Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してBoxに格納する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google Workspace

を自動連携できます。

■概要

新しい従業員が入社するたび、Google Workspaceへのアカウント発行に加え、契約書の作成やファイル管理といった定型業務に追われていませんか？これらの業務を手作業で行うと、時間がかかるだけでなく、書類の作成ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーが登録されると、契約書の作成からBoxへの格納までを自動化し、入社に伴う管理業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Google Workspaceでのユーザー管理と契約書作成を担当する人事・総務担当者の方
Boxを活用して書類管理をしており、手作業でのアップロードを効率化したい方
入社手続きに関連する一連の定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

Google Workspaceへのユーザー登録を起点に、契約書の作成からBoxへの格納までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を削減できます。
手作業による書類の作成ミスや格納漏れ、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

はじめに、Box、Google Workspace、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、取得したユーザー情報をもとに「書類を発行する」アクションを設定します。
最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行された契約書を指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Boxの「ファイルをアップロード」アクションでは、格納するファイル名を任意で設定できます。前のステップで取得したユーザー名などの情報を含めることで、管理しやすいファイル名を自動で付与することが可能です。

■注意事項

Google Workspace、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます。
Box、Google Workspaceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。

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使用しているアプリについて

Google Workspace

YoomではGoogle WorkspaceのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、新入社員の入社時にGoogle Workspaceのアカウントを自動的に発行するといったことができます。また、YoomのデータベースにGoogle Workspaceの従業員情報を自動的に同期し、様々な用途で活用することが可能です。

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