除作業、毎回手作業で行っていませんか？
手作業での対応は、削除漏れのリスクがあるだけでなく、複数人の退職が重なると管理が煩雑になり、担当者の大きな負担となってしまいます。
もし、管理用のスプレッドシートが更新されたら、上長などの承認を得た後に、対象のGoogle Workspaceアカウントを自動で削除できる仕組み があれば、これらの悩みから解放されます。
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからない ので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ Yoomには
Google Workspaceのユーザーアカウントを自動で削除する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートで行が更新されたら、承認を受けGoogle Workspaceのユーザーを削除する
試してみる
■概要
退職者などが出た際のGoogle Workspaceユーザーの削除は、手作業で行うと手間がかかるだけでなく、削除漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで管理しているユーザー情報を更新するだけで、承認フローを経てGoogle Workspaceのユーザーを自動削除する仕組みを構築できます。手作業による非効率なアカウント管理を改善し、セキュリティリスクの軽減にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceのユーザー管理を手作業で行っており、自動削除の仕組みを構築したい方 Google スプレッドシートの情報を基にしたユーザーの手動削除を手間に感じている方 退職者などのアカウント削除漏れを防ぎ、セキュリティを強化したい情報システム担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの更新だけで、Google Workspaceユーザーの削除が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 承認フローを挟むことで、意図しないユーザー削除を防ぎつつ、手作業による削除漏れや対象間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、ユーザー情報の更新を検知します。 次に、オペレーションで担当者依頼機能を選択し、「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定して、ユーザー削除の承認依頼を送ります。 承認後、オペレーションでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーを検索」アクションで削除対象のユーザー情報を特定します。 続けて、Google Workspaceの「ユーザーを削除」アクションを設定し、特定したユーザーを削除します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションで、処理が完了したことをシートに記録します。 ■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガーやオペレーションでは、対象のスプレッドシート、シート、更新を検知するセルや更新するセルを任意で設定してください。 担当者依頼機能では、依頼メッセージの内容をカスタマイズできます。Google スプレッドシートから取得したユーザー名などの情報を変数として含めることも可能です。 Google Workspaceのオペレーションでは、ユーザーの検索や削除の際に使用する情報を設定します。固定値を入力するか、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定してください。
■注意事項
Google Workspace、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際は注意事項 をご参照ください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google スプレッドシートの更新をトリガーにGoogle Workspaceのユーザーを削除するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、
「Google スプレッドシートの行情報が更新されたら、承認を経てGoogle Workspaceのユーザーアカウントを自動で削除する」 フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム Google スプレッドシート Google Workspace
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google WorkspaceとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携 該当のテンプレートをコピー Google Workspaceのトリガー設定と各種アクション設定 トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google スプレッドシートで行が更新されたら、承認を受けGoogle Workspaceのユーザーを削除する
試してみる
■概要
退職者などが出た際のGoogle Workspaceユーザーの削除は、手作業で行うと手間がかかるだけでなく、削除漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで管理しているユーザー情報を更新するだけで、承認フローを経てGoogle Workspaceのユーザーを自動削除する仕組みを構築できます。手作業による非効率なアカウント管理を改善し、セキュリティリスクの軽減にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceのユーザー管理を手作業で行っており、自動削除の仕組みを構築したい方 Google スプレッドシートの情報を基にしたユーザーの手動削除を手間に感じている方 退職者などのアカウント削除漏れを防ぎ、セキュリティを強化したい情報システム担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの更新だけで、Google Workspaceユーザーの削除が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 承認フローを挟むことで、意図しないユーザー削除を防ぎつつ、手作業による削除漏れや対象間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、ユーザー情報の更新を検知します。 次に、オペレーションで担当者依頼機能を選択し、「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定して、ユーザー削除の承認依頼を送ります。 承認後、オペレーションでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーを検索」アクションで削除対象のユーザー情報を特定します。 続けて、Google Workspaceの「ユーザーを削除」アクションを設定し、特定したユーザーを削除します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションで、処理が完了したことをシートに記録します。 ■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガーやオペレーションでは、対象のスプレッドシート、シート、更新を検知するセルや更新するセルを任意で設定してください。 担当者依頼機能では、依頼メッセージの内容をカスタマイズできます。Google スプレッドシートから取得したユーザー名などの情報を変数として含めることも可能です。 Google Workspaceのオペレーションでは、ユーザーの検索や削除の際に使用する情報を設定します。固定値を入力するか、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定してください。
■注意事項
Google Workspace、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際は注意事項 をご参照ください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ステップ1:Google WorkspaceとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきましょう。
≪事前準備≫ ①事前準備として、Google Workspaceで連携用のユーザーを用意しておきましょう。
②連携に使用するためのGoogle スプレッドシートも用意しましょう！
ステップ2:テンプレートのコピー 続いてYoomのテンプレートをコピーします。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、承認を受けGoogle Workspaceのユーザーを削除する
試してみる
■概要
退職者などが出た際のGoogle Workspaceユーザーの削除は、手作業で行うと手間がかかるだけでなく、削除漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで管理しているユーザー情報を更新するだけで、承認フローを経てGoogle Workspaceのユーザーを自動削除する仕組みを構築できます。手作業による非効率なアカウント管理を改善し、セキュリティリスクの軽減にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceのユーザー管理を手作業で行っており、自動削除の仕組みを構築したい方 Google スプレッドシートの情報を基にしたユーザーの手動削除を手間に感じている方 退職者などのアカウント削除漏れを防ぎ、セキュリティを強化したい情報システム担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの更新だけで、Google Workspaceユーザーの削除が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 承認フローを挟むことで、意図しないユーザー削除を防ぎつつ、手作業による削除漏れや対象間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、ユーザー情報の更新を検知します。 次に、オペレーションで担当者依頼機能を選択し、「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定して、ユーザー削除の承認依頼を送ります。 承認後、オペレーションでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーを検索」アクションで削除対象のユーザー情報を特定します。 続けて、Google Workspaceの「ユーザーを削除」アクションを設定し、特定したユーザーを削除します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションで、処理が完了したことをシートに記録します。 ■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガーやオペレーションでは、対象のスプレッドシート、シート、更新を検知するセルや更新するセルを任意で設定してください。 担当者依頼機能では、依頼メッセージの内容をカスタマイズできます。Google スプレッドシートから取得したユーザー名などの情報を変数として含めることも可能です。 Google Workspaceのオペレーションでは、ユーザーの検索や削除の際に使用する情報を設定します。固定値を入力するか、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定してください。
■注意事項
Google Workspace、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際は注意事項 をご参照ください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
下記画面が表示されたら「OK」 ボタンを押し、設定を開始しましょう！
ステップ3:Google スプレッドシートで行が更新されたら起動するトリガー設定 まずは、
フロー起動のきっかけとなるトリガー の設定をおこないましょう。
「行が更新されたら」という項目をクリックしてください。
※Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「
【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項 」を参照してください。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りが無いか確認し、次のページに進みましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プラン
※事前準備で用意したGoogle スプレッドシートを選んでくださいね！
Google スプレッドシートの画面に移動し、任意の行を更新しましょう。 今回は例として、I列を更新します。
テーブルの範囲(始まり)とテーブルの範囲(終わり)は、注釈を確認し設定してください。
更新を検知したい列 は、更新された際にフローボットを起動したい列を選択してください。
取得した値」 が表示されます。
※取得した値 とは？テストの重要性：「取得した値」のテスト値について
ステップ4:担当者へ対応を依頼するアクションの設定 次に、「担当者へ対応を依頼する」という項目をクリックし設定しましょう。
担当者は、用途に合わせてプルダウンより選択してください。
取得した値を活用して設定することでトリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。 なお、依頼通知時の挙動などについては、以下のページを参照してください。
ステップ5:Google Workspaceでユーザーを検索するアクションの設定 続いて、「ユーザーを検索」という項目をクリックし設定しましょう。
Google Workspaceと連携するアカウント情報を確認したら、次のページに進みます。
テストを実行しましょう。
ステップ6:Google Workspaceのユーザーを削除するアクションの設定 次のステップに進みましょう。
※今回は、値を削除するアクションのためテスト結果は「null（何も存在しない）」と表示され、取得した値も空の状態ですが問題ありません。
ステップ7:Google スプレッドシートのレコードを更新するアクションの設定 最後に、「レコードを更新する」という項目をクリックし設定しましょう。
テーブル範囲は、レコードを追加したい範囲を設定してください。
設定できたら「次へ」ボタンをクリックしましょう。
次に、更新したいレコードの条件を設定します。
更新後のレコードの値の項目には、Google スプレッドシートに設定している項目名が表示されています。
テストが成功したら、レコードの更新結果が表示されます。
ステップ8:トリガーをONにする 下記画面が表示されたら「トリガーをON」に設定してください。
これで、「Google スプレッドシートで行が更新されたら、承認を受けGoogle Workspaceのユーザーを削除する」 フローの完成です！
Google WorkspaceのAPIを使ったその他の自動化例 Google WorkspaceのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Google Workspaceを使った自動化例 Google Workspaceにユーザーが登録された際、Google カレンダーの共有設定更新やGmailの送信、Boxへの契約書格納を自動化できます。また、Airtableやfreee人事労務などの外部ツールと連携し、新規ユーザーやグループへ従業員を自動追加することも可能です。
Airtableにレコードが追加されたら、Google Workspaceにユーザーを追加する
試してみる
■概要
Airtableで管理しているメンバー情報を、Google Workspaceへ手作業で登録していませんか。こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、`googleworkspace api`を利用した連携をノーコードで実現し、Airtableにレコードが追加されるだけでGoogle Workspaceへのユーザー追加が自動で完了します。アカウント発行業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境作りを支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
AirtableとGoogle Workspaceで従業員情報を管理し、二重入力に手間を感じている方 googleworkspace apiの開発経験なしで、アカウント発行の自動化を実現したい方 手作業によるアカウント発行のミスや抜け漏れを防ぎ、業務品質を向上させたい管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Airtableへのレコード追加を起点にユーザー作成が自動で行われるため、これまで手作業でのアカウント発行に費やしていた時間を短縮できます。 googleworkspace api連携による自動処理で、情報転記の際の入力間違いやアカウントの作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとAirtableをYoomと連携します。 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定し、対象のベースとテーブルを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceを選択し、「新規ユーザーを追加」アクションを設定します。Airtableから取得した氏名やメールアドレスなどの情報を各項目に設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Workspaceのオペレーションで新規ユーザーを追加する際、姓名やパスワード、所属部署などの各項目に、Airtableから取得したどの情報を割り当てるかを自由に設定できます。 ■注意事項
Airtable、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 Airtableのアウトプットの取得方法はこちら を参考にしてください。
Garoonで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceのグループに従業員を追加する
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■概要
新しいメンバーの入社に伴うアカウント管理は、迅速かつ正確さが求められる一方、手作業での対応には手間や入力ミスがつきものです。特にGaroonでの申請承認後、Google Workspaceのグループへ手動でメンバーを追加する作業は、担当者の負担となり得ます。このワークフローは、Garoonでの承認アクションを起点として、Google Workspaceのグループに従業員を自動で追加し、こうした入社手続きの課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
GaroonとGoogle Workspaceを用いて入社手続きを行っている人事・総務担当者の方 従業員のアカウント管理を手作業で行っており、効率化を目指す情報システム部門の方 入社手続き全体のフローを見直し、自動化による業務改善を推進したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Garoonでの入社申請が承認されると、自動でGoogle Workspaceにメンバーが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での情報入力が不要になることで、メールアドレスの入力間違いやグループへの追加漏れといった、ヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GaroonとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。 次に、トリガーでGaroonの「ワークフローが承認されたら」アクションを設定し、フローを起動するきっかけとなる申請フォームを指定します。 続いて、オペレーションで再度Garoonの「ワークフローが承認されたら」アクションを設定し、トリガーで検知したワークフローの詳細情報を取得します。 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「グループにメンバーを追加」アクションを設定し、Garoonから取得した従業員の情報を連携します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Workspaceのオペレーション設定では、追加対象のグループを任意で指定することが可能です。 Garoonから取得した情報（氏名やメールアドレスなど）を、Google Workspaceのどの項目に割り当てるかを自由にマッピングして設定できます。 ■注意事項
GaroonとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoho Formsの回答をもとに、Google Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■概要
Zoho Formsで受け付けた新規ユーザー情報を、手作業でGoogle Workspaceに登録していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Zoho FormsとGoogle Workspaceでユーザー情報を管理し、手入力に手間を感じている方 新規ユーザーのアカウント発行における入力ミスをなくし、業務を正確に進めたい情報システム担当者 複数のSaaSを連携させて、手作業による定型業務そのものを効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Zoho Formsへの回答を基に、Google Workspaceへのユーザー追加が自動化され、これまで手作業で行っていた登録作業の時間を短縮します。 手作業による情報の転記がなくなるため、名前やメールアドレスなどの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Zoho FormsとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceを選択し、「新規ユーザーを追加する」アクションを設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Zoho Formsのトリガー設定では、ユーザー追加のきっかけとしたい任意のフォームIDを指定してください。 Google Workspaceで新規ユーザーを追加するアクションでは、氏名やメールアドレス、パスワードなどの項目に、トリガーで取得したZoho Formsの回答データを正しく設定してください。 ■注意事項
Zoho Forms、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。 Zoho FormsのWebhook設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
freee人事労務で従業員が登録されたらGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■概要
freee人事労務で従業員が登録される度に、Google Workspaceにも新規ユーザーを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員のオンボーディング作業を頻繁に行う必要がある方
IT管理者やシステム管理者 人事担当者や採用担当者 中小企業の経営者 2.手動での新規ユーザー登録作業を減らし、自動化したいと考えている方
業務の自動化や効率化を目指している企業の管理者 新入社員のオンボーディングの正確性を高めたい方 ITリソースを最適化したい企業 3.freee人事労務とGoogle Workspaceを日常的に活用している方
freee人事労務を利用して従業員情報を管理している企業 Google Workspaceを利用してメールやカレンダー、ドライブなどの管理を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・新規従業員のユーザー登録作業が自動化されることで、手動での作業の手間を省くことができます。
・従業員のオンボーディングが効率化され、他の重要な業務に集中することができます。
■注意事項
・freee人事労務、Google WorkspaceそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
カオナビに従業員が登録されたらGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■概要
新しい従業員が入社するたびに、カオナビへの情報登録と並行して、Google Workspaceのアカウントも手作業で発行していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
カオナビとGoogle Workspaceを利用しており、アカウント発行を手作業で行っている人事・労務担当者の方 従業員の入退社管理における情報システム部門の作業負担を軽減したいと考えている方 カオナビとGoogle Workspaceを連携させ、入社手続きの自動化を目指しているDX推進担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
カオナビに従業員情報が登録されると、Google Workspaceのユーザーが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていたアカウント発行の時間を短縮できます。 手作業によるアカウント情報の入力間違いや、発行漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な従業員管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとカオナビをYoomと連携します。 次に、トリガーでカオナビを選択し、「従業員が登録されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceを選択し、「新規ユーザーを追加」のアクションを設定します。 ■このワークフローのカスタムポイント
Google Workspaceで新規ユーザーを追加する設定では、どの情報をどの項目に反映させるかを設定する必要があります。 例えば、カオナビのトリガーから取得した「姓」や「名」、「メールアドレス」といった情報を、Google Workspaceのユーザー作成における対応する各項目にそれぞれ指定してください。 また、初期パスワードや所属組織部門など、任意の値や固定の値を設定することも可能です。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
カオナビ、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
Google WorkSpaceにユーザーが登録されたら、Googleカレンダーの共有設定を更新しGmailを送信する
試してみる
■概要
新しいメンバーがチームに加わる際、Google WorkSpaceへのユーザー登録後に行うGoogleカレンダーの共有設定や関連部署への通知メール作成といった一連の作業は、数が増えると手間になることがあります。 このワークフローを活用すれば、Google WorkSpaceにユーザーが登録されると自動でGoogleカレンダーの共有設定を更新、Gmailで関係者へ通知するため、これらの定型業務の負担を軽減して作業の抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google WorkSpaceでユーザー登録後、手作業でカレンダー設定や通知を行っている情報システム担当 新メンバーのオンボーディング業務におけるアカウント関連作業の効率化を目指す人事担当 複数のSaaS間での情報伝達を手作業で行っており、自動化による効率化を検討している方 ■このテンプレートを使うメリット
Google WorkSpaceへのユーザー登録をトリガーにカレンダー共有設定の変更とGmailでの通知が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。 手動での設定変更やメール作成時に起こり得る設定ミスや宛先間違い、通知漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkSpace、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーとしてGoogle WorkSpaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。これにより、新しいユーザーが登録された際にフローが自動的に開始されます。 続いて、オペレーションでGoogle WorkSpaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「カレンダーの共有設定を変更」アクションを設定し、指定したカレンダーに対して、適切な共有権限を付与します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ユーザー登録とカレンダー設定が完了した旨を関係者に通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleカレンダーの「カレンダーの共有設定を変更」アクションでは、共有設定を変更したいカレンダーのカレンダーIDを、Yoomが連携しているGoogleカレンダーアカウントから候補として表示される中から選択してください。また、そのユーザーに付与する権限（閲覧のみ、編集可能など）も選択肢の中から指定できます。 Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知メールの宛先（To, CC, BCC）を任意のアドレスに設定できます。メールの件名や本文には、固定のテキストを入力するだけでなく、前のステップ（例：Google WorkSpaceのユーザ情報）で取得した情報を変数として埋め込み、パーソナライズされた通知を自動作成することも可能です。 ■注意事項
Google WorkSpace、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。 Google WorkSpaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリ となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google WorkSpaceにユーザーが登録されたら、ジョブカン経費精算・ワークフローのユーザーも登録する
試してみる
■概要
新しいメンバーが入社するたびに、Google Workspaceとジョブカン経費精算・ワークフローの両方でユーザー登録を行うのは手間がかかります。手作業による二重入力は、業務負荷の増加や入力ミスなどの原因にもなり得ます。このワークフローは、Google Workspaceへのユーザー登録をトリガーとして、ジョブカンへも自動でユーザー登録を実行します。ジョブカン経費精算・ワークフローのAPIを活用した連携を手軽に実現し、人事・労務担当者の定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceとジョブカン経費精算・ワークフローを併用し、手作業でのユーザー登録に課題を感じている方 入社手続きにおける情報システム部門の作業を効率化し、入力ミスなどのヒューマンエラーを減らしたい方 ジョブカン経費精算・ワークフローのAPI連携を活用して、バックオフィス業務の自動化を推進したいと考えているDX担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceにユーザーを登録するだけで、ジョブカン経費精算・ワークフローへの登録が自動で完了し、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます。 手作業による情報転記が不要になるため、名前や所属部署などの入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google Workspaceとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。 トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定することで、新規ユーザーの登録を検知します。 次に、オペレーションで再度Google Workspaceを選択し、「ユーザーを検索」アクションで登録されたユーザーの詳細情報を取得します。 さらに、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを活用し、取得した氏名から姓と名を分割するなど、登録に必要な形式にデータを加工します。 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザーの新規登録」アクションを設定し、加工したデータを連携してユーザーを登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能のオペレーションでは、Google Workspaceから取得した氏名のテキストから「姓」と「名」を分割して抽出するなど、後続の処理で利用したいデータに合わせて抽出項目を任意でカスタムすることが可能です。 ジョブカン経費精算・ワークフローのユーザー登録時に、Google Workspaceから取得した氏名やメールアドレスといった情報を変数として各項目にマッピングしたり、部署や権限など特定の項目に固定値を設定したりするなど、柔軟なカスタムが可能です。 ■注意事項
Google WorkSpace、ジョブカン経費精算・ワークフローのそれぞれとYoomを連携してください。 Google WorkSpaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google Workspaceでユーザーが登録されたらGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
新しいメンバーが加わる際、Google Workspaceへのユーザー登録後に、関係者へ手動で通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この作業は単純でありながらも、対応漏れや遅延が発生すると、その後のオンボーディングに影響を及ぼす可能性があります。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーが登録されたことを検知し、自動でGoogle Chatに通知を送信できるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceでのユーザー管理と情報共有を担当している情報システム部門の方 新メンバーのオンボーディングに関わり、迅速な情報連携を求めている人事や総務担当者の方 部署内のメンバー追加をGoogle Chatで速やかに把握したいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに自動で通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮することができます。 手作業による通知の漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への確実な情報伝達を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google WorkspaceとGoogle ChatをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得したユーザー情報を本文に含めて指定のスペースに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Chatのメッセージ送信アクションでは、通知を送信したい任意のスペースを設定することが可能です。 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、前段階のアクションで取得したユーザー名やメールアドレスといった情報を変数として埋め込むことができます。 ■注意事項
Google Workspace、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。 フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してBoxに格納する
試してみる
■概要
新しいユーザーがGoogle Workspaceに追加されるたびに、手作業で契約書を作成し、Boxに格納する作業は手間がかかる上に、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、契約書の作成からBoxへの格納までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。手作業による煩雑なプロセスから解放され、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Workspaceでのユーザー管理とBoxでの書類管理を手作業で行っている方 新規ユーザー登録に伴う契約書作成・格納業務の効率化を目指す管理部門の担当者の方 ユーザー登録から契約手続きまでのフローを自動化し、属人化を解消したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceへのユーザー登録をトリガーに契約書作成とBoxへの格納が自動実行されるため、手作業の時間を短縮できます。 手作業による情報の転記ミスや、契約書の格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google Workspace、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。 次に、オペレーションで「書類を発行する機能」を選択し、Googleドキュメントのテンプレートから契約書を自動で作成します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された契約書ファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「書類を発行する機能」では、任意のGoogleドキュメントの雛形を指定でき、氏名や日付など、Google Workspaceから取得した情報を契約書内の特定箇所に自動で差し込む設定が可能です。 Boxの「ファイルをアップロード」アクションでは、作成した契約書を格納するフォルダを任意で指定できます。また、ファイル名は取得したユーザー名などの情報を含めて動的に設定することが可能です。 ■注意事項
Google Workspace、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。 フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます。
Google Workspaceで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成する
試してみる
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceを業務に活用している方
・複数のGoogle関連ツールを業務で使用している方
2.Dropboxを業務に活用している方
・業務に関連する資料の一元管理に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxはファイル共有の効率化によって、業務進行の円滑化が期待できるツールです。
手作業にかかる時間を省いて業務進行をスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
■注意事項
・Google Workspace、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ Google Workspaceのユーザー削除プロセスを自動化することで、これまで手作業で行っていた退職者のアカウント削除業務の手間を削減し、削除漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoom を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォーム
よくあるご質問
Q：ユーザーを削除ではなく「停止」できますか？
A：
はい、可能です。
ステップ6で設定したアクションを変更しましょう。
アクション一覧が表示されるので、「ユーザーを停止」を選択しましょう。
Q：Google Workspaceのユーザーアカウントが削除されたことをSlackにも通知できますか？
A：
はい、可能です。
参照：Yoomで連携できるアプリ一覧
Q：処理が失敗した場合の通知や対処法は？
A：
処理が失敗した場合は、Yoomに登録されているメールアドレス宛に通知が送信されます。 ヘルプページ サポート窓口
