Chatworkでメッセージが投稿されたら、契約書を作成してOutlookに送信する

■概要

Chatworkで受けた依頼をもとに契約書を作成し、Outlookで送付するといった一連の業務を手作業で行っていませんか？頻繁に発生する作業である一方、アプリ間の情報転記や宛先確認などは手間がかかり、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すればChatworkのメッセージ投稿をきっかけに、AIが情報を抽出して契約書を自動で作成し、Outlookから送付するまでの一連の作業を自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Chatworkでの依頼をもとに、手作業で契約書を作成し送付している営業・事業推進担当の方
• 契約書の作成・送付業務において、転記ミスや宛先間違いなどのヒューマンエラーをなくしたい法務担当の方
• チーム内の定型業務を仕組み化し、業務の属人化を解消したいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Chatworkへの投稿から契約書の作成、Outlookでの送付までが自動化されるため、手作業での情報転記やファイル添付の手間を省き、時間を短縮できます。
• AIによる情報抽出とシステムによる自動処理により、手作業で起こりがちな転記ミスや契約内容の間違い、宛先の設定ミスといったヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. Chatwork、Googleドキュメント、OutlookをYoomと連携します。
2. トリガーでChatworkを選択し「新しいメッセージがルームに投稿されたら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、Chatworkの投稿から契約書作成に必要な情報を抽出します。
4. オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」を設定し、抽出した情報をもとに契約書を作成します。
5. オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、作成した契約書を添付して取引先へ自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Chatworkのトリガー設定で、自動化の対象とするルームを任意で指定してください。
• AI機能のオペレーションで、Chatworkのメッセージから抽出したい項目（会社名、契約金額など）を指示するプロンプトを自由に編集できます。
• Googleドキュメントのオペレーションで、自社フォーマットに合わせた契約書のひな形を用意してください。
• Outlookのオペレーションで、送信先のメールアドレスや件名、本文などを任意の内容に設定可能です。

■注意事項

• Chatwork、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleドキュメントで契約書が発行される際に、Google Driveに自動格納されます。