Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してBoxに格納する

■概要

新しいユーザーがGoogle Workspaceに追加されるたびに、手作業で契約書を作成し、Boxに格納する作業は手間がかかる上に、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、契約書の作成からBoxへの格納までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。手作業による煩雑なプロセスから解放され、より重要な業務に集中できるようになります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Workspaceでのユーザー管理とBoxでの書類管理を手作業で行っている方
• 新規ユーザー登録に伴う契約書作成・格納業務の効率化を目指す管理部門の担当者の方
• ユーザー登録から契約手続きまでのフローを自動化し、属人化を解消したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceへのユーザー登録をトリガーに契約書作成とBoxへの格納が自動実行されるため、手作業の時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、契約書の格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Workspace、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
4. 次に、オペレーションで「書類を発行する機能」を選択し、Googleドキュメントのテンプレートから契約書を自動で作成します。
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成された契約書ファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「書類を発行する機能」では、任意のGoogleドキュメントの雛形を指定でき、氏名や日付など、Google Workspaceから取得した情報を契約書内の特定箇所に自動で差し込む設定が可能です。
• Boxの「ファイルをアップロード」アクションでは、作成した契約書を格納するフォルダを任意で指定できます。また、ファイル名は取得したユーザー名などの情報を含めて動的に設定することが可能です。

■注意事項

• Google Workspace、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
• フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます。