ストレージサービスに追加されたミルシートをOCR処理し、Google スプレッドシートに自動追加する
DropboxやBoxといったオンラインストレージサービスにミルシートファイルがアップロードされたことをトリガーに、自動でOCR処理を実行し、結果をGoogle スプレッドシートに追加するフローです。共有フォルダなどを活用している場合にとても便利！
ファイルが追加されるたびに自動でデータ化が進むため、チーム内での情報共有や次の作業への連携もスムーズになります。
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「毎回メールを開いてミルシートを確認して、手入力して…こんな作業、いつまで続けるんだろう。」
そんな悩みをお持ちの方も少なくないのではないでしょうか？ミルシートの受け取り方法は、メール・ストレージ・フォームなど会社によってさまざま。どんな受け取り方法でも、ファイルを受け取ったタイミングで自動でOCRで読み取って、そのままスプレッドシートに情報をまとめることができたらどうでしょうか？実は簡単にこのような自動化を設定することができるんです！
たとえば、取引先からGmailで届いたミルシートをすぐにOCR処理して、Google スプレッドシートに追加したり、Dropboxにアップロードされたファイルを自動でデータ化したり、フォームから受け付けたミルシート情報をそのまま集計することも可能です。
この記事では、Google スプレッドシートとOCRを使った自動化について画像付きで分かりやすく解説します。業務効率化に興味のある方はぜひ最後までチェックしてみてください！
Yoomには「メールやストレージサービス、フォームなどで受け取ったミルシートをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で記録する」業務フローのテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして設定を始めてみましょう！
ミルシートの受け取り方って、会社によって様々ですよね。Yoomを使えば、多様な起点からOCR処理とデータ転記の自動化を実現できます。例えば、メールで受信した添付ファイルをきっかけにする、特定のストレージフォルダへのアップロードを検知する、あるいは専用フォームからの送信を合図にするなど、自社の運用に合わせて柔軟に設定できるのがポイントです。
ここでは、実際の例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
取引先からGmailやOutlookなどのメールでミルシートが送られてくる場合に便利な自動化フローです。メール受信をトリガーとして、添付されたミルシートファイルを自動でOCR処理し、抽出したデータをGoogle スプレッドシートの指定した行に追記します。
これなら、担当者がメールを都度確認してファイルを開き、手入力する手間から解放され、スピーディーかつ正確にデータを蓄積していくことができますね！
DropboxやBoxといったオンラインストレージサービスにミルシートファイルがアップロードされたことをトリガーに、自動でOCR処理を実行し、結果をGoogle スプレッドシートに追加するフローです。共有フォルダなどを活用している場合にとても便利！
ファイルが追加されるたびに自動でデータ化が進むため、チーム内での情報共有や次の作業への連携もスムーズになります。
Google フォームやYoom独自のフォーム機能を利用してミルシートのアップロードを受け付けている場合に適した自動化です。フォームが送信されると、添付されたミルシートファイルをOCRが読み取り、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートに自動で入力します。
受付からデータ化までを一貫して自動化できるため、管理の手間を削減できるのが魅力です。
ここでは、代表的なメールでのミルシート受け取りを想定し、「Gmailで送付されたミルシートをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」フローの作成手順を解説します。Yoomを使えば、専門知識がなくても画面操作だけで自動化を実現できますよ。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
GmailとGoogle スプレッドシートをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められますよ。
連携前に、Gmailでミルシートを送信しておきましょう！
※今回は、以下画像のようなメールを送信しました。
※ミルシートの中身は、以下の画像です。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Gmail」と入力し、検索結果からGmailのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、以下画像の赤枠部分をクリックしましょう。
次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
3.続いてGoogle スプレッドシートをマイアプリ登録しましょう。
先ほどと同様の手順で、Google スプレッドシートを検索します。
次の画面で、以下画像の赤枠部分をクリックしてください。
※クリックした後は、先ほどのGmailと同じ手順で登録していきましょう。
マイアプリにGmailとGoogle スプレッドシートが表示されていれば、登録完了です。
ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしましょう！
※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Gmailで送付されたミルシートをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」をクリックすると表示されます。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
2.表示された画面で各項目を確認します。
アカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてくださいね。
4.「ラベル」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
5.入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。
1.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
2.各項目を確認し、「次へ」をクリックしてください。
3.詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」は、プルダウンから選択してください。
「抽出したい項目」は、テンプレートで抽出する文字から、特に抽出したい項目を入力します。今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
1.データベースを操作する「レコードを追加する」をクリックしてください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
「スプレッドシートID」「スプレッドシートのタブ名」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
2.詳細設定を行います。
「追加するレコードの値」の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
※各項目は、事前に作成したGoogle スプレッドシートのシート内の項目が表示されます。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※設定が完了すると、以下画像のようにGoogle スプレッドシートに追加されます！
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
Google スプレッドシートやOCRを活用することで、様々な業務をノーコードで効率化できます。
スプレッドシートの行が更新されたらSlackに通知したり、新しい行が追加されたタイミングでGoogle Driveにフォルダを自動作成することができます。また、NotionやStripe、Salesforceなどと連携すれば、外部サービスで発生したデータをスプレッドシートに集約したり、逆にスプレッドシートの情報をもとに外部アプリにレコードを追加することも可能です。
Outlookで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加したり、DocuSignで契約完了後の書類を読み取ってMicrosoft Teamsに通知することが可能です。また、OneDriveやSlackにアップロード・送信されたファイルから情報を抽出し、Google ドキュメントやGoogle Apps Scriptと連携させるといった使い方もできます。
この記事では、「ミルシートの情報をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動抽出する方法」について、プログラミング不要で実現できる具体的な手順をご紹介しました。OCRを活用すれば、PDFや画像ファイルに含まれる文字情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートにそのまま記録できます。これにより、手入力の手間を省くだけでなく、転記ミスの防止や作業時間の大幅な短縮にもつながります。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したOCR連携によるデータ抽出以外にも、さまざまな業務を効率化するテンプレートが揃っています。</span>メール受信やストレージの更新、フォーム送信をきっかけにデータを処理できるため、自社の運用スタイルに合わせた自動化が実現可能です。
「紙書類の管理が大変」「ミスなくデータを残したい」「繰り返し作業にかかる時間を減らしたい」と感じている方は、ぜひテンプレートを活用した自動化に挑戦してみてください。特別な知識がなくても、すぐに始められますよ！
まずはテンプレートを試してみて、その便利さを実感してみませんか？
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