Chatworkでメッセージが投稿されたら、契約書を作成してGmailで送信する

■概要

Chatworkで受けた契約依頼をもとに手作業で契約書を作成してGmailで送付する業務は、頻度が高く手間がかかるのではないでしょうか？また、依頼内容の転記ミスや送付漏れなど、手作業ならではのヒューマンエラーも起こり得ます。このワークフローでは、Chatworkへのメッセージ投稿をきっかけにAIがテキストから必要情報を抽出し、Googleドキュメントで契約書を自動作成、Gmailで送付するまでの一連のタスクを自動化してこれらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Chatworkで受けた依頼をもとに、手作業で契約書を作成・送付している方
• 契約書の作成や送付における、転記ミスや対応漏れなどのミスをなくしたい方
• 定型的な契約業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Chatworkへの投稿から契約書の作成、Gmailでの送付までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• メッセージ内容の転記や宛先設定などを自動で行うため、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. Chatwork、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
2. トリガーでChatworkを選択し「新しいメッセージがルームに投稿されたら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、投稿されたメッセージから契約に必要な情報を抽出します。
4. オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに契約書を作成します。
5. オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した契約書を指定の宛先に自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Chatworkのトリガー設定で、フローボットを起動させる監視対象のルームを任意で設定してください。
• AI機能のオペレーションで、メッセージから抽出したい項目に合わせてプロンプトを自由にカスタムできます。
• Googleドキュメントのオペレーションで、作成したい契約書に合わせてひな形を用意してください。
• Gmailのオペレーションで、送信先のメールアドレスやメールの件名、本文などを任意の内容に設定可能です。

■注意事項

• Chatwork、Google ドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleドキュメントで契約書が発行される際に、Google Driveに自動格納されます。