Google スプレッドシートで行が更新されたら、承認を受けGoogle Workspaceのユーザーを削除する

■概要

退職者などが出た際のGoogle Workspaceユーザーの削除は、手作業で行うと手間がかかるだけでなく、削除漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで管理しているユーザー情報を更新するだけで、承認フローを経てGoogle Workspaceのユーザーを自動削除する仕組みを構築できます。手作業による非効率なアカウント管理を改善し、セキュリティリスクの軽減にも繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

Google Workspaceのユーザー管理を手作業で行っており、自動削除の仕組みを構築したい方
Google スプレッドシートの情報を基にしたユーザーの手動削除を手間に感じている方
退職者などのアカウント削除漏れを防ぎ、セキュリティを強化したい情報システム担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートの更新だけで、Google Workspaceユーザーの削除が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
承認フローを挟むことで、意図しないユーザー削除を防ぎつつ、手作業による削除漏れや対象間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。

■フローボットの流れ

はじめに、Google WorkspaceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、ユーザー情報の更新を検知します。
次に、オペレーションで担当者依頼機能を選択し、「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定して、ユーザー削除の承認依頼を送ります。
承認後、オペレーションでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーを検索」アクションで削除対象のユーザー情報を特定します。
続けて、Google Workspaceの「ユーザーを削除」アクションを設定し、特定したユーザーを削除します。
最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションで、処理が完了したことをシートに記録します。

■このワークフローのカスタムポイント

Google スプレッドシートのトリガーやオペレーションでは、対象のスプレッドシート、シート、更新を検知するセルや更新するセルを任意で設定してください。
担当者依頼機能では、依頼メッセージの内容をカスタマイズできます。Google スプレッドシートから取得したユーザー名などの情報を変数として含めることも可能です。
Google Workspaceのオペレーションでは、ユーザーの検索や削除の際に使用する情報を設定します。固定値を入力するか、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定してください。

■注意事項

Google Workspace、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際は注意事項をご参照ください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。