Google WorkSpaceにユーザーが登録されたら、Googleカレンダーの共有設定を更新しGmailを送信する

■概要

新しいメンバーがチームに加わる際、Google WorkSpaceへのユーザー登録後に行うGoogleカレンダーの共有設定や関連部署への通知メール作成といった一連の作業は、数が増えると手間になることがあります。 このワークフローを活用すれば、Google WorkSpaceにユーザーが登録されると自動でGoogleカレンダーの共有設定を更新、Gmailで関係者へ通知するため、これらの定型業務の負担を軽減して作業の抜け漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google WorkSpaceでユーザー登録後、手作業でカレンダー設定や通知を行っている情報システム担当
• 新メンバーのオンボーディング業務におけるアカウント関連作業の効率化を目指す人事担当
• 複数のSaaS間での情報伝達を手作業で行っており、自動化による効率化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Google WorkSpaceへのユーザー登録をトリガーにカレンダー共有設定の変更とGmailでの通知が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手動での設定変更やメール作成時に起こり得る設定ミスや宛先間違い、通知漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google WorkSpace、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてGoogle WorkSpaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。これにより、新しいユーザーが登録された際にフローが自動的に開始されます。
3. 続いて、オペレーションでGoogle WorkSpaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「カレンダーの共有設定を変更」アクションを設定し、指定したカレンダーに対して、適切な共有権限を付与します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ユーザー登録とカレンダー設定が完了した旨を関係者に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーの「カレンダーの共有設定を変更」アクションでは、共有設定を変更したいカレンダーのカレンダーIDを、Yoomが連携しているGoogleカレンダーアカウントから候補として表示される中から選択してください。また、そのユーザーに付与する権限（閲覧のみ、編集可能など）も選択肢の中から指定できます。
• Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知メールの宛先（To, CC, BCC）を任意のアドレスに設定できます。メールの件名や本文には、固定のテキストを入力するだけでなく、前のステップ（例：Google WorkSpaceのユーザ情報）で取得した情報を変数として埋め込み、パーソナライズされた通知を自動作成することも可能です。

■注意事項

• Google WorkSpace、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google WorkSpaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。