毎月の請求書発行業務において、
「Google スプレッドシートの情報を一つひとつ手作業で請求書に転記するのが面倒…」
「請求金額や送付先を間違えてしまうヒューマンエラーが怖い…」といった悩みを抱えていませんか？
特に月末月初の忙しい時期には、この定型的ながらも重要な作業が大きな負担となりがちです。
もし、Google スプレッドシートの特定の行を更新するだけで、請求書PDFが自動で生成され、指定のメールアドレスに自動で送信される仕組みがあれば、請求書発行にかかる時間と手間を削減し、入力ミスや送信ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、面倒な請求業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境を整えましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートの情報をもとに請求書を自動で作成・送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートの行が更新されたら、請求書を発行してOutlookで送信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Google スプレッドシートの行が更新されたら、請求書を発行してOutlookで送信することが可能です。この自動化により、請求業務にかかる時間を短縮し、漏れのない正確な対応が可能になります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを利用しているが、請求書作成に時間を取られているビジネスオーナーの方
・請求書の作成や送信を手動で行っており、業務効率化を図りたい経理担当者の方
・Google スプレッドシートとOutlookを連携させたいが、どのように自動化すればよいかわからないIT担当者の方
・請求書の作成ミスを減らし、正確な請求業務を実現したい企業の管理職の方
・既存のワークフローに自動化機能を追加し、業務プロセスを最適化したい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google スプレッドシートから請求書を自動発行・送信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートの行情報が更新されたら、その情報を元に請求書を自動で発行し、Outlookでメール送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Outlook／Google ドキュメント
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google スプレッドシート・Googleドキュメント・Outlookのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google スプレッドシートのトリガー設定と各種アクションの設定
- フローをONにしてテスト
Google スプレッドシートの行が更新されたら、請求書を発行してOutlookで送信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Google スプレッドシートの行が更新されたら、請求書を発行してOutlookで送信することが可能です。この自動化により、請求業務にかかる時間を短縮し、漏れのない正確な対応が可能になります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを利用しているが、請求書作成に時間を取られているビジネスオーナーの方
・請求書の作成や送信を手動で行っており、業務効率化を図りたい経理担当者の方
・Google スプレッドシートとOutlookを連携させたいが、どのように自動化すればよいかわからないIT担当者の方
・請求書の作成ミスを減らし、正確な請求業務を実現したい企業の管理職の方
・既存のワークフローに自動化機能を追加し、業務プロセスを最適化したい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：Google スプレッドシート・Googleドキュメント・Outlookをマイアプリ連携
まずはじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、Yoom上で操作できるように設定していきます。
以下のナビを参考に、Google スプレッドシートとGoogleドキュメントのマイアプリ連携を行ってください。
【Outlookのマイアプリ連携】
以下の手順とナビをご参照ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「このテンプレートを試してみる」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートの行が更新されたら、請求書を発行してOutlookで送信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Google スプレッドシートの行が更新されたら、請求書を発行してOutlookで送信することが可能です。この自動化により、請求業務にかかる時間を短縮し、漏れのない正確な対応が可能になります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを利用しているが、請求書作成に時間を取られているビジネスオーナーの方
・請求書の作成や送信を手動で行っており、業務効率化を図りたい経理担当者の方
・Google スプレッドシートとOutlookを連携させたいが、どのように自動化すればよいかわからないIT担当者の方
・請求書の作成ミスを減らし、正確な請求業務を実現したい企業の管理職の方
・既存のワークフローに自動化機能を追加し、業務プロセスを最適化したい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。
ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定
最初の設定です！
ここからは「Google スプレッドシートの行が更新されたら、請求書を発行してOutlookで送信する」フローボットを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、アカウント情報が間違っていないか確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、必須項目を入力していきます。
- トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔がおすすめです！
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- スプレッドシートID・シートID：入力欄をクリックして表示される「候補」から選択してください。
ここで、Google スプレッドシートの画面に移り、請求情報を管理しているシートに任意の行を更新します。今回はJ列（ステータス）を更新対象とします。
※使用するシート内に「ステータス」列を必ず追加してください。ここでは「未請求」と設定しました。
Yoomの画面に戻り、テーブル範囲などを設定してください。
- テーブル範囲の始まり：今回の場合はA。
- テーブル範囲の終わり：今回の場合はJ。
- 一意の値が入った列：列内で値が重複しない列を選択。今回はA。
※必ず値が重複しない列を選んでください！ - 更新を検知したい列：ここで指定した列の値が更新された際にフローボットを起動。今回はJ。
設定が完了したら、テストを行いましょう！
テストに成功すると、取得した値を取得できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」をクリックしてください。
以上で、Google スプレッドシートのトリガー設定が完了です！
ステップ4：分岐の設定
ここでは、分岐の設定を行います。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
