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「Zendeskに登録されているユーザー情報を定期的にリストアップしたいけど、手作業でやるのは面倒…」
「ユーザー情報を他のツールで活用したいのに、毎回手動でコピー＆ペーストしていて時間がかかるし、ミスも怖い…」
このように、Zendeskのユーザー情報管理に関する手作業に、課題を感じていませんか？
もし、Zendeskに登録されているユーザー情報を定期的に自動で取得し、Google スプレッドシートなどの他ツールに連携できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されることも可能です。
そのうえ、より重要な顧客対応や分析業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化例はノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZendeskのユーザー情報を取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Zendeskのエージェント情報を定期的に確認し、手作業でリストを更新する業務に手間を感じていませんか？
手動での更新作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にZendeskのユーザー情報を自動で取得し、Google スプレッドシートのレコードを更新できるため、こうした管理業務を効率化し、常に最新の情報を維持することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
Zendeskのユーザー情報をGoogle スプレッドシートに自動更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、毎朝Zendeskのエージェント情報を取得し、Google スプレッドシートのレコードを自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zendesk
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Zendeskのエージェント情報を定期的に確認し、手作業でリストを更新する業務に手間を感じていませんか？
手動での更新作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にZendeskのユーザー情報を自動で取得し、Google スプレッドシートのレコードを更新できるため、こうした管理業務を効率化し、常に最新の情報を維持することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
ステップ1：ZendeskとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！Zendeskをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
※Zendeskは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているZendeskも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
Google スプレッドシートをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
事前準備
Google スプレッドシートを用意する
今回ご紹介するテンプレートでは、Zendeskのエージェント情報を取得し、Google スプレッドシートのレコードを自動で更新します。
そのため、事前にエージェント情報を管理するためのGoogle スプレッドシートを用意しておく必要があります。
今回は以下のシートを用意しました。
ご自身の状況に合わせて設定を行ってください。
※今回のテンプレートではGoogle スプレッドシートの更新アクションを行うため、データが設定されていない状態だとエラーとなってしまいますのでご注意ください。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
■概要
Zendeskのエージェント情報を定期的に確認し、手作業でリストを更新する業務に手間を感じていませんか？
手動での更新作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にZendeskのユーザー情報を自動で取得し、Google スプレッドシートのレコードを更新できるため、こうした管理業務を効率化し、常に最新の情報を維持することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：スケジュールトリガー設定
スケジュールトリガーをクリックします。
今回ご紹介するテンプレートは、指定したスケジュールになると起動します。
そのため、まずはスケジュールの設定を行いましょう。
スケジュールは日付指定、曜日指定、Cron設定の中から選択できます。
今回はデフォルトで設定されている曜日指定を使用し、毎朝9時に起動するように設定しました。
設定できたら完了をクリックしてください。
ステップ4：Zendeskのエージェントの一覧を取得する設定
エージェントの一覧を取得をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
サブドメインを設定します。
Zendeskの画面からURLをコピーしたら、注釈を確認しながらサブドメインとなる箇所を抜き出し、入力してください。
入力できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
また、利用したい値が取得した値の中にない場合は、追加することも可能です。
+取得する値を追加をクリックし、値を追加しましょう。
詳しい値の追加方法は以下のリンク先の応用編：JSONPathを使って「取得する値を追加」するをご確認ください。
※入力形式は必ずリストにしてください。
値を追加すると、取得した値の箇所に表示されます。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
ステップ5：同じ処理を繰り返す設定
同じ処理を繰り返すをクリックします。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
同じ処理を繰り返すでは、先ほど複数取得したエージェントの情報を、それぞれ個別のデータとして利用できるように処理を行います。
今回はデフォルトで設定されている、エージェントIDの一覧、エージェント名の一覧に加えてemailの情報を利用したいため、+取得した値を追加をクリックします。
※値を追加しない場合は完了をクリックし、ステップ6に進んでください。
オペレーションにはエージェントの一覧を取得を、取得した値にはemailを選択します。
設定できたら完了をクリックしましょう。
※先ほどのステップで値を追加したときに入力形式をリストにしていないと、プルダウンメニューに追加した項目が表示されませんのでご注意ください。
ステップ6：Google スプレッドシートのレコードを更新する設定
レコードを更新するをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へ進みます。
スプレッドシートIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から事前準備で用意したものを選択してください。
スプレッドシートのタブ名を設定します。
入力欄をクリックし、候補の中から使用しているシートを選択しましょう。
テーブル範囲を設定します。
項目名も含めてデータを入力している、または入力予定の範囲を設定してください。
ここまで設定できたら次へをクリックします。
更新したいレコードの条件を設定します。
左端にはGoogle スプレッドシートに設定している項目名が表示されます。
項目名をプルダウンメニューから選択し、更新したいレコードの条件を設定しましょう。
今回は、登録の項目に登録済みと入力されているレコードを更新したいため、登録名、等しい、登録済となるように設定しました。
次に、更新後のレコードの値を設定します。
入力欄をクリックし以下のように、同じ処理を繰り返すの項目から〇〇のループ変数となっている取得した値を設定しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
各項目が設定できたらテストをクリックします。
※入力欄に直接記入することも可能ですが、入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して更新される全てのレコードに適用されますのでご注意ください。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
また、実際にGoogle スプレッドシートのレコードが更新されていますのでご確認ください。
実際のフロー稼働時は、該当する件数分レコードが更新されます。
ステップ7：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上が毎朝Zendeskのエージェント情報を取得し、Google スプレッドシートのレコードを自動で更新するフローでした！
チケットが作成・更新されたら、チャットやメールツールへ通知、業務DBにコメントを自動投稿、メール配信サービスのコンタクトリストに情報を追加します。
また、外部システムでのイベント発生をトリガーに、チケットを自動作成・更新することも可能です。
問い合わせの迅速な受付、関係者への確実な通知、複数ツール間のステータス同期を実現し、サポート業務を効率化します。
■概要
Asanaでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを活用して顧客サポートを行う企業
・顧客情報の一元管理に活用している方
・顧客満足度向上のために素早い対応を行いたい方
2.Asanaを活用してチームプロジェクトを行う方
・タスク管理に活用している方
・プロジェクトの計画、実行、完了までのプロセスの可視化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskは顧客管理に関する情報を一元管理することで、顧客対応業務を円滑に行うことのできるツールです。
さらにAsanaでタスクを管理し顧客情報と関連付けることで、顧客に関連するタスクの解消をスムーズに行います。
しかし、Asanaでタスクが完了になったら、毎回Zendeskに手入力で反映するのは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。
このフローを活用すると、Asanaでタスクが完了になったら自動でZendeskのチケットにも反映を行い、手作業による手間を省きます。
手入力をなくすことで、作業ではなくコア業務に時間を使うことができ、チーム全体の生産性向上に繋げます。
■注意事項
・Zendesk、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Outlookで受信したお客様からの問い合わせや通知メールを、都度Zendeskに手入力してチケットを作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、対応の遅れや転記ミスに繋がる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、自動でZendeskにチケットを作成できます。これにより、カスタマーサポート業務の効率化と対応品質の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
開発チームが利用するGitHubと、カスタマーサポートで利用するZendeskの連携はスムーズに行えていますか？
GitHubで新しいIssueが作成されるたびに、手作業でZendeskにチケットを起票する作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、GitHubで特定のIssueが作成された際にZendeskへチケットが自動で作成されるため、チーム間の情報連携を円滑にし、対応品質の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Zendeskにチケットを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客情報の管理を効率化したい方
・カスタマーサポート担当者
・セールスマネージャー
・CRM管理者
2.手動での顧客情報連携作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・顧客対応の迅速化を図りたいサポートチームリーダー
3.HubSpotとZendeskを日常的に活用している方
・HubSpotを使用して顧客情報を管理しているユーザー
・Zendeskを利用してサポートチケットを管理している担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動作業を減らし、業務プロセスをスムーズに進めることができます。
・顧客情報が自動的に連携されるため、サポートチーム内での情報共有が効率的に行えます。
■注意事項
・HubSpot、ZendeskのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
顧客からの問い合わせ対応でIntercomを利用し、その後の詳細なタスク管理をZendeskで行っているものの、二つのツール間の情報連携が手作業になっていませんか。手動での転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Intercomで新しい会話が作成されたタイミングでZendeskのチケットを自動で作成するため、ZendeskとIntercomのスムーズな連携を実現し、これらの課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Typeformで受け付けたお問い合わせやアンケートの回答を、都度Zendeskに手入力で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Typeformのフォームが送信されると同時に、Zendeskへチケットが自動で作成されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
Zendeskでチケットが作成されたらDiscordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを利用するカスタマーサポートチーム
・Zendeskで発生したチケットをリアルタイムで把握して迅速な対応をしたい方
・チケットの優先度や担当者に応じてDiscordの通知先を柔軟に設定したい方
2.Zendeskのチケット状況を把握したいチームメンバー
・重要なチケットの発生をDiscordで通知を受け取り迅速に対応したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskで顧客サポートを効率的に行うためには、チケット作成時の迅速な対応が鍵となります。しかし、常にZendeskの画面を確認して新しいチケットを手動でDiscordに通知するのは、時間と労力の無駄遣いとなってしまいます。
このフローを導入すれば、Zendeskで新しいチケットが作成された瞬間に自動でDiscordに通知が届き、サポート担当者はチケットの存在をいち早く察知して迅速な対応が可能になります。また手作業による通知の手間が省けるため、より多くの時間を顧客対応に充てることができます。
■注意事項
・Zendesk、DiscordのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Zendeskで新しいチケットが作成されるたびに、手作業でチームに共有するのは手間がかかるうえ、通知の遅れや漏れが発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、Zendeskでチケットが作成された際に、その情報をMicrosoft Teamsの指定チャネルへ自動で通知するため、手作業による情報共有の手間や伝達ミスといった課題を解消し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zendeskで受けた問い合わせ顧客の情報を、手作業でSendGridのコンタクトリストへ登録する作業に手間を感じていませんか？
このような手作業での情報登録は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、ZendeskとSendGridの連携を自動化でき、チケットが作成されると同時に、顧客情報をコンタクトリストへ自動で追加するため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zendeskで管理している顧客からの問い合わせチケットが更新されるたびに、その内容をkintoneに手作業で転記していませんか？この作業は情報連携を円滑にする一方で、手間がかかり、転記ミスや反映漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zendeskのチケット更新をきっかけに、自動でkintoneの該当レコードへコメントを投稿できます。これにより、手作業による情報連携の非効率を解消し、スムーズな顧客対応管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zendeskに新しいチケットが作成されたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Zendeskを業務に活用している方
・プロジェクト全体の計画や進捗を管理しているプロジェクトマネージャー
・ソフトウェア開発のタスク管理をしているエンジニアの開発チーム
・社内プロジェクトや日常の業務タスク管理をしている管理部門
■このテンプレートを使うメリット
・Zendeskに新しいチケットが作成されたら、自動的にGmailに通知されるので、情報をタイムリーに共有できます。
・Gmailで通知する内容などは自由にカスタマイズできます。
■注意事項
・Gmail、ZendeskのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
Zendeskのユーザー情報取得と連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたユーザー情報のリスト作成や更新作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は最新の顧客情報を元にしたアプローチや分析業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Google スプレッドシート以外のツールにも連携できますか？
A：
はい、できます。
Yoom独自のデータベースはもちろん、様々なアプリとの連携が可能です。
連携できるアプリについてご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
Q：連携が失敗した場合はどうなりますか？
A：
フローボットが停止し、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、SlackやChatworkに通知を送ることも可能です。
通知メールには、エラーが起きている箇所や詳細のリンクが記載されておりますのでご確認ください。また、再実行は自動で行われません。エラー修正後に手動で再実行してください。
Q：新規ユーザーをGoogle スプレッドシートに自動で追加できますか？
A：
現在新規ユーザー一覧を取得するアクションがないため、スケジュールトリガーを起点に新規ユーザーのみ追加するのは難しいです。
しかし、例えばフォームの情報をもとにユーザーを新規作成し、作成したユーザー情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加するといったフローボットを作成することはできます。
フローボットの作成にご興味のある方は、以下のリンク先をご覧ください。
