Chatworkでメッセージが投稿されたら、契約書を作成してOutlookに送信する
Chatworkでメッセージが投稿されたら、契約書を作成してOutlookに送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Chatwork
と
Googleドキュメント
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Chatworkで受けた依頼をもとに契約書を作成し、Outlookで送付するといった一連の業務を手作業で行っていませんか？頻繁に発生する作業である一方、アプリ間の情報転記や宛先確認などは手間がかかり、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すればChatworkのメッセージ投稿をきっかけに、AIが情報を抽出して契約書を自動で作成し、Outlookから送付するまでの一連の作業を自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Chatworkでの依頼をもとに、手作業で契約書を作成し送付している営業・事業推進担当の方
- 契約書の作成・送付業務において、転記ミスや宛先間違いなどのヒューマンエラーをなくしたい法務担当の方
- チーム内の定型業務を仕組み化し、業務の属人化を解消したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Chatworkへの投稿から契約書の作成、Outlookでの送付までが自動化されるため、手作業での情報転記やファイル添付の手間を省き、時間を短縮できます。
- AIによる情報抽出とシステムによる自動処理により、手作業で起こりがちな転記ミスや契約内容の間違い、宛先の設定ミスといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- Chatwork、Googleドキュメント、OutlookをYoomと連携します。
- トリガーでChatworkを選択し「新しいメッセージがルームに投稿されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、Chatworkの投稿から契約書作成に必要な情報を抽出します。
- オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」を設定し、抽出した情報をもとに契約書を作成します。
- オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、作成した契約書を添付して取引先へ自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Chatworkのトリガー設定で、自動化の対象とするルームを任意で指定してください。
- AI機能のオペレーションで、Chatworkのメッセージから抽出したい項目（会社名、契約金額など）を指示するプロンプトを自由に編集できます。
- Googleドキュメントのオペレーションで、自社フォーマットに合わせた契約書のひな形を用意してください。
- Outlookのオペレーションで、送信先のメールアドレスや件名、本文などを任意の内容に設定可能です。
■注意事項
- Chatwork、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleドキュメントで契約書が発行される際に、Google Driveに自動格納されます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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Chatwork
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Chatworkに定期的にリマインド通知をする
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新しいメッセージがルームに投稿されたら
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新しいメッセージがルームに投稿されたら（Webhook起動）
メッセージが更新されたら（Webhook起動）
ファイル付きの新しいメッセージがルームに投稿されたら
特定の件名のメールを受信したら
メールを受信したら
カレンダーにイベントが登録されたら
カレンダーのイベントが追加・更新されたら
タスクが作成されたら
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フローボットオペレーション
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招待リンクを取得
招待リンクを作成
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チャットのメンバーを変更する
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ルームのタスク一覧取得
指定したルームのファイル一覧を取得
ファイルのダウンロードURLを取得
指定したルームのメッセージ一覧を取得
コンタクト一覧を取得
自身のアカウント情報を取得
フローボットトリガー
新しいメッセージがルームに投稿されたら自身へのメンション（Webhook起動）新しいメッセージがルームに投稿されたら（Webhook起動）メッセージが更新されたら（Webhook起動）ファイル付きの新しいメッセージがルームに投稿されたら
フローボットオペレーション
メッセージを送るファイルをアップロードするグループチャットを新規作成招待リンクを取得招待リンクを作成チャットに新しいタスクを追加チャットのメンバー一覧を取得グループチャットの情報を変更グループチャットを削除チャットのメンバーを変更するルームの一覧を取得指定のメッセージを取得ルームのタスク一覧取得指定したルームのファイル一覧を取得ファイルのダウンロードURLを取得指定したルームのメッセージ一覧を取得コンタクト一覧を取得自身のアカウント情報を取得タスクの完了状態を更新タスク情報を取得
フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
文末にテキストを追加値を置換新しいドキュメントを作成するドキュメントのコンテンツを取得ドキュメントに画像を挿入ドキュメントのタブを追加
フローボットトリガー
特定の件名のメールを受信したらメールを受信したらカレンダーにイベントが登録されたらカレンダーのイベントが追加・更新されたらタスクが作成されたら本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら
フローボットオペレーション
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