■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客リストをもとに、定期的な案内メールを手作業で送信する業務は、手間がかかる上に宛先間違いなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートから顧客情報を自動で取得し、Gmailで定型メールを送信する一連の業務を自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで顧客管理を行い、定期的にメールを送信している営業やマーケティング担当の方
- 手作業でのメール送信に時間がかかり、本来注力すべき業務に集中できていない方
- メール送信時の宛先や内容の入力ミスを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時にメールが自動送信されるため、定期的な連絡業務にかかっていた時間を短縮し、より生産性の高い業務に集中できます。
- 手作業による顧客情報の転記ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客対応の実現に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローを起動したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「データベースを操作する」アクションで送信対象の顧客リストが記載されたシートの情報を取得します。
- 次に、繰り返し処理機能の「繰り返し処理する」アクションで、取得した顧客リストの情報を一件ずつ処理するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで、取得した顧客情報をもとにメールを送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定では、フローを起動させたい任意のスケジュール（毎日、毎週、特定の日時など）を設定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、レコードを取得するために、対象のスプレッドシートID、シートのタブ名、テーブル範囲を正しく設定してください。
- 繰り返し処理機能では、前段のオペレーションで取得した一覧データを変数として用い、繰り返し処理の条件をカスタマイズすることが可能です。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信するメールの件名や本文を自由にカスタマイズできます。スプレッドシートから取得した氏名などを本文に差し込むことも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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