【ノーコードで実現】運転免許証のデータを自動で抽出し、Google スプレッドシートに記録する方法

「運転免許証の画像を見ながら、氏名や住所をGoogle スプレッドシートに一件ずつ手入力していて手間…」

「手作業でのデータ入力は時間がかかるし、入力ミスがないか何度も確認する必要があって大変…」

このように、本人確認などで発生する運転免許証情報のデータ化作業に、多くの時間と手間を取られていませんか？

そこで便利なのが、アップロードされた運転免許証の画像から自動でテキスト情報を読み取り、Google スプレッドシートに自動で記録できる仕組み！

この仕組みを構築すれば、面倒な手入力作業や確認作業から解放され、本来注力すべきコア業務に時間を使えるようになるでしょう。

今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで簡単にできるため、手間や時間があまりかからない方法です。
この機会にぜひ自動化を導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomには運転免許証などの本人確認書類からデータを抽出する業務フローを自動化するテンプレートが豊富に用意されています。

「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！

Dropboxにアップロードされた免許証をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要

Dropboxにアップロードされた免許証などの本人確認書類の情報を、手作業で管理シートに転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに免許証ファイルがアップロードされると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートに転記します。
面倒なデータ入力作業から解放され、正確な情報管理を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxを使った本人確認書類の管理に手間を感じている方
• 免許証情報の転記作業における入力ミスをなくしたいと考えている方
• 手作業による定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取りからGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、手作業の時間を削減できます。
• 目視での確認や手入力が不要になるため、転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を指定のGoogle スプレッドシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、免許証ファイルがアップロードされる監視対象のフォルダパスやファイル名を任意で設定してください。
• Dropboxのファイルダウンロード設定では、ダウンロードするファイルのパスなどを任意で設定します。
• OCR機能の設定では、読み取る書類の言語や、氏名・住所・生年月日といった抽出したい項目を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートの設定では、どのGoogle スプレッドシートに、どの列にどの情報を追加するかといったレコードの値を任意で設定します。

■注意事項

• Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Google スプレッドシートとDropboxを連携し、運転免許証のデータを自動抽出するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、「Dropboxに運転免許証の画像ファイルがアップロードされたらOCR機能でテキストを読み取り、Google スプレッドシートに自動で情報を追加する」フローの設定手順を解説していきます！
この自動化により、手作業によるデータ入力の手間やミスが削減され、業務効率の向上を目指せるでしょう。

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

また、「まだYoomを1度も使ったことがない！」という方は、初めてのYoomもチェックしてみてくださいね！

※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Dropbox

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google スプレッドシートとDropboxのマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
•  Dropboxのトリガー設定と各アクション設定
• トリガーをONにしてフローの動作確認

《参考》基本的なフローボットの作成方法

Dropboxにアップロードされた免許証をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要

Dropboxにアップロードされた免許証などの本人確認書類の情報を、手作業で管理シートに転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに免許証ファイルがアップロードされると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートに転記します。
面倒なデータ入力作業から解放され、正確な情報管理を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxを使った本人確認書類の管理に手間を感じている方
• 免許証情報の転記作業における入力ミスをなくしたいと考えている方
• 手作業による定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取りからGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、手作業の時間を削減できます。
• 目視での確認や手入力が不要になるため、転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を指定のGoogle スプレッドシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、免許証ファイルがアップロードされる監視対象のフォルダパスやファイル名を任意で設定してください。
• Dropboxのファイルダウンロード設定では、ダウンロードするファイルのパスなどを任意で設定します。
• OCR機能の設定では、読み取る書類の言語や、氏名・住所・生年月日といった抽出したい項目を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートの設定では、どのGoogle スプレッドシートに、どの列にどの情報を追加するかといったレコードの値を任意で設定します。

■注意事項

• Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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ステップ1：Google スプレッドシートとDropboxのマイアプリ登録

はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
Yoomとそれぞれのアプリを連携することで各アプリの操作が行えるようになるため、事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！

Google スプレッドシート

以下に手順を解説したナビがあるので、こちらをご覧になりながら進めてみてくださいね！

Dropbox

こちらも同様に解説ナビがあるので、確認しながらマイアプリ登録を進めていきましょう。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いて、今回作成するフローボットのテンプレートをコピーします。
Yoomにはさまざまな業務シーンを想定した自動化フローのテンプレートが豊富にあり、テンプレートを使用することで簡単に設定が完了するのも魅力ですよね！

さっそく以下バナーの「試してみる」をクリックし、設定を進めていきましょう。

《参考》テンプレートのコピー手順

• 以下バナーの右側にある「試してみる」をクリック
• Yoomのアカウントにログイン
  ※Yoomのアカウントをまだ作成していない方は、アカウント登録をしましょう！
• コピーしたテンプレートを格納するワークスペースを選択

Dropboxにアップロードされた免許証をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要

Dropboxにアップロードされた免許証などの本人確認書類の情報を、手作業で管理シートに転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに免許証ファイルがアップロードされると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートに転記します。
面倒なデータ入力作業から解放され、正確な情報管理を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxを使った本人確認書類の管理に手間を感じている方
• 免許証情報の転記作業における入力ミスをなくしたいと考えている方
• 手作業による定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取りからGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、手作業の時間を削減できます。
• 目視での確認や手入力が不要になるため、転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を指定のGoogle スプレッドシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、免許証ファイルがアップロードされる監視対象のフォルダパスやファイル名を任意で設定してください。
• Dropboxのファイルダウンロード設定では、ダウンロードするファイルのパスなどを任意で設定します。
• OCR機能の設定では、読み取る書類の言語や、氏名・住所・生年月日といった抽出したい項目を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートの設定では、どのGoogle スプレッドシートに、どの列にどの情報を追加するかといったレコードの値を任意で設定します。

■注意事項

• Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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コピーが完了すると、下図のように自動化フローの大枠が構築された状態の設定画面に切り替わります。

まずは、Dropboxのアプリトリガーの設定から一緒に始めていきましょう！

《参考》コピーしたテンプレートが見つからない場合

ひとまずテンプレートはコピーしたけど、あとで設定しようと思って画面を閉じたら、テンプレートがどこにあるのか見つからなくなってしまった！

といったケースもあるでしょう。

コピーしたテンプレートは、初めは基本的に「マイプロジェクト」に格納されています。

Yoomの画面左側にあるメニュー欄から「マイプロジェクト」にアクセスし、「フローボット」を選択すると、「【コピー】Dropboxにアップロードされた免許証をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」という名前で格納されているはずです。

もしテンプレートを見失ってしまった場合は、上記を参考に探してみてくださいね！

ステップ3：フローの起点となるDropboxのトリガー設定

最初の設定です！

まずはフローが起動するきっかけとなる、アプリトリガーの設定を行います。

(1/3)設定項目の選択

今回は、Dropboxの特定のフォルダ内にファイルが作成（または更新）されたら、フローが起動するように設定していきますよ！

コピーしたテンプレートの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。

(2/3)連携アカウントとアクションを選択

次に、フローと連携するDropboxのアカウントと、どのアクションを検知するのかを選択していきます。

連携するアカウント情報には、基本的にステップ1でYoomと連携したアカウント情報が反映されていますよ！
もし反映されているアカウントとは別のものを使用したい場合は、「＋連携アカウントを追加」をクリックし、使用したいDropboxアカウントを連携しましょう。
（連携方法は、ステップ1でご紹介した手順と同様です）

アクションは「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」のままでOKです！

設定内容を確認したら、「次へ」を押してください。

(3/3)API接続設定

ここではフローの起動間隔や、起動対象となるDropboxのフォルダの設定を行います。

1. トリガーの起動間隔
   プルダウンメニューより、5分・10分・15分・30分・60分の間隔の中からお好みで選択できます。
   速やかなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがオススメです！
   ※ご利用中のプランによって選択できる最短の起動間隔が異なりますので、その点はご注意ください。

2. 対象のフォルダのパス
フローの起動対象となるDropboxのフォルダを、「/Folder1/Folder2」という形式で設定しましょう。
ここで設定したフォルダ内に、後に設定する「キーワード」に一致するファイルが作成された際に、フローが自動的に起動するようになりますよ！
今回はテスト用に「免許証」というフォルダを用意し、このフォルダを起動対象としてみます。

この場合の「対象のフォルダのパス」の設定は、「/免許証」となります。
フローで使用するフォルダの内容に合わせて、設定してみてくださいね！

3. ファイル名
フローの起動対象とする、ファイル名の「キーワード」を設定しましょう。
ここで設定したキーワードを含むファイル名のデータがアップロードされた場合にのみ、フローが起動するようになります。

今回は「免許証」をキーワードに設定していますが、フローを活用する業務内容に合わせて設定してみてくださいね！

設定が完了したら、動作確認のためにテストを行います。

「対象のフォルダのパス」に設定したフォルダ内に、「ファイル名」に設定したキーワードを含むファイルをアップロードしてください。

アップロード後はYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほどアップロードしたファイルの情報が「取得した値」に抽出されるので、内容を確認しましょう。

ここで取得した値は後続のオペレーション設定時に引用でき、フローを起動する度に変動する値となります。
テストを行わなかった場合、後続のオペレーション設定時のエラーの原因となったり、エラーになった箇所や原因の特定が困難になる場合もあるため、可能な限りすべての設定画面でテストを実施するのがオススメです！

《参考》テストの重要性：「取得した値」のテスト値について

テストが成功し、取得した値が正しく抽出されていることを確認したら「完了」を押して、次のステップに進みましょう！

ステップ4：Dropboxのファイルをダウンロードする設定

続いて、トリガーで検知したファイルをダウンロードする設定を行います。
ここでダウンロードしたファイルデータから、OCR機能を用いてテキストを読み取っていきますよ！

(1/3)設定項目の選択

「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。

(2/3)連携アカウントとアクションを選択

ステップ3と同じ要領で、連携するDropboxのアカウントとアクションの設定内容を確認し、「次へ」を押しましょう。

(3/3)API接続設定

ここでは、ダウンロードするファイルが格納されている該当フォルダの指定や、ダウンロード対象となるファイルの指定を行っていきますよ！

1. フォルダのパス
   ダウンロード対象となるファイルが格納されているDropboxのフォルダを、「/Folder1/Folder2」という形式で設定します。
   ステップ3の「対象のフォルダのパス」に設定したフォルダが該当のフォルダになるため、ステップ3と同じ値を入力するようにしましょう。
   

   

2. ファイル名
   ダウンロード対象となるファイル名を、「sample.pdf」のように拡張子を含めた形式で設定します。
   こちらはステップ3で取得した値を用いて、下図のように「ファイル名」を設定しましょう。
   このように「取得した値」を設定することで、フローが起動するたびに最新のデータをダウンロードできるようになりますよ！
   

   

設定が完了したら「テスト」をクリックし、ステップ3でアップロードしたファイルがダウンロードできることを確認しましょう。

ダウンロードしたファイルを実際に確認しておくと、より安心です！

正しくファイルがダウンロードできていることを確認したら、「完了」を押して次のステップに進みましょう！

ステップ5：OCR機能を使って画像・PDFから文字を読み取る設定

続いて、ステップ4でダウンロードしたファイルデータから、OCR機能を使ってテキストを読み取る設定を行います。
ここで抽出したテキストデータを使って、Google スプレッドシートに免許証のデータを追加していきますよ！

(1/2)設定項目の選択

「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。

【注意点】

OCRを用いた文字を読み取るAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでフローに組み込むとエラーになってしまうので、ご注意ください。
また、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常制限されているアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、この機会にぜひ気になる機能を試してみてくださいね！
《参考》「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないこと

(2/2)読み取りの設定

まずは下図の注意事項を確認しておきましょう！
【注意点】
YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。 

それでは設定を進めていきます。

1. アクションの選択
   アクションは下図の中から選択できるので、フローを活用する業務内容に合わせて選択してください。
   ちなみに今回使用しているテンプレートでは、「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」がデフォルトで設定されていますよ！
   

   

2. OCR画像
   OCRする対象の画像ファイルを設定します。
   今回はステップ4でダウンロードしたファイルが対象となるので、下図のように設定してくださいね！
   

   

3. 抽出したい項目
   OCR画像に設定した画像ファイルから、テキストデータを抽出したい項目を設定します。
   Google スプレッドシートにデータを追加する際に必要な項目を、すべて設定しておくようにしましょう。
   抽出項目が複数ある場合は、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！

4. 使用するAI
テキスト抽出に使用するAIモデルを設定します。
下図の中から選択できるので、お好みで設定してみてくださいね！
デフォルトでGemini（推奨）が設定されているので、特にこだわりがなければ設定は不要です。

5. 言語

画像ファイルから読み取るテキストの言語を設定します。
デフォルトでは英語が設定されているので、「日本語」にしたい場合は「日本語」に設定しておきましょう。

設定が完了したら「テスト」をクリックし、「抽出したい項目」に設定した各項目のテキストデータが、正しく抽出されるかを確認してくださいね！

正しく各項目のテキストデータが抽出できていることを確認したら、「完了」を押して次のステップに進みましょう。

ステップ6：Google スプレッドシートにレコードを追加する設定

いよいよ最後のステップです！
最後は、ステップ5で抽出したテキストデータを使って、Google スプレッドシートにデータを追加する設定です。
これで、トリガーで検知した画像ファイルからテキストデータを抽出し、Google スプレッドシートへ情報を自動追加できるようになりますよ！

(1/3)設定項目の選択

「レコードを追加する」をクリックしてください。

(2/3)データベースの連携
これまでのステップと同様に、アクションと連携するGoogleアカウントの設定内容を確認しましょう。

次に、データベースの連携設定を行います。

1. スプレッドシートID
   ステップ5で抽出したテキストデータを使って情報を追加する、該当のシートを設定します。
   設定欄をクリックすると、連携しているGoogleアカウントに紐づいた候補が表示されるので、候補の中からフローで使用するものを選択しましょう。
   

   

2. スプレッドシートのタブ名
   「スプレッドシートID」に設定したシート内の、どのタブに情報を追加するかを指定していきます。
   こちらも設定欄をクリックすると、「スプレッドシートID」に設定したシートに紐づいた候補が表示されるので、候補から該当のタブを選択してくださいね！
   

   

3. テーブル範囲
   シート内のどの範囲にデータを追加するかを指定します。
   たとえば、今回はテスト用に下図のようなシートを用意しました。
   

   

用意したシートの「A列〜G列」の各項目にデータを追加していきたい場合、「テーブル範囲」に設定する値は「A1:G」となります。
フローで使用するシートの内容に合わせて、設定してみてくださいね！

設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。

《参考》Google スプレッドシートの「アプリと連携する」と「データベースを操作する」それぞれの範囲設定の定義

(3/3)データベース操作の詳細設定
ここでは、先ほどデータベース連携を行なったシートの各項目に、どのデータを追加するのかを指定していきますよ！

「追加するレコードの値」に連携済みのシートに紐づいた項目が表示されるので、それぞれに合う適切な値を、ステップ5で取得した値を用いて設定していきましょう。

たとえば「免許証番号」には、「取得した値」の「画像・PDFから文字を読み取る」内にある「免許証番号」を設定します。

同じ要領でその他の項目にも、適切な値を設定してみてくださいね！

【注意事項】

「追加するレコードの値」の各項目は、データベースの連携設定時に連携したGoogle スプレッドシートの内容に紐づいて表示されています。
項目を修正したい場合はGoogle スプレッドシート側を修正し、再度連携するようにしてください。

設定が完了したら「テスト」をクリックし、データ連携が正常に行われるかを確認しましょう。

「テスト成功」と表示されると、先ほど「追加するレコードの値」の各項目に設定したそれぞれの値が実際に追加されているはずなので、確認してみてくださいね！

正しくデータ連携が行われていることを確認したら「完了」を押し、設定完了です！

ステップ7：トリガーをONにして動作確認

ここまで設定お疲れ様でした！

これで今回のフローの設定はすべて完了になります。

すべての設定が完了すると下図のようなポップアップが表示されるので、「トリガーをON」にして、フローの動作確認をしておくと安心です。

「フローを実際に動かすのは、あとでにしたい！」というケースもあるでしょう。
その場合は「あとで」を選択し、フローの設定画面右上にある「トリガーON/OFF」のトグルボタンからON・OFFを切り替えてくださいね！

以上が「Dropboxに運転免許証の画像ファイルがアップロードされたらOCR機能でテキストを読み取り、Google スプレッドシートに自動で情報を追加する」フローの設定手順でした！

Google スプレッドシート APIを使ったその他の自動化例

Google スプレッドシート APIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

Google スプレッドシートを使った自動化例

履歴書や領収書などのファイルをOCRで読み取り、抽出したデータをGoogle スプレッドシートに格納し、Google ChatやLINE WORKSに通知したりできます。また、GoogleフォームやSlackチャンネルに投稿された内容をGoogle スプレッドシートに自動で追加したり、freee人事労務で従業員登録があった情報をGoogle スプレッドシートに追加したりできます。さらに、Google スプレッドシートで行が追加されたら、Zoomでウェビナーに登録者を追加したり、Salesforceにレコードを追加したりといった、データ収集から連携・通知までの様々な自動化も行えます。

Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでウェビナーに登録者を追加する

試してみる

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■概要

Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでウェビナーに登録者を追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方

・部門ごとにツールのアカウント情報を登録している企業

・外出先でもシートの編集を行なっている営業担当

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2.Zoomを活用してコミュニケーションを図っている方

・Web上での集団面接を行なっている人事担当者

・セミナーの企画運営を行うカスタマーサービス部門の担当者

■このテンプレートを使うメリット

Googleスプレッドシートはアクセス権限を付与することができるため、業務情報の安全性を高く保ことができるツールです。
しかし、Googleスプレッドシートに追加された情報を、改めてZoomのウェビナー登録者に追加するのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。

手作業による入力ミスや、データの消失を防ぎたいと考える方にこのフローは適しています。
Googleスプレッドシートに情報が登録されたら、登録内容を基に自動でZoomにも登録するため、手作業を省くことができます。
また引用した内容を使用して登録を行うことで、情報の正確性を保ちます。

■注意事項‍

・Googleスプレッドシート、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

Googleスプレッドシートに企業情報が追加されたら二十一式人工知能付自動与信審査回路で企業スコアを取得する

試してみる

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■概要

Googleスプレッドシートに企業情報が追加されたら二十一式人工知能付自動与信審査回路で企業スコアを取得するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Googleスプレッドシートで情報を整理する方

・企業情報をGoogleスプレッドシートで管理している方

・取引先との情報をGoogleスプレッドシートで管理している営業担当者

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2.二十一式人工知能付自動与信審査回路を業務で使用する方

・企業スコアの取得を自動化したいと考えている方

・取引先の与信リスクの評価を行う部署の方

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■このテンプレートを使うメリット

二十一式人工知能付自動与信審査回路における企業スコアの取得は、取引先の与信や信用リスクの評価の確認に役立てることができます。
しかし、企業スコアを取得するために都度二十一式人工知能付自動与信審査回路に情報を入力するのは手間です。

このテンプレートは、Googleスプレッドシートに企業情報が追加される度に、自動で二十一式人工知能付自動与信審査回路からの企業スコアを取得することができます。
Googleスプレッドシートに企業スコアがスピーディーに反映されることで、効率的に取引先を評価することができるため、迅速な意思決定をすることができます。

また、コミュニケーションツールと連携することで、企業スコアを特定のメンバーと共有することも可能です。

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■注意事項

・Googleスプレッドシート、二十一式人工知能付自動与信審査回路のそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でMicrosoft Teamsに通知する

試してみる

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■概要

Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得して毎日一括でMicrosoft Teamsに通知するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Googleスプレッドシートを使用して業務を進めている方

・新規プロジェクトの開発スケジュールを管理しているプロダクトマネージャー

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2.主要なコミュニケーションツールとしてMicrosoft Teamsを使用している方

・メンバー間の進捗状況のやり取りでMicrosoft Teamsを使っている方

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■このテンプレートを使うメリット

Googleスプレッドシートは、シートの変更内容がリアルタイムで反映されるため各タスクの進捗状況を瞬時に確認できるのがメリットですが、確認するタイミングによってはメンバー間の認識がずれてしまう可能性があります。

このテンプレートは、今日の日付に該当するレコードを一括で通知できるため、メンバー間の認識のずれを減らすことができます。

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■注意事項‍

・Googleスプレッドシート、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

・Googleスプレッドシートのレコード取得は最大10件のため、10件以上取得する場合、「同じ処理を繰り返す」オペレーションが必要となります。　

　※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。　　　　　　

詳細を見る 試してみる

Slackチャンネルに投稿されたら、投稿内容をGoogleスプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要

Slackに投稿された重要な情報や顧客からの問い合わせなどを、後から確認するために手作業で転記していませんか？ 手作業での転記は手間がかかるだけでなく、対応漏れや情報共有の遅れに繋がる可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、特定のSlackチャンネルに投稿されたメッセージを自動でGoogle スプレッドシートにエクスポートできるため、情報の蓄積と管理を効率化し、対応漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slackのメッセージを手動でエクスポートしており、作業を効率化したいと考えている方
• 特定のチャンネルの投稿をログとして管理し、チームのナレッジとして蓄積したいマネージャーの方
• SlackとGoogle スプレッドシートを連携させ、情報管理を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackの特定チャンネルへの投稿が自動でGoogle スプレッドシートに転記されるため、これまで手作業で行っていたメッセージのエクスポート作業の時間を短縮できます。
• 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの削減に繋がります。

■フローボトルの流れ

1. はじめに、SlackとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、投稿されたメッセージの内容などを指定のシートに追加します。

 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Slackのトリガー設定で、メッセージの取得対象とするチャンネルを任意で設定してください
• Google スプレッドシートのオペレーション設定で、レコードを追加するスプレッドシート及びシートを任意で設定してください

 ■注意事項

• SlackとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 

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Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加する

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■概要

Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方

・共有データを管理し、情報共有を行う事務職の方

・取引先企業とシートを共有し、情報のやりとりを行う営業アシスタント

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2.Salesforceで商談管理を行なっている企業

・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方

・社内案件すべてを確認している経営者や営業部長‍

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■このテンプレートを使うメリット

Googleスプレッドシートは情報を蓄積し共有することがスムーズにできるため、業務を円滑に進めることに役立ちます。
しかし、Google スプレッドシートの情報をSalesforceに手動で入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。

異なるアプリ間での登録を時間をかけないで行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
Googleスプレッドシートの登録内容を引用してSalesforceへも登録することができるため、手作業によるミスを防ぎ、手間を省きます。
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■注意事項‍

・Googleスプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Googleフォームに回答があったら、Googleスプレッドシートにレコードを登録する

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■概要‍

Googleフォームに新しい回答が送信されたら、回答内容をGoogleスプレッドシートにレコードを登録するフローです。

Googleフォームの回答をわざわざ確認しなくても、自動的にGoogleスプレッドシートに回答内容が登録されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。‍

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■注意事項‍

・Googleフォーム、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。

・連携するGoogleスプレッドシートの設定は自由に変更してご利用ください。

・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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HubSpotに登録された新規コンタクト情報をGoogleスプレッドシートに記載

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■概要

‍HubSpotに登録された新規コンタクト情報を、指定のGoogleスプレッドシートに記載します。

スプレッドシートにアクセスせずに、自動的にコンタクトの名前・メールアドレス・電話番号などの基本情報の転記を行うことが可能です。

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‍■事前準備

‍HubSpotの情報を格納するため、指定の列名を保持したスプレッドシートを事前に用意します。

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‍■設定方法

①アプリトリガーからHubSpotを選択し、以下の設定を行いテスト・保存します。

・アクション：新しいコンタクトが作成されたらを選択します。

・トリガー起動間隔：5分に設定します。

②＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからスプレッドシートを選択して以下の設定を行いテスト・保存します。

・アクション：レコードを追加するを選択します。

・スプレッドシートID：事前に用意した格納用のスプレッドシートのIDを候補から選択します。

・スプレッドシートのタブ名：対象のシート名を候補から選択します。・テーブル範囲：列名を含むすべての範囲を選択します。例えばA1からE1まで列名が入っている場合、A1:E

のように設定します。

・追加するレコードの値：表示された列名に対応する値を①で取得したアウトプットを用いて埋め込みます。

※スプレッドシート操作の範囲の定義についてはこちら。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8703465

‍※データベースを操作する際のよくエラー原因はこちら。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5521559

‍※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528

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■注意事項

・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。

・連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照くださいhttps://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779

・Googleスプレッドシートの情報を任意の値に置き換えてご利用ください。

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freee人事労務で従業員登録があったら、Googleスプレッドシートに追加する

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■概要

freee人事労務で従業員登録があったら、その情報を取得してGoogleスプレッドシートにレコードを追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.freee人事労務を使用して従業員の管理を行う企業の担当者

・人事部の採用担当者や事務職員

・採用の代行を行う企業のご担当者

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2.Googleスプレッドシートを使用してデータ管理を行う方

・個人の帳票類を管理し、処理する必要のある方

・共有データを管理する総務職員や経理担当

・外出先でも気軽にデータを確認したいオフィスマネージャー

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3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考える方

・業務効率化を目指している中小企業の経営者

・多方面のタスクを抱える事務担当者

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■このテンプレートを使うメリット

・freee人事労務への登録内容を基に情報をGoogleスプレッドシートへ追加できるため、手入力の手間を省き、手入力によるミスを防ぎます。

・Googleスプレッドシートでも情報を管理することで、情報の透明性が向上してチーム全体の連携が強化されます。

・従業員登録と同時にGoogleスプレッドシートが更新されるため、常に最新の情報を確認することができます。

・Googleスプレッドシートを使用することで複数人で同時に閲覧・編集できるため、リアルタイムな情報共有が可能となります。

・従業員情報の入力・管理にかかる時間を削減し、他の業務に時間を割くことができます。

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■注意事項

・freee人事労務、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。

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領収書をOCRで読み取り、Googleスプレッドシートへ格納しLINE WORKSに通知する

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■概要

入力フォームにアップロードした領収書画像をAIを使用してOCRで読み取り、指定のGoogleスプレッドシートへ格納してLINE WORKSに通知するフローです。

スマホなどからもファイルをアップロードすることが可能ですので、スマホで領収書画像を撮影し、そのままファイルをアップロードすることも可能です。

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■注意事項

・Googleスプレッドシート、LINE WORKSそれぞれとYoomを連携してください。

・AIオペレーションはチームプラン、サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。

・フリープラン、ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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履歴書をAIで読み取りGoogleスプレッドシートに格納しGoogle Chatに通知する

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■概要‍

履歴書データをフォームで送信するとAIが自動で任意の情報を読み取り、Googleスプレッドシートに格納してGoogle Chatに通知するフローです。

履歴書の内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。

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‍■注意事項

‍・Googleスプレッドシート、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。

・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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まとめ

いかがでしたか？
運転免許証のデータ抽出とGoogle スプレッドシートへの記録を自動化することで、これまで手作業で行っていた本人確認書類のデータ入力作業の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを効果的に防ぐことが期待できます。
これにより、担当者は面倒な単純作業から解放され、より付加価値の高い業務に集中できる時間を確保できるようになることで、業務全体の生産性向上にも貢献できるでしょう。

今回ご紹介したような業務自動化フローの構築は、ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に実現可能です。
「自動化って興味はあるけど難しそう…」「プログラミングってよくわからないし…」といった方でも、気軽に自動化を導入できるのは魅力ですよね！

また、フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限大！

自社の業務に合った最適なフローを構築し、日々の業務をもっとラクに、もっと効率的にしませんか？

もし少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひアカウントを作成し、Yoomによる業務効率化を体験してみてくださいね！

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