【プログラミング不要】領収書のデータを自動で抽出し、経費管理に活用する方法

「大量の領収書を経費管理システムに手入力するのが面倒…」
「入力ミスが多くて、経理担当者から何度も差し戻しを受けてしまう…」
このように、毎月の経費精算業務における領収書のデータ入力作業に、多くの時間と手間を奪われていませんか？

もし、受け取った領収書の画像ファイルから必要な情報をAI-OCRが自動で読み取り、Google スプレッドシートなどの管理表にリアルタイムで記録できる仕組みがあれば、これらの悩みを減らし、面倒な入力作業に追われることなく、より生産性の高いコア業務に集中できる時間を確保しやすくなります。

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで比較的簡単に導入できるため、ぜひ自動化を取り入れて日々の作業負担を軽減していきましょう。

とにかく早く試したい方へ

Google Driveに領収書が格納されたら、データをOCRで抽出してGoogle スプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要
このワークフローでは、Google Driveに保存された領収書をOCR技術で自動的に読み取り、必要な情報をGoogle スプレッドシートに追加することが可能です。この自動化によって、領収書管理がスムーズになり時間と労力を節約できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・領収書のデジタル管理を進めたい経理担当者の方
・Google DriveとGoogle スプレッドシートを日常的に使用している方
・手作業での領収書データ入力に時間を取られている企業やチーム
・業務効率化を目指し、OCR技術を導入したいと考えている方
・領収書のデータを一元管理し、アクセスしやすくしたい方

■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

詳細を見る 試してみる

領収書のデータを抽出しGoogle スプレッドシートに記録するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Google Driveに領収書ファイルが格納されたら、AI-OCRでデータを自動で抽出し、Google スプレッドシートに記録するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Google スプレッドシート

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Google Driveのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Google Driveに領収書が格納されたら、データをOCRで抽出してGoogle スプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要
このワークフローでは、Google Driveに保存された領収書をOCR技術で自動的に読み取り、必要な情報をGoogle スプレッドシートに追加することが可能です。この自動化によって、領収書管理がスムーズになり時間と労力を節約できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・領収書のデジタル管理を進めたい経理担当者の方
・Google DriveとGoogle スプレッドシートを日常的に使用している方
・手作業での領収書データ入力に時間を取られている企業やチーム
・業務効率化を目指し、OCR技術を導入したいと考えている方
・領収書のデータを一元管理し、アクセスしやすくしたい方

■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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ステップ1：マイアプリ連携と準備

まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

まずは、Google Driveの連携をしましょう。
検索ボックスに「Google Drive」と入力してアイコンをクリックします。

ログインを進めます。

アカウントを選択します。

アクセスの許可をします。

以下の表示が出たら「Google Drive」のマイアプリ連携の完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。

Google Driveに領収書が格納されたら、データをOCRで抽出してGoogle スプレッドシートに追加する

試してみる

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■概要
このワークフローでは、Google Driveに保存された領収書をOCR技術で自動的に読み取り、必要な情報をGoogle スプレッドシートに追加することが可能です。この自動化によって、領収書管理がスムーズになり時間と労力を節約できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・領収書のデジタル管理を進めたい経理担当者の方
・Google DriveとGoogle スプレッドシートを日常的に使用している方
・手作業での領収書データ入力に時間を取られている企業やチーム
・業務効率化を目指し、OCR技術を導入したいと考えている方
・領収書のデータを一元管理し、アクセスしやすくしたい方

■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ3：Google Driveでトリガーを設定する

今回は、Google Driveの特定フォルダに新しいファイルやフォルダが作成されたらフローを起動する設定を行います。
1つ目のトリガーフローを選択します。

アクションが「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」になっていることを確認します。
Google Driveと連携するアカウントを確認します。
確認できたら「次へ」をクリックします。

テスト用に、監視フォルダへ追加する領収書ファイルを用意します。

トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

フォルダIDは、入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう。
入力が完了したら「テスト」をクリックします。

テストが成功したことを確認します。
取得した値にファイルIDやファイル名などが表示されたら「完了」をクリックします。

ステップ4：Google Driveからファイルをダウンロードする

続いて、トリガーで検知したファイルをGoogle Driveからダウンロードする設定を行います。
次に追加するオペレーションを選択します。

Google Driveと連携するアカウントを確認します。
確認できたら「次へ」をクリックします。

ファイルIDに、トリガーで取得した「ファイルID/フォルダID」を設定します。
設定ができたら「テスト」をクリックします。

テストが成功したことを確認します。
取得した値に「GoogleDriveからの取得ファイル」が表示されたら「完了」をクリックします。

ステップ5：Yoom AIで領収書をOCR読み取りする

次に、ダウンロードした領収書ファイルから文字情報を抽出する設定を行います。
OCRのオペレーションを選択します。

OCR画像に「取得した値を使用」を設定します。
OCR画像に「GoogleDriveからの取得ファイル」を選択します。
追加で抽出したい項目がある場合は入力します。
使用するAIと言語を確認します。
設定ができたら「テスト」をクリックします。

テストが成功したことを確認します。
取得した値に「支払い先」「日付」「合計金額」などが表示されたら「完了」をクリックします。

ステップ6：Yoom AIで仕訳テキストを生成する

続いて、OCRで取得した情報をもとに仕訳テキストを生成する設定を行います。
テキスト生成のオペレーションを選択します。

プロンプト欄に、領収書内容をもとに仕訳を作成する指示文を入力します。
支払い先などの項目には、OCRで取得した値を差し込みます。

テストが成功したことを確認します。
生成結果に仕訳テキストが表示されたら「完了」をクリックします。

ステップ7：Google スプレッドシートにレコードを追加する

最後に、OCRで取得した「日付」「支払い先」「合計金額」をGoogle スプレッドシートへ登録する設定を行います。
レコード追加のオペレーションを選択します。

Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認します。

スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名を設定します。
入力欄をクリックすると候補が表示されるので、選択してください。
最後にテーブル範囲を入力します。
入力が完了したら「次へ」をクリックします。

Google スプレッドシート側に、登録先の見出しを用意します。
今回の例では「日付」「支払い先」「合計金額」を設定します。

「日付」欄をクリックします。
取得した値からOCRの「日付」を選択します。

「支払い先」「合計金額」も同様に、OCRで取得した値を設定します。
設定ができたら「テスト」をクリックします。

テストが成功したことを確認します。
レコードが1件追加されたことを確認できたら「完了」をクリックします。

スプレッドシートに、日付・支払い先・合計金額が反映されていることを確認します。
これで設定は完了です！

ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了

設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。

Google スプレッドシートの便利な自動化例

Yoomでは、Google スプレッドシートを起点にさまざまな外部アプリと連携し、データの集約や同期を自動化するテンプレートをご用意しています。
CRMやメールで受け取った情報をGoogle スプレッドシートへ自動転記したり、蓄積されたデータを活用して他のビジネスツールへ一括登録・更新を行うなど、手入力ゼロのデータ管理体制をノーコードで構築可能です。

Asanaのタスク情報をGoogle スプレッドシートに同期する

試してみる

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Asanaのタスク情報をスプレッドシートに同期して、スプレッドシート上でAsanaのタスクを管理できるフローボットです。Asanaでタスクが追加・更新されたら、スプレッドシートに情報を自動的に同期します。

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Google スプレッドシートに特定条件の行が追加されたら、OpenAIで解析し結果を追加する

試してみる

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■概要
Google スプレッドシートに蓄積されたデータを、手作業でコピーしてOpenAIで分析・要約する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに特定の行が追加されるだけで、指定した内容をOpenAIが自動で解析し、その結果をシート内に追記できます。
OpenAIとGoogle Google スプレッドシートの連携による定型的な分析業務から解放され、より重要な業務に集中することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・OpenAIとGoogle スプレッドシートを連携させ、データの分析業務を自動化したいと考えている方
・Google スプレッドシート上のデータの分類・要約を手作業で行っている方
・手作業によるデータ分析での転記ミスや確認漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方

■注意事項
・Google スプレッドシート、OpenAIとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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BoxにアップロードされたPDFや画像をOCRで読み取り、抽出結果をGoogle スプレッドシートに追加する

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■概要
「BoxにアップロードされたPDFをOCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」ワークフローは、PDF内の情報を自動で抽出し、データ管理を効率化する業務ワークフローです。Boxに保存されたPDFファイルをYoomが自動的に検出し、AIとOCR技術を用いてテキストや画像を抽出。その後、抽出されたデータをGoogle スプレッドシートに整然と追加します。これにより、手作業でのデータ入力や画像抽出の手間を大幅に削減し、業務の精度とスピードを向上させます。
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■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに多くのPDFファイルを保管しており、そのデータを効率的に管理したい方
・手動でPDFから情報を抽出し、Google スプレッドシートに入力する作業に時間を取られている業務担当者
・OCRやAIを活用してデータ処理を自動化し、業務の効率化を図りたい企業のIT担当者
・PDFから画像やテキストを抽出し、データ分析やレポート作成に活用したいビジネスユーザー
・各種SaaSアプリを連携させた業務ワークフローを構築し、業務プロセスを統一化したい経営者

■注意事項
・Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google スプレッドシートから定期的にデータを取得し、Airtbaleでレコードを作成する

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■概要
「Googleスプレッドシートから定期的にデータを取得し、Airtableでレコードを作成する」ワークフローは、スプレッドシートとAirtableの連携を自動化しデータ管理の効率化を実現します。
YoomのAPI連携機能を活用して定期的にスプレッドシートのデータを取得しAirtableに自動でレコードを作成します。
これにより手動入力の手間やデータ更新のミスを減らし、業務ワークフローをスムーズに進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleスプレッドシートとAirtableを併用しているが、データの手動同期に手間を感じている方
・データ管理の効率化を図り、業務ワークフローを自動化したいビジネスオーナー
・複数のSaaSアプリ間でデータ連携を行い、作業負担を軽減したいチームリーダー
・定期的なデータ更新を自動化し、手間を省きたい管理者の方


■注意事項
・Airtable、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

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Gmailで受信した内容をもとに、Google スプレッドシートを更新する

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■概要
「Gmailで受信した内容をもとに、Google スプレッドシートを更新する」は、Yoomを使ってGmailで受信したメール内容を基に、Google スプレッドシートを自動更新する業務ワークフローです。
メール経由で受け取った情報をGoogle スプレッドシートに反映させることで、手動入力の手間を省き、データ管理の正確性と効率を向上させます。
このワークフローにより、日常業務の自動化をスムーズに実現できます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するデータを手動でGoogle スプレッドシートに入力している方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を効率化したい企業の担当者
・データ入力のミスを減らし、正確な情報管理を目指すビジネスユーザー
・業務ワークフローの自動化に興味があり、Yoomを活用したい方
・日常的なデータ管理作業を簡略化し、時間を有効活用したい経営者やチームリーダー

■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google スプレッドシートに新規レコードが追加されたら、Microsoft Excelに追加する

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■概要
「Google スプレッドシートに新規レコードが追加されたら、Microsoft Excelに追加する」フローは、データ管理の効率化を目指す業務ワークフローです。
Google スプレッドシートでのデータ入力を自動的にMicrosoft Excelに反映させることで、二重入力の手間を省き、正確なデータ同期を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとMicrosoft Excelを併用しているビジネスユーザーの方
・データ入力の二重作業を省略し、業務効率を向上させたい方
・異なるプラットフォーム間でのデータ同期に課題を感じているIT担当者の方
・手動でのデータ転送によるヒューマンエラーを減らしたいチームリーダーの方
・業務ワークフローの自動化を検討している経営者の方

■注意事項
・Google スプレッドシート、Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Google スプレッドシートで行が更新されたら、LINE WORKSの予定を更新する

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定期的にStripeの顧客情報を自動取得し、Google スプレッドシートにエクスポートする

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■概要
定期的に発生するStripeの顧客情報をエクスポートする作業を手間に感じていませんか？
手動での操作は時間がかかるだけでなく、必要な情報の転記漏れといったミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでStripeから顧客情報を自動で取得し、Google スプレッドシートにエクスポートすることが可能です。
手作業によるデータ管理の手間を省き、正確な顧客リストを維持しやすくなります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Stripeの顧客データを手作業でエクスポートし、管理業務に課題を感じている方
・Stripeの顧客リストを営業やマーケティング部門で活用したいと考えている方
・手動での顧客情報のエクスポート作業による、ヒューマンエラーを防止したい方

■注意事項
・StripeとYoomを連携してください。
・Stripe、「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトは
エラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Zoho CRMで連絡先が作成されたら、Google スプレッドシートにレコード追加する

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■概要
Zoho CRMで管理している顧客情報を、分析や共有のためにGoogle スプレッドシートへ手作業で転記していませんか？この単純作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに新しい連絡先が作成された際に、Google スプレッドシートの自動入力機能のように自動で指定のシートへ情報が追加されるため、面倒な転記作業から解放され、常に最新の状態でデータ管理をすることが可能です。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho CRMとGoogle スプレッドシート間のデータ転記に手間を感じている営業担当者の方
・顧客リストの管理を効率化し、常に最新の状態を保ちたいと考えているチームリーダーの方
・Google スプレッドシートの自動入力のようなデータ入力を自動化し、業務効率を改善したい方

■注意事項
・Zoho CRM、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

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指定日時にGoogle スプレッドシートのレコードを取得し、Zendeskユーザーを一括作成する

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■概要
Zendeskに新しいユーザー情報を登録する際、一件ずつ手作業で対応していませんか。
特に、まとまった人数のユーザーを一括で作成する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに用意したユーザーリストをもとに、指定した日時にZendeskへのユーザーの一括作成が自動で実行されるため、こうした手間のかかる作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Zendeskへのユーザー一括作成を手作業で行っており、工数を削減したい方
・Google スプレッドシートでユーザー情報を管理しており、Zendeskへの転記作業を自動化したい方
・定期的に発生するユーザー登録作業の抜け漏れを防ぎ、業務を標準化したいと考えている管理者の方

■注意事項
・Zendesk、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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まとめ

領収書のデータ抽出とGoogle スプレッドシートへの記録を自動化することで、これまで手作業で行っていた領収書のデータ転記作業から解放され、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、経費精算にかかる時間を短縮し、経理担当者も従業員も本来集中すべきコア業務に専念しやすい環境を整えられます。

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で業務フローを構築できます。自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を試してみてください。

よくあるご質問