Chatworkでメッセージが投稿されたら、契約書を作成してNotionに記録する

■概要

Chatworkで契約書作成の依頼を受けた後、内容を手動で書類に転記し、さらにNotionで管理表に記録する作業は手間がかかるうえ転記ミスも発生しがちではないでしょうか？このワークフローではChatworkへのメッセージ投稿をきっかけに、AIが投稿内容から必要な情報を抽出してGoogleドキュメントで契約書を自動作成し、その内容をNotionのデータベースへ自動で記録します。定型的な契約書作成・管理業務を自動化し、ミスなく迅速な対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Chatworkでの依頼をもとに、手作業で契約書を作成・管理している方
• 契約書作成における転記作業などで、ヒューマンエラーの発生に課題を感じている方
• 契約書作成から管理までの一連の業務フローを自動化し、効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Chatworkへの投稿だけで契約書の作成からNotionへの記録までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 依頼内容の転記やデータベースへの入力が自動化されることで、入力ミスや記録漏れなどのヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. Chatwork、Googleドキュメント、NotionをYoomと連携します。
2. トリガーでChatworkを選択し「新しいメッセージがルームに投稿されたら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、投稿されたメッセージから会社名などの契約情報を抽出します。
4. オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、抽出したデータを用いて契約書を自動で作成します。
5. オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、作成した契約書の情報をデータベースに記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Chatworkのトリガー設定で、自動化のきっかけとしたいルームを任意で設定してください。
• AI機能のオペレーションで、メッセージから抽出したい情報に合わせてプロンプト（指示文）を自由に編集可能です。
• Googleドキュメントのオペレーションで、作成したい契約書のフォーマットに合わせて、使用するテンプレートを用意してください。
• Notionのオペレーションで、記録先としたいデータベースやどの項目にどのデータを記録するかなどを任意で設定できます。

■注意事項

• Chatwork、Google ドキュメント、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleドキュメントで契約書が発行される際に、Google Driveに自動格納されます。