「HubSpotに蓄積されたデータから、特定の項目だけを抜き出す作業、もっと効率化できないかな…」
「毎回手作業で情報を抽出して転記しているけど、手間がかかるしミスが怖い…」
このように、HubSpotからの項目抽出とデータ活用に課題を感じていませんか？
もし、HubSpotから特定の条件に合致するデータだけを自動で抽出し、Google スプレッドシートなどの別ツールにリアルタイムで記録できる仕組み があれば、こうした定型業務から解放されるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからな いので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ YoomにはHubSpotから特定の項目を自動で抽出する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。
フォームから回答が送信されたら、HubSpotで項目をフィルタ検索し結果をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
フォーム回答をもとにHubSpotから項目を抽出し、Google スプレッドシートに記録するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、フォームに回答が送信されたら、その内容をもとにHubSpotから該当する項目を自動で抽出し、Google スプレッドシートに記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
HubSpotとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携 テンプレートをコピー フォームのトリガー設定と各アクション設定 トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
フォームから回答が送信されたら、HubSpotで項目をフィルタ検索し結果をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
ステップ1：HubSpotとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1.HubSpotとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。HubSpotのマイアプリ登録方法
2.Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする 続いてYoomのテンプレートをコピーします。
フォームから回答が送信されたら、HubSpotで項目をフィルタ検索し結果をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
ステップ3：フォームトリガー設定 「フォーム」を選択します。
既にフォームが作成されているので、今回は例としてデフォルトで作成されているフォームをそのまま使用します！
作成したフォームは「プレビューページ」で確認可能です！
確認できたら元のページに戻って、「完了ページの設定」を行いましょう。
完了ページは以下の「完了ページ」から確認可能です。
「取得した値」にサンプルとして手動で回答を入力しましょう。
ステップ4：HubSpotで項目を検索（フィルタ検索）する 「項目を検索（フィルタ検索）」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「フィルタ条件」を設定します。
「検索条件」を選択します。
「値」を「取得した値」から設定しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
※取得した値 とは？
「完了」を選択しましょう。
ステップ5：同じ処理を繰り返す 【注意】
「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。 「同じ処理を繰り返す」を選択します。
前のステップでは、複数のレコードを取得する場合があります。
「繰り返し対象の取得した値」を設定しましょう。
「取得した値」を候補から選択しましょう。
設定できたら「完了」を選択します。
ステップ6：Google スプレッドシートにレコードを追加する 「レコードを追加」を選択します。【Google スプレッドシート】データベースを操作するオペレーションについて
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
今回のフローで使用したいGoogle スプレッドシートの作成がまだの方はこのタイミングで作成しましょう。Googleスプレッドシートの表やヘッダーに関する注意点
「データベースの連携」を設定しましょう。
「スプレッドシートのタブ名」を候補から選択しましょう。
「テーブル範囲」を手動で入力しましょう。
「追加するレコードの値」を「取得した値」から設定します。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
Google スプレッドシートにレコードが追加されました！
ステップ7：トリガーをONにする 設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
Yoomでは、HubSpotを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、HubSpotに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
GmailやGoogleコンタクトからHubSpotへのデータ集約を自動化できます。
SendGridでのメール配信、Zoom連携に加え、成約時の請求書自動作成やfreee会計との連携まで、営業とバックオフィスの架け橋を構築します。
Acuity Schedulingで予定が登録されたらHubSpotにコンタクトを作成する
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DripでSubscribed to Email MarketingされたらHubSpotにコンタクトとして登録する
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Gmailで受信した特定条件の内容をもとに、HubSpotに会社を作成する
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Google スプレッドシートに行が追加されたら、HubSpotに会社を作成する
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Googleコンタクトでコンタクトが作成されたらHubSpotにも追加する
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HubSpotでフォームが送信されたら、Zoomのウェビナーに自動で登録する
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HubSpotで新しいコンタクトが作成されたら、SendGridでフォローアップメールを送信する
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HubSpotで新しい会社が作成されたら、freee会計に取引先を作成する
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HubSpotで取引が指定ステージに更新されたら、Googleドキュメントで請求書を作成する
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HubSpotで取引が成約したら、JustDBで請求番号を自動採番し請求書をメールで送付する
試してみる
まとめ HubSpotからの項目抽出を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ転記やリスト作成の手間を削減し、ヒューマンエラーを防止できます。
これにより、必要な情報をスピーディーに関係者へ共有したり、次のアクションに素早く繋げたりすることが可能となり、より戦略的なデータ活用が実現します！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォーム
よくあるご質問
Q：Google スプレッドシート以外のツールにも連携できますか？
A：
はい、可能です！例えば、Slackに通知することも可能です。 連携可能なアプリ
Q：自動化がエラーで止まった場合、どうなりますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口
Q：数の条件でデータを絞り込めますか？
A：
はい、可能です！ミニプラン以上で利用可能な分岐オペレーションを活用することで、条件分岐が可能です。「分岐」の設定方法
