Chatworkでメッセージが投稿されたら、契約書を作成してGoogle スプレッドシートに記録する

■概要

Chatworkで受けた契約依頼の内容を確認し、手作業で契約書を作成、さらに管理用のGoogle スプレッドシートに転記するといった一連の作業に手間を感じていませんか？手作業での情報転記は、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローでは、Chatworkへのメッセージ投稿をきっかけに、契約書の作成からGoogle スプレッドシートへの記録までを自動化してこうした課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Chatworkで契約依頼を受け、手作業での書類作成に非効率を感じている担当者の方
• GoogleドキュメントとGoogle スプレッドシートを用いた契約管理のミスをなくしたい方
• 定型的な契約業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Chatworkへの投稿を起点に書類作成と管理台帳への記録が自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムがメッセージ内容を正確に処理するため、手作業による転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. Chatwork、Googleドキュメント、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. トリガーでChatworkを選択し「新しいメッセージがルームに投稿されたら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、投稿されたメッセージから契約に必要な情報を抽出します。
4. オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、抽出した情報をもとにひな形から契約書を作成します。
5. オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、作成した契約書の情報を管理シートに記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Chatworkのトリガー設定では、契約依頼の投稿を監視するルームを任意で設定してください。
• AI機能のオペレーションでは、メッセージから抽出したい項目（会社名、契約金額など）に合わせてプロンプトを自由に設定できます。
• Googleドキュメントのオペレーションでは、作成したい内容に合わせて契約書のひな形を用意してください。
• Google スプレッドシートのオペレーションでは、記録先のシートや連携したい項目（契約日、相手方など）を任意で設定可能です。

■注意事項

• Chatwork、Googleドキュメント、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleドキュメントで契約書が発行される際に、Google Driveに自動格納されます。