Dropboxにアップロードされた免許証をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

と

Dropbox

を自動連携できます。

■概要

Dropboxにアップロードされた免許証などの本人確認書類の情報を、手作業で管理シートに転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。
このワークフローを活用すれば、Dropboxに免許証ファイルがアップロードされると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートに転記します。
面倒なデータ入力作業から解放され、正確な情報管理を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Dropboxを使った本人確認書類の管理に手間を感じている方
免許証情報の転記作業における入力ミスをなくしたいと考えている方
手作業による定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

Dropboxへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取りからGoogle スプレッドシートへの追加までが自動化され、手作業の時間を削減できます。
目視での確認や手入力が不要になるため、転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。
続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を指定のGoogle スプレッドシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Dropboxのトリガー設定では、免許証ファイルがアップロードされる監視対象のフォルダパスやファイル名を任意で設定してください。
Dropboxのファイルダウンロード設定では、ダウンロードするファイルのパスなどを任意で設定します。
OCR機能の設定では、読み取る書類の言語や、氏名・住所・生年月日といった抽出したい項目を任意で設定してください。
Google スプレッドシートの設定では、どのGoogle スプレッドシートに、どの列にどの情報を追加するかといったレコードの値を任意で設定します。

■注意事項

Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。