Chatworkで顧客や取引先と契約に関するやり取りを進める中で、「この内容で契約書を作成してください」といった依頼を受けることはありませんか？
あるいは、特定のメッセージをトリガーにして、定型の契約書を素早く作成・送付したい場面もありますよね？
しかし、Chatworkのメッセージを確認して必要な情報をコピーし、契約書テンプレートに転記、PDF化して保存、そして相手に送付する…という一連の作業は、意外と手間がかかります…
特に、契約業務が頻繁に発生する場合、この繰り返し作業が担当者の負担となり、ヒューマンエラーのリスクも無視できません。
この記事では、Chatworkでのメッセージをきっかけに契約書を自動で生成し、指定の場所に保存したり、メールで送信したりする方法を解説します。
プログラミングの知識は不要で、簡単な設定だけで契約業務の効率化を実現できますよ！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには「Chatworkのメッセージをトリガーに契約書を自動生成し、指定のツールへ保存・送信する」業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
すぐに試したい方は、以下のバナーをクリックして、設定を始めてみてください！
Chatworkでメッセージが投稿されたら、契約書を作成してBoxに格納する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Chatworkでメッセージが投稿されたら、契約書を作成してBoxに格納することが可能です。これにより、手作業による契約書作成の手間やミスを減らし、業務の効率化をサポートします。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Chatworkを日常的に使用しており、契約書作成に手間を感じている業務担当者の方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を効率化したいと考えている企業のIT担当者
・契約手続きの自動化を導入し、業務のスピードアップを図りたい経営者の方
・契約書の管理をBoxで一元化し、ドキュメントの整理を効率化したい方
・AIやOCR技術を活用して、契約書生成の精度を高めたいビジネスプロフェッショナルの方
■注意事項
・Chatwork、Google ドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleドキュメントで契約書が発行される際に、Google Driveに自動格納されます。
Chatworkから契約書を自動生成する様々な方法
Chatworkでのコミュニケーションを起点として、契約書の作成プロセスを自動化する方法は様々です。
例えば、特定のグループチャットやダイレクトメッセージに契約締結の合意を示すメッセージが投稿されたら、自動で契約書ファイルを作成し、指定のクラウドストレージに保存したり、関係者にメールで送信したりできます。
ここでは、契約業務を効率化できる具体的なテンプレートをいくつか紹介していきます。
気になる自動化フローがあれば、クリックしてすぐに体験を開始できますよ！
ストレージサービスに契約書を自動で保存する
Chatworkのメッセージ内容をもとに契約書を自動生成し、BoxやGoogle Driveなどのクラウドストレージに自動で保存するフローです。
手動でのファイル作成、命名、フォルダ分けといった煩雑な作業から解放され、契約書の整理・管理が楽になりますよ！
ファイルを探す手間も削減でき、必要な時にすぐアクセスできるようになるはずです！
Chatworkでメッセージが投稿されたら、契約書を作成してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Chatworkでメッセージが投稿されたら、契約書を作成してGoogle Driveに格納することが可能です。この自動化により、日常のコミュニケーションを活用して、スムーズな契約管理が可能になります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Chatworkを日常的に活用し、契約書作成のプロセスを自動化したいビジネスパーソンの方
・契約管理に多くの時間を費やしており、業務効率化を図りたい企業の管理者の方
・Google Driveを既に使用しており、契約書のデジタル管理を進めたい方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務フローを最適化したいIT担当者の方
・契約書作成時のヒューマンエラーを減らし、正確な書類管理を目指している方
■注意事項
・Chatwork、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleドキュメントで契約書が発行される際に、Google Driveに自動格納されます。
Chatworkでメッセージが投稿されたら、契約書を作成してBoxに格納する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Chatworkでメッセージが投稿されたら、契約書を作成してBoxに格納することが可能です。これにより、手作業による契約書作成の手間やミスを減らし、業務の効率化をサポートします。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Chatworkを日常的に使用しており、契約書作成に手間を感じている業務担当者の方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を効率化したいと考えている企業のIT担当者
・契約手続きの自動化を導入し、業務のスピードアップを図りたい経営者の方
・契約書の管理をBoxで一元化し、ドキュメントの整理を効率化したい方
・AIやOCR技術を活用して、契約書生成の精度を高めたいビジネスプロフェッショナルの方
■注意事項
・Chatwork、Google ドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleドキュメントで契約書が発行される際に、Google Driveに自動格納されます。
メールで契約書を自動で送信する
Chatworkでの依頼や合意に基づき、生成された契約書ファイルをGmailやOutlookを使って指定の宛先に自動送信します。
契約書の作成から送付までの一連の流れを自動化することで、タイムラグなく迅速に対応でき、契約プロセスのスピードアップが見込めます！
送信漏れや宛先間違いといったミス防止にも繋がりますよ。
Chatworkでメッセージが投稿されたら、契約書を作成してGmailで送信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Chatworkでメッセージが投稿されたら、契約書を作成してGmailに送信することが可能です。これにより、手動での契約書作成やメール送信の手間を省き、漏れなく正確な契約手続きを実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Chatworkを日常的に利用し、契約業務の自動化を検討しているビジネスユーザーの方
・契約書作成やメール送信に多くの時間を費やしており、効率化を図りたい担当者の方
・複数のツールを連携させて業務ワークフローを最適化したい企業のIT担当者の方
・契約プロセスのミスを減らし、正確なドキュメント管理を実現したい経営者の方
■注意事項
・Chatwork、Google ドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleドキュメントで契約書が発行される際に、Google Driveに自動格納されます。
Chatworkでメッセージが投稿されたら、契約書を作成してOutlookに送信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Chatworkでメッセージが投稿されたら、契約書を作成してOutlookに送信することが可能です。この自動化により、生成された契約書を自動でOutlookに送信することで、手作業の手間を削減します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Chatworkを日常的に使用しており、メッセージから契約書作成を自動化したいビジネスパーソン
・契約業務における手作業の削減を目指している法務担当者
・Outlookを活用した契約書の管理を効率化したい営業チームのリーダー
■注意事項
・Chatwork、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleドキュメントで契約書が発行される際に、Google Driveに自動格納されます。
データベース/スプレッドシートに契約書情報を自動で記録する
契約書が自動生成されたタイミングで、契約内容やファイル情報などをGoogle スプレッドシートやNotionといったツールに自動で記録します。
いつ、誰と、どのような契約を結んだのかといった情報を一元管理できるため、契約状況の把握や管理が容易になるはずです！
手入力による記録の手間や漏れを防ぎ、正確な契約台帳の維持にも貢献できそうです！
Chatworkでメッセージが投稿されたら、契約書を作成してGoogle スプレッドシートに記録する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Chatworkでメッセージが投稿されたら、契約書を作成してGoogle スプレッドシートに記録することが可能です。このワークフローを使うことにより、ビジネスの現場で漏れなく正確な契約管理を実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Chatworkを日常的に業務連絡に使用しており、契約管理を効率化したい方
・契約書作成のプロセスを自動化し、手作業の負担を軽減したい企業の担当者
・Google スプレッドシートで契約データを一元管理したいチームリーダー
・業務ワークフローの自動化により、業務の精度とスピードを向上させたい経営者
・AIやRPAを活用して、業務プロセスを最新化したいIT担当者
■注意事項
・Chatwork、Googleドキュメント、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleドキュメントで契約書が発行される際に、Google Driveに自動格納されます。
Chatworkでメッセージが投稿されたら、契約書を作成してNotionに記録する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Chatworkでメッセージが投稿されたら、契約書を作成してNotionに記録することが可能です。この自動化を活用することで、スムーズな契約管理プロセスを構築します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Chatworkを日常的に使用しており、契約関連の情報管理に課題を感じているビジネスパーソンの方
・契約書の作成や記録に多くの時間を費やしている営業担当者や管理者の方
・Notionを活用して業務情報を一元管理したいチームリーダーの方
・業務プロセスの自動化を検討している経営者やIT担当者
・契約管理の標準化と効率化を図りたい企業の方
■注意事項
・Chatwork、Google ドキュメント、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleドキュメントで契約書が発行される際に、Google Driveに自動格納されます。
Chatworkでメッセージが投稿されたら、契約書を作成してBoxに格納するフローを作ってみよう
ここでは、Chatworkの特定のメッセージをトリガーにして、契約書を自動生成し、生成されたPDFファイルをBoxに格納する具体的な自動化フローの作成手順を解説します。
このフローは、Yoomというノーコード自動化ツールを使って作成します。
Yoomでは、様々なアプリを連携させて業務プロセスを自動化できます。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
フローの作成方法
大まかな流れは以下の通りです。
- ChatworkとGoogle ドキュメント、Boxのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Chatworkのトリガー設定とGoogle ドキュメントでの契約書生成、Boxへのアクション設定
- フローをONにし、正しく動作するかを確認
Chatworkでメッセージが投稿されたら、契約書を作成してBoxに格納する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Chatworkでメッセージが投稿されたら、契約書を作成してBoxに格納することが可能です。これにより、手作業による契約書作成の手間やミスを減らし、業務の効率化をサポートします。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Chatworkを日常的に使用しており、契約書作成に手間を感じている業務担当者の方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を効率化したいと考えている企業のIT担当者
・契約手続きの自動化を導入し、業務のスピードアップを図りたい経営者の方
・契約書の管理をBoxで一元化し、ドキュメントの整理を効率化したい方
・AIやOCR技術を活用して、契約書生成の精度を高めたいビジネスプロフェッショナルの方
■注意事項
・Chatwork、Google ドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleドキュメントで契約書が発行される際に、Google Driveに自動格納されます。
ステップ1：マイアプリ登録の流れ
まず、YoomとChatwork、Google ドキュメント、そして保存先のBoxを連携させるための「マイアプリ登録」を行います。
【事前準備 Google ドキュメント】
このフローは、あらかじめ作成されているGoogle ドキュメントの契約書を使用するため、Google ドキュメントの契約書を事前に準備する必要があります。
なお、今回は以下のようなドキュメントを使用しました。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Chatworkの場合】
Chatworkを選択できたら、使用するアカウントで設定を行ってください。
詳しくはこちらを参考にしてください。
ChatworkのユーザーアカウントIDの確認方法 | Yoomヘルプセンター
【Boxの場合】
Boxを選択できたら、対象のアカウントでログインし、「Grant access to Box」をクリックしてください。
【Google ドキュメントの場合】
アプリを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
さてここからは、テンプレートを使って解説します。はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
Chatworkでメッセージが投稿されたら、契約書を作成してBoxに格納する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Chatworkでメッセージが投稿されたら、契約書を作成してBoxに格納することが可能です。これにより、手作業による契約書作成の手間やミスを減らし、業務の効率化をサポートします。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Chatworkを日常的に使用しており、契約書作成に手間を感じている業務担当者の方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を効率化したいと考えている企業のIT担当者
・契約手続きの自動化を導入し、業務のスピードアップを図りたい経営者の方
・契約書の管理をBoxで一元化し、ドキュメントの整理を効率化したい方
・AIやOCR技術を活用して、契約書生成の精度を高めたいビジネスプロフェッショナルの方
■注意事項
・Chatwork、Google ドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleドキュメントで契約書が発行される際に、Google Driveに自動格納されます。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：Chatworkに新しいメッセージがルームに投稿されたら起動するトリガーを設定
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー 新しいメッセージがルームに投稿されたら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「新しいメッセージがルームに投稿されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)トリガーの起動間隔を選択し、ルームIDを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
ご自身のプランの内容を確認してください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！
入力が完了したら、テスト用にChatworkでメッセージを投稿しておきましょう！
Yoom画面に戻り、「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。
ステップ4：テキストからデータを抽出するAIオペレーションを設定
1) フローに戻り、「テキストからデータを抽出する」のアイコンをクリックします。
2) 変換タイプは「3,500文字以内のデータからテキストを抽出(2タスク)」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須事項を入力します。
対象のテキストはアウトプット情報を活用して入力できます。
先ほどのChatworkのアウトレットを使用して入力してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
「テキストからデータを抽出する」の設定方法
契約書作成に必要な情報を「抽出したい項目」にを入力し、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
ステップ5：Google ドキュメントで書類を発行する設定
1) フローに戻り、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「書類を発行する」が選択されていることを確認しましょう。
雛形書類の連携と発行書類を入力します。
雛形書類の連携は先ほどのGoogle スプレッドシートIDと同様にボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので事前に準備したGoogle ドキュメントを候補から選択してください。
「書類を発行する」の設定方法
同様に発行書類の格納先のGoogle DriveフォルダIDも選択します。
出力フォルダ名にアウトプットを使用して入力することも可能です。
ぜひ活用してください！
入力できたら、「次へ」をクリックします。
3)置換後の文字列を入力します。
「置換対象の文字列」には作成した契約書の置換部分が記載されているので、「置換後の文字列」にはGoogle スプレッドシートのアウトプットから該当する情報を選択して入力します。
入力が完了したら、テストをクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ6：Boxにファイルをアップロードするアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する ファイルをアップロード」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「ファイルをアップロード」を選択して、「次へ」をクリックします。
3)必須項目を入力します。
ファイル名は先ほど同様にアウトプットから選択してください。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用する」ファイルは「発行した書類」となっていることを確認して、「テスト」をクリックします。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テスト完了後、「保存」します。
これで【Chatworkでメッセージが投稿されたら、契約書を作成してBoxに格納する】というフローが完成です。
ステップ7：テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Chatworkの連携で便利なテンプレート事例
Chatworkは契約書生成以外にも、様々な業務自動化の起点として活用できます。ここでは、Chatworkと連携する他の便利なテンプレートをいくつかご紹介します。
Gmailで特定条件のメールを受信したら、Chatworkに通知する
試してみる
Gmailで特定条件のメールを受信したら、Chatworkに通知するフローです。
■注意事項
・GmailとChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたらChatworkに通知する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらChatworkに通知するフローです。
Zoomでミーティングが終了したら議事録の文字起こしと要約をし、Chatworkに通知する
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしと要約をして、文字起こしの結果をChatworkに通知するフローです。
フォーム回答をChatGPTで要約してChatworkに通知する
試してみる
■概要
「フォーム回答をChatGPTで要約してChatworkに通知する」フローは、フォームの情報を効率的にまとめ、チームに迅速に共有する業務ワークフローです。
情報の整理と共有をスムーズに行えることで、チーム全体のコミュニケーションがより効率的になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを使用して大量のデータを収集している担当者の方
・収集した情報を迅速にチームに共有したいマネージャーの方
・ChatGPTとChatworkを連携させて業務を効率化したい方
・情報整理にかかる時間を削減したい企業の運営担当者の方
■注意事項
・ChatGPT、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
件名が特定の条件にマッチしたOutlookのメール内容をChatworkに通知する
試してみる
件名が特定の条件にマッチしたOutlookのメール内容をChatworkに通知するフローです。
■注意事項
・OutlookとChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
今回は、Chatworkでのメッセージをトリガーにして契約書を自動生成し、Boxへの格納やメール送信、データベースへの記録を行う方法について解説しました。
これまで手作業で行っていた契約書の作成、整理、送付といった一連のプロセスを自動化することで、担当者の作業負担を軽減し、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。
さらに、契約締結までのリードタイム短縮にも繋がり、ビジネスのスピードアップに貢献できるはずです！
Yoomのような自動化ツールを使えば、今回ご紹介したChatworkと契約書生成の連携だけでなく、様々なアプリケーションやサービスを組み合わせた業務自動化フローをプログラミング不要で簡単に構築できます。
日々の定型業務や繰り返し作業に課題を感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して、業務効率化の第一歩を踏み出してみませんか？
まずは無料プランから、その効果を実感してみてください。
アカウント発行はこちらから！
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