Google WorkSpaceにユーザーが登録されたら、ジョブカン経費精算・ワークフローのユーザーも登録する

■概要

新しいメンバーが入社するたびに、Google Workspaceとジョブカン経費精算・ワークフローの両方でユーザー登録を行うのは手間がかかります。手作業による二重入力は、業務負荷の増加や入力ミスなどの原因にもなり得ます。このワークフローは、Google Workspaceへのユーザー登録をトリガーとして、ジョブカンへも自動でユーザー登録を実行します。ジョブカン経費精算・ワークフローのAPIを活用した連携を手軽に実現し、人事・労務担当者の定型業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Workspaceとジョブカン経費精算・ワークフローを併用し、手作業でのユーザー登録に課題を感じている方
• 入社手続きにおける情報システム部門の作業を効率化し、入力ミスなどのヒューマンエラーを減らしたい方
• ジョブカン経費精算・ワークフローのAPI連携を活用して、バックオフィス業務の自動化を推進したいと考えているDX担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceにユーザーを登録するだけで、ジョブカン経費精算・ワークフローへの登録が自動で完了し、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます。
• 手作業による情報転記が不要になるため、名前や所属部署などの入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Workspaceとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定することで、新規ユーザーの登録を検知します。
3. 次に、オペレーションで再度Google Workspaceを選択し、「ユーザーを検索」アクションで登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
4. さらに、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを活用し、取得した氏名から姓と名を分割するなど、登録に必要な形式にデータを加工します。
5. 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザーの新規登録」アクションを設定し、加工したデータを連携してユーザーを登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のオペレーションでは、Google Workspaceから取得した氏名のテキストから「姓」と「名」を分割して抽出するなど、後続の処理で利用したいデータに合わせて抽出項目を任意でカスタムすることが可能です。
• ジョブカン経費精算・ワークフローのユーザー登録時に、Google Workspaceから取得した氏名やメールアドレスといった情報を変数として各項目にマッピングしたり、部署や権限など特定の項目に固定値を設定したりするなど、柔軟なカスタムが可能です。

■注意事項

• Google WorkSpace、ジョブカン経費精算・ワークフローのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google WorkSpaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。